Solicitudes
Resumen de solicitudes
Una solicitud es la asignación de un formulario publicado a una persona concreta. Tu automatización la crea, formbase te devuelve un enlace secreto, la persona destinataria rellena un formulario ya precompletado, y formbase avisa a tu flujo de trabajo para que continúe.
Qué es una solicitud
Un formulario es un diseño reutilizable. Una solicitud es la asignación de ese diseño a una persona concreta — con sus datos ya rellenados, su número de caso adjunto y un callback esperando el momento en que termine.
No necesitas crear un formulario distinto para esto. Cualquier formulario publicado puede enviarse como solicitud. Nada cambia en el formulario; lo que cambia es quién lo abre y lo que tu automatización sabe cuando termina.
| Enlace público | Solicitud | |
|---|---|---|
| Quién lo abre | Cualquiera con el enlace | Una persona concreta |
| Cuántas veces | Cualquier número de encuestados | Una finalización |
| Valores iniciales | Los que trae el formulario de origen | Precompletados por destinatario, algunos campos bloqueados |
| Quién la crea | Tú, desde la hoja de compartir | Una automatización, un agente, la API — o tú, desde la hoja de compartir |
| Cuándo termina | Cuando cierras o despublicas el formulario | Al completarse, expirar o cancelarse |
| Qué recibes | Una respuesta en la bandeja de entrada | Una respuesta, más un callback firmado a tu flujo de trabajo |
Dos canales, un formulario
En la hoja de compartir, un formulario publicado tiene dos pestañas — Enlace público y Solicitudes. Son los dos canales por los que un formulario llega a las personas, y un formulario puede usar ambos a la vez. El enlace público va en tu web; las solicitudes van a los tres proveedores que estás persiguiendo esta semana. El mismo formulario, la misma bandeja de respuestas.
Tres formas de crear una solicitud
Abre un formulario publicado, pulsa Compartir y elige el canal Solicitudes. La pestaña Manual crea una solicitud a mano — rellena el destinatario, precompleta lo que ya sabes y pulsa Enviar invitación o Crear enlace. Las pestañas curl y MCP te dan un fragmento ya listo para hacer lo mismo desde Make, Zapier, Claude o una llamada directa a la API.
Una solicitud creada a mano se comporta exactamente igual que una que creó una automatización: mismo ciclo de vida, mismos recordatorios, mismo callback firmado. Pruébalo tú mismo crea una solicitud de prueba dirigida a ti y te da su enlace — no se envía nada por correo — para que puedas recorrer todo el proceso antes de conectar nada.
Paso a paso en Zapier y n8n
Las guías de Zapier lo explican paso a paso: enviar una solicitud desde un Zap, actuar según su resultado, y consultarla, recordarla o cancelarla. Las mismas tres tareas tienen guías para n8n autoalojado.
El ciclo de vida
Tu automatización llama a
requests.createcon el id del formulario, el destinatario y cualquier valor que ya conozcas.formbase devuelve un enlace de solicitud — una URL secreta como
https://form.formbase.so/r/rq_…. Se abre tantas veces como necesite el destinatario, desde cualquier dispositivo.El destinatario recibe el enlace, ya sea a través del correo de invitación de solicitud que envía formbase, o por tu propio canal si prefieres enviarlo tú mismo.
Abre un formulario formbase normal: tu marca, tu tema, tu idioma — con sus valores ya puestos y los campos que bloqueaste mostrados en solo lectura.
Envía el formulario. Las respuestas llegan a la bandeja del formulario como cualquier otra respuesta, y formbase envía por POST un callback firmado a la URL que le diste a tu automatización, indexado por clave de campo.
Si nunca termina, los recordatorios lo persiguen según un calendario, y la solicitud acaba expirando. En cualquier caso tu automatización se entera — el callback se dispara también al expirar y al cancelar, así que la ejecución de un flujo nunca se queda colgada.
Estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Abierta y esperando al destinatario, la haya abierto o no. |
| Completada | El destinatario la envió. Final — una solicitud no se puede editar después. |
| Expirada | El plazo pasó mientras la solicitud seguía pendiente. |
| Cancelada | Tú o tu automatización la retiraron mientras estaba pendiente. |
Completada, expirada y cancelada son estados finales: el enlace sigue funcionando, pero muestra una página de resultado — un recibo, o un simple aviso de “esta solicitud ha expirado” — en lugar del formulario.
Mientras una solicitud está pendiente, formbase también registra cuándo se abrió por primera vez, cuándo se guardó la primera respuesta y la última actividad. Eso es a lo que se refiere la página de Solicitudes con “sin abrir”, “abierta” y “en curso” — actividad, no estados adicionales.
Qué necesitas
Un formulario publicado. Las claves de campo se congelan en la primera publicación, y una solicitud fija la versión que estaba activa cuando se creó.
Un token de API, o el servidor MCP conectado a tu agente. Las solicitudes creadas a mano en la hoja de compartir no necesitan ninguno de los dos.
Un plan Pro o Business si quieres que formbase envíe por correo la invitación o los recordatorios. Crear solicitudes, precompletarlas, bloquear campos y recibir callbacks funciona en cualquier plan — el enlace lo entregas tú. Una cuenta Free puede hacer que formbase envíe por correo sus primeras 10 invitaciones para probarlo.
Margen en la asignación de este mes. Las solicitudes y los envíos por enlace público gastan el mismo cupo, y una solicitud consume su unidad en el momento en que se crea.