Invitaciones, recordatorios y expiración

La invitación de solicitud

Crea una solicitud con delivery: “email” y una dirección de correo del destinatario, y formbase envía la invitación de solicitud: un correo breve con un botón que abre el enlace de la solicitud.

La redactas una vez por formulario, no una vez por solicitud. En el editor, abre Ajustes → Notificaciones por correo y baja hasta el grupo Solicitudes al final:

No hay mensaje de texto libre por parte de quien llama — una automatización no puede insertar un párrafo en este correo. Lo que sí puede hacer es suministrar valores: menciona un campo de contexto o un campo precompletado en el asunto o el cuerpo y cada destinatario recibe su propia versión. Eso mantiene el texto bajo tu control mientras sigue leyéndose como si estuviera escrito para él.

Estado de entrega

• La invitación se envía como máximo una vez. Se pone en cola, y se descarta sin enviar si la solicitud termina antes de que la cola llegue a ella — a nadie se le invita a un enlace muerto.

• Si nunca llegó, envía un recordatorio. requests.remind lleva el mismo enlace y cuenta contra el tope de ocho recordatorios. En Free, donde los recordatorios no están disponibles, copia el enlace de la solicitud y envíalo tú mismo.

• Las invitaciones y los recordatorios comparten un cupo de 10 correos al día por formulario y dirección de destinatario.

Recordatorios

Un calendario de recordatorios es una lista ordenada de tiempos de inactividad — 1 día, 3 días, 1 semana — tras los que formbase envía un correo a quien ha dejado de responder. Un solo calendario sirve a dos tipos de destinatario: un encuestado de enlace público sentado sobre un borrador sin terminar, y un destinatario de solicitud que no ha completado.

Vive en Ajustes → Notificaciones por correo → Enviar recordatorios. Ese interruptor es el maestro: apágalo y ninguno de los dos canales recibe el calendario del formulario.

Cómo funciona el calendario

• Los tiempos se miden desde la última actividad del destinatario, no desde la creación. Un calendario de 1 día luego 3 días significa “un día inactivo, luego tres días inactivo”.

• La nueva actividad lo reinicia. Si el destinatario abre la solicitud y responde algo, el reloj vuelve al primer paso.

• Se detiene por sí solo en cuanto la solicitud se completa, expira o se cancela.

• Una pasada se ejecuta cada 15 minutos, así que un recordatorio llega dentro de un cuarto de hora del momento en que vence el paso, no al segundo. Un calendario que se quedó muy atrás no se dispara de golpe: se respeta el intervalo que pusiste entre dos pasos.

• Ocho recordatorios es el tope máximo para una solicitud, contando los programados y los manuales juntos. La actividad puede reiniciar un calendario indefinidamente; esto es lo que evita que eso se convierta en un bucle.

Sustituirlo por solicitud

Una automatización puede pasar su propio reminders al crear una solicitud — [“2d”,“5d”] para un calendario propio, o una lista vacía para desactivar los recordatorios en esa solicitud. Un calendario explícito gana incluso sobre el interruptor maestro del formulario, porque quien lo pasó pidió recordatorios para esta solicitud en concreto.

Omite reminders y la solicitud hereda el calendario del formulario, si el interruptor maestro está activado y la solicitud tiene una dirección de destinatario.

Perseguir a alguien ahora

No tienes que esperar al siguiente paso. Enviar recordatorio en el panel de la solicitud — o requests.remind desde una automatización — encola uno de inmediato. El calendario automático no se ve afectado: el siguiente recordatorio programado llegará igualmente cuando le tocaba.

Se aplican dos límites: al menos diez minutos entre recordatorios manuales, y el mismo tope general de ocho por solicitud.

Expiración

Toda solicitud tiene un final estricto. Cuando llega, el enlace deja de funcionar, el estado pasa a expirada, y tu automatización se entera a través del callback — así un flujo de trabajo que llevaba un mes aparcado se reanuda en lugar de quedarse colgado para siempre.

• Predeterminado: 30 días desde la creación.

• Máximo: 365 días. Pasa expiresAt como una marca de tiempo en milisegundos para fijar la tuya.

• Después de expirar, el enlace muestra la página de resultado — un aviso simple, nunca el formulario.

• Una pasada revisa las solicitudes vencidas cada 15 minutos, así que el estado y el callback siguen a expiresAt dentro de un cuarto de hora. El enlace en sí deja de abrirse en el momento en que pasa la expiración.

{
  "method": "requests.create",
  "params": {
    "formId": "j57...",
    "recipient": { "email": "ada@acme.com", "name": "Ada" },
    "delivery": "email",
    "reminders": ["1d", "3d"],
    "expiresAt": 1795392000000,
    "callbackUrl": "https://automation.example/webhook/resume-abc"
  }
}