Función de Business
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Respuestas y análisis
Retención de respuestas
Elige cuánto tiempo conserva formbase tus respuestas. Cuando el período expira, los datos se eliminan automáticamente — para que cumplas con la normativa y mantengas todo ordenado.
Dónde configurarlo
- 1
Abre la configuración del formulario
Haz clic en el icono de engranaje en el editor de tu formulario.
- 2
Ve a Respuestas
Las dos filas de retención están justo encima del grupo "Enlace público".
- 3
Define tu período
Elige una fecha, o introduce un número de días. Definir uno borra el otro.
Para ver la lista completa de ajustes de respuestas, consulta Configuración del formulario.
Función Business
Establecer o cambiar un calendario de retención requiere un plan Business. Un calendario que ya hayas configurado sigue ejecutándose aunque bajes de plan — es una promesa de privacidad para tus respondentes, así que formbase no lo desactiva por un evento de facturación. Puedes ver y borrar un calendario en cualquier plan.
Qué puedes configurar
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Eliminar respuestas después de X días | Una ventana móvil: una respuesta completada se elimina en cuanto alcanza esta antigüedad en días. Los parciales mantienen su propia ventana de 30 días. |
| Eliminar respuestas después de una fecha específica | Una limpieza única: en cuanto pasa la fecha, desaparecen todas las respuestas del formulario — completadas y parciales por igual. La fecha debe ser futura. |
Las dos opciones son mutuamente excluyentes: definir una borra la otra. La limpieza se ejecuta una vez al día, así que la eliminación llega dentro de las 24 horas siguientes a que se cumpla la ventana, no en el instante exacto.
Por qué usarlo
- Cumplimiento normativo — cumple con los límites contractuales o regulatorios asegurando que los datos no superen su período permitido.
- Privacidad — conserva los datos solo el tiempo necesario y luego déjalos eliminar automáticamente.
- Orden — un período de retención mantiene manejables las bandejas de entrada con mucho volumen.
Qué se elimina
Cuando una respuesta supera el período de retención, formbase elimina de forma permanente:
- El registro de la respuesta (todas las respuestas y metadatos)
- Los archivos adjuntos (cargas, firmas)
- Los PDFs generados
- El contexto, el precompletado y los metadatos de la solicitud a la que respondió, si los hay (consulta Retención y solicitudes)
La eliminación es permanente. No existe papelera ni opción de deshacer.
Exporta antes de la eliminación
Si necesitas registros a largo plazo pero quieres reducir los datos activos, exporta tus respuestas antes de que expire el período de retención. Conecta Google Sheets o Airtable para una copia de seguridad automática, o descarga exportaciones periódicas en CSV/Excel.
Retención y solicitudes
El mismo período se aplica a las solicitudes. Cuando una solicitud se completa, expira o se cancela y la marca de tiempo de ese estado final supera el período, formbase elimina lo que la automatización envió con ella:
- El contexto (valores de campos ocultos) y el precompletado
- Las claves de campo bloqueadas
- Los metadatos
- Cualquier documento que quien creó la solicitud adjuntara para ese destinatario en concreto
- El enlace a la respuesta que produjo, que se elimina con la misma regla
La fila de la solicitud en sí se conserva: su estado, todas las marcas de tiempo, el destinatario, el id externo y el historial de
invitación, recordatorios y callbacks. La lista de Solicitudes y el panel de la solicitud la siguen mostrando, con una nota de que los datos
precompletados se eliminaron. Una solicitud así vaciada ya no puede usarse como fuente de precompletado, y requests.get de la API
la devuelve con dataPurgedAt establecido y contexto, precompletado y metadatos vacíos.
Las solicitudes pendientes nunca se vacían, sin importar su antigüedad — expiran primero, y es la expiración la que activa su reloj de retención.
Retención y respuestas parciales
formbase elimina las respuestas parciales — respuestas que alguien empezó pero nunca terminó — 30 días después de su último guardado, junto con sus archivos subidos. Es un valor por formulario con un valor predeterminado de 30 días, y funciona en todos los planes, independientemente de la retención que definas aquí. La única excepción es una fecha de eliminación específica, que se lleva los parciales con ella.
Archivado de formularios en el plan gratuito
Aparte de la retención de respuestas por formulario, un formulario del plan gratuito que pasa un año sin ediciones ni respuestas se mueve a la papelera, y se elimina permanentemente 30 días después. formbase avisa primero al propietario por correo y espera al menos 30 días desde ese aviso antes de mover nada a la papelera, así que lo más pronto que un formulario puede irse es bastante después de cumplir el año. No aplica a Pro ni a Business. Consulta Límites y cuotas.
Ejemplos
- Formulario de solicitud de empleo — retención de respuestas de 90 días (tiempo suficiente para revisar candidatos).
- Registro para un evento — fecha de eliminación específica establecida una semana después de que termine el evento.
- Encuesta anónima — retención de 30 días para el análisis, luego eliminación automática para cumplir con la promesa de anonimato.
Sin retención por defecto
Si no defines un período de retención, formbase conserva las respuestas completadas hasta que las elimines tú mismo. Las respuestas parciales siempre se limpian a los 30 días, definas algo aquí o no.