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Soumissions & Analytiques
Conservation des soumissions
Choisissez combien de temps formbase conserve vos soumissions. Une fois la période expirée, les données sont supprimées automatiquement — pour rester conforme et garder vos données bien rangées.
Où configurer la conservation
- 1
Ouvrir les paramètres du formulaire
Cliquez sur l'icône d'engrenage dans l'éditeur de formulaire.
- 2
Aller dans Soumissions
Les deux lignes de conservation se trouvent au-dessus du groupe "Lien public".
- 3
Définir votre période
Choisissez une date, ou saisissez un nombre de jours. Définir l'un efface l'autre.
Pour la liste complète des paramètres de soumissions, consultez Paramètres du formulaire.
Fonctionnalité Business
Définir ou modifier un calendrier de conservation nécessite un plan Business. Un calendrier déjà défini continue de s’exécuter même si vous rétrogradez — c’est une promesse de confidentialité faite à vos répondants, formbase ne le désactive pas lors d’un événement de facturation. Vous pouvez consulter et supprimer un calendrier sur tous les plans.
Ce que vous pouvez configurer
| Paramètre | Ce que ça fait |
|---|---|
| Supprimer les soumissions après X jours | Une fenêtre glissante : une soumission complète est supprimée une fois qu’elle atteint cet âge en jours. Les partielles gardent leur propre fenêtre de 30 jours. |
| Supprimer les soumissions après une date précise | Un nettoyage ponctuel : une fois la date passée, toutes les soumissions du formulaire disparaissent — complètes et partielles. La date doit être future. |
Les deux réglages s’excluent mutuellement : en définir un efface l’autre. Le nettoyage s’exécute une fois par jour, la suppression intervient donc dans les 24 heures suivant le dépassement de la période plutôt qu’à l’instant précis.
Pourquoi l’utiliser
- Conformité — respectez les exigences contractuelles ou réglementaires en garantissant que les données ne dépassent pas leur durée autorisée.
- Confidentialité — conservez les données uniquement le temps nécessaire, puis laissez-les se supprimer automatiquement.
- Organisation — une période de conservation garde les boîtes de réception à fort volume gérables.
Ce qui est supprimé
Quand une soumission dépasse la période de conservation, formbase supprime définitivement :
- L’enregistrement de soumission (toutes les réponses et métadonnées)
- Les fichiers joints (téléchargements, signatures)
- Les PDF générés
- Le contexte, le préremplissage et les métadonnées de la demande à laquelle elle a répondu, le cas échéant (voir Conservation et demandes)
La suppression est définitive. Il n’y a pas de corbeille ni d’annulation possible.
Exportez avant la suppression
Si vous avez besoin d’archives à long terme tout en réduisant les données actives, exportez vos soumissions avant l’expiration de la période de conservation. Connectez Google Sheets ou Airtable pour une sauvegarde automatique, ou téléchargez des exports CSV/Excel périodiques.
Conservation et demandes
La même période s’applique aux demandes. Une fois qu’une demande est terminée, expirée ou annulée et que l’horodatage de cette fin dépasse la période, formbase retire ce que l’automatisation lui avait envoyé :
- Le contexte (valeurs des champs cachés) et le préremplissage
- Les clés de champ verrouillées
- Les métadonnées
- Tout document que l’appelant a joint pour ce destinataire
- Le lien vers la soumission produite, qui est supprimée par la même règle
La ligne de la demande elle-même reste : son statut, chaque horodatage, le destinataire, l’id externe, ainsi que l’historique des invitations, rappels et callbacks. La liste des demandes et le tiroir de la demande continuent de l’afficher, avec une mention indiquant que les données préremplies ont été supprimées. Une demande ainsi vidée ne peut plus servir de source de préremplissage, et requests.get de l’API la renvoie avec dataPurgedAt défini et un contexte, un préremplissage et des métadonnées vides.
Les demandes en attente ne sont jamais vidées, quel que soit leur âge — elles expirent d’abord, et c’est l’expiration qui déclenche leur horloge de conservation.
Conservation et soumissions partielles
formbase supprime les soumissions partielles — les réponses commencées mais jamais terminées — 30 jours après leur dernière sauvegarde, ainsi que leurs fichiers téléversés. C’est une valeur par formulaire avec un défaut de 30 jours, qui s’applique sur tous les plans, indépendamment de la conservation que vous définissez ici. La seule exception est une date de suppression précise, qui emporte les partielles avec elle.
Archivage des formulaires en plan gratuit
Indépendamment de la conservation par formulaire, un formulaire du plan gratuit qui reste un an sans modification ni soumission est déplacé dans la corbeille, puis définitivement supprimé 30 jours plus tard. formbase prévient d’abord le propriétaire par e-mail et attend au moins 30 jours après cet avertissement avant de mettre quoi que ce soit à la corbeille, si bien que le délai réel dépasse largement un an. Cela ne s’applique pas à Pro ou Business. Consultez Limites & quotas.
Exemples
- Formulaire de candidature — conservation des soumissions pendant 90 jours (suffisant pour examiner les candidats).
- Inscription à un événement — date de suppression précise fixée une semaine après la fin de l’événement.
- Sondage anonyme — conservation pendant 30 jours pour l’analyse, puis suppression automatique pour respecter la promesse d’anonymat.
Aucune conservation par défaut
Si vous ne définissez pas de période de conservation, formbase conserve les soumissions complètes jusqu’à ce que vous les supprimiez vous-même. Les soumissions partielles sont toujours nettoyées après 30 jours, que vous ayez défini quelque chose ici ou non.