Politique de confidentialité

1. Introduction

Cette politique de confidentialité décrit les deux cas. Nous avons cherché à la rendre courte, claire et honnête. Lorsqu’une section s’applique uniquement à un groupe, nous le précisons. Les termes en majuscules non définis ici ont le sens établi dans nos Conditions d’utilisation. Pour les rôles en matière de protection des données, les références à “vous” dans cette politique correspondent au “Client” (et, au sens du RGPD, au “Responsable du traitement”) dans notre Accord de traitement des données.

En utilisant formbase, vous reconnaissez que nous traitons les données personnelles telles que décrites dans cette politique. Si vous n’êtes pas d’accord, n’utilisez pas le Service.

2. Qui nous sommes

Pour les données personnelles que les répondants soumettent via vos formulaires, vous (l’utilisateur de formbase qui a créé le formulaire) êtes le responsable du traitement, et formbase agit en tant que sous-traitant. Les conditions de cette relation de traitement sont décrites dans l’Accord de traitement des données, qui s’applique automatiquement aux clients soumis au RGPD ou à des régimes équivalents. Cette politique de confidentialité informe néanmoins les répondants de ce que formbase fait techniquement avec leurs données en votre nom, mais elle ne remplace pas votre propre politique de confidentialité.

Pour toute question, réclamation ou demande de droits des personnes concernées, contactez-nous à support@formbase.so.

3. Champ d’application

• Vous visitez formbase.so ou l’un de ses sous-domaines ;
• Vous vous inscrivez, vous connectez ou utilisez l’application formbase sur app.formbase.so ;
• Vous soumettez une réponse à un formulaire hébergé sur formbase ou intégré dans un autre site ;
• Vous nous contactez pour du support, des ventes, des partenariats ou autre chose ;
• Vous lisez ou interagissez avec nos e-mails marketing, réseaux sociaux ou événements.

Elle ne couvre pas les sites web, services ou intégrations tiers vers lesquels nous renvoyons ou que vous choisissez de connecter, même s’ils sont accessibles depuis formbase. Ces services ont leurs propres politiques de confidentialité et vous devez les consulter.

4. Données personnelles que nous collectons

Données de compte

• Votre adresse e-mail, utilisée pour vous connecter et recevoir des messages système.
• Un nom d’affichage et un avatar si vous les configurez, utilisés pour vous identifier auprès de vos collaborateurs.
• Les données d’authentification liées aux méthodes de connexion que vous choisissez, telles que la connexion par lien magique, la connexion Google ou la connexion anonyme en tant qu’invité pour des sessions invitées de courte durée.
• Les paramètres d’espace de travail que vous configurez, notamment le nom de l’espace de travail, le fuseau horaire et la liste des membres que vous avez invités.

Votre adresse e-mail est une exigence contractuelle pour utiliser le Service — c’est la seule donnée requise pour s’inscrire, et sans elle, nous ne pouvons pas créer votre compte. Le nom d’affichage, l’avatar et les paramètres de l’espace de travail sont facultatifs.

Données d’abonnement et de facturation

• Un identifiant client Polar reliant votre compte formbase à votre dossier client Polar ;
• Un identifiant d’abonnement Polar et la période de facturation choisie (mensuelle ou annuelle) ;
• Les horodatages du cycle de vie de l’abonnement, tels que la fin de la période en cours, la caducité et les indicateurs de période de grâce utilisés pour appliquer les droits de votre plan ;
• Les identifiants de commande et de rechargement de crédits utilisés pour provisionner les crédits IA.

formbase ne voit ni ne stocke les données de carte de paiement, les identifiants fiscaux ou les adresses de facturation — Polar détient ces informations directement, et vous pouvez y accéder via le portail de facturation Polar. Lorsque vous acceptez des paiements de répondants via le champ Paiement, Stripe collecte toutes les données de carte directement ; formbase ne reçoit que des références non sensibles telles que les quatre derniers chiffres.

Contenu des formulaires que vous créez

Données de soumission des répondants

• Les réponses et fichiers téléversés par le répondant, exactement tels qu’il les a saisis ;
• Un horodatage de soumission, la langue du navigateur du répondant, le fuseau horaire de l’espace de travail (capturé lors de la soumission) et les identifiants qui relient la soumission à votre formulaire ;
• Les brouillons et soumissions partielles sauvegardés côté serveur pendant que le répondant remplit le formulaire, ainsi que les horodatages utilisés pour alimenter les rappels de réponses abandonnées (lorsque vous les activez) ;
• Les signaux d’analyse techniques capturés pour chaque formulaire publié, notamment le pays approximatif (dérivé du fuseau horaire du répondant ou de l’en-tête Cloudflare edge CF-IPCountry), le type d’appareil, le navigateur, la source de trafic et la durée d’engagement ;
• Un identifiant de visiteur côté répondant utilisé pour dédupliquer les comptages de vues et d’engagements du formulaire — voir Cookies et stockage similaire pour les détails ;
• Lorsque vous utilisez le champ Paiement, une référence au paiement Stripe effectué par le répondant (les données de carte elles-mêmes sont gérées par Stripe, et non par formbase).

Les adresses IP des répondants sont traitées de manière transitoire pour la limitation du débit, la protection anti-bot Cloudflare Turnstile et la prévention des abus, et ne sont pas conservées avec les soumissions.

Vous décidez quels champs inclure et lesquels de ces signaux techniques capturer. Vous êtes le responsable du traitement des soumissions — voir la Section 2 pour les rôles en matière de protection des données.

Les soumissions de formulaires peuvent inclure des catégories particulières de données personnelles au sens de l’Article 9 du RGPD — telles que des informations de santé, des opinions politiques ou des données biométriques — selon les questions que vous posez. En tant que responsable du traitement, vous êtes responsable d’établir une base légale valide en vertu de l’Article 9(2) du RGPD avant de collecter de telles données et d’effectuer toute divulgation requise auprès des répondants.

Données d’utilisation du produit et d’appareil

• Des journaux d’activité tels que les pages que vous chargez, les fonctionnalités que vous utilisez et quand, utilisés pour exploiter le produit, déboguer les problèmes et comprendre quelles fonctionnalités sont importantes.
• Des données d’appareil et de navigateur telles que le user-agent, la taille d’écran, le système d’exploitation, la langue et la localisation approximative dérivée de l’IP.
• L’adresse IP, utilisée pour fournir le Service, détecter les abus, limiter le débit et respecter les obligations de sécurité.
• Des données de diagnostic telles que les rapports d’erreur et les traces de performance lorsque l’application rencontre un problème, utilisées pour diagnostiquer et corriger le problème.

Cookies et technologies similaires

Données des fonctionnalités IA

• Les invites que vous envoyez à l’IA ;
• Le contexte que la fonctionnalité transmet avec l’invite, comme la structure du formulaire que vous modifiez ou les données de soumission que vous partagez explicitement ;
• Les réponses que l’IA renvoie ;
• Les métadonnées de consommation de crédits, afin que nous puissions afficher votre solde restant et déduire l’utilisation correctement.

Ces entrées et sorties sont envoyées à Amazon Bedrock pour générer la réponse. Nous pouvons ajouter ou changer de prestataires au fil du temps et mettrons à jour cette politique de confidentialité et la liste des sous-traitants dans l’Accord de traitement des données en conséquence. Voir Fonctionnalités IA ci-dessous pour les protections contractuelles en place.

Données de support et de communications

Origine de ces données

5. Comment nous utilisons les données personnelles

Nous ne vendons pas de données personnelles, et nous ne partageons pas de données personnelles avec des annonceurs ou des courtiers en données à des fins publicitaires. Pour le traitement des données IA et les engagements de non-entraînement, voir la Section 13.

6. Bases légales du traitement

• Contrat (Article 6(1)(b)) — fourniture du Service, gestion de votre compte, traitement des paiements, exploitation des fonctionnalités IA et fourniture du support.
• Intérêts légitimes (Article 6(1)(f)) — lorsque nos intérêts ne prévalent pas sur vos droits. Plus précisément :
  • Sécuriser le Service — notre intérêt à protéger formbase et ses utilisateurs contre les abus, la fraude et les attaques.
  • Améliorer le produit — notre intérêt à comprendre comment formbase est utilisé afin de l’améliorer, en nous appuyant sur des données agrégées et anonymisées dans la mesure du possible.
  • Communications de service — notre intérêt à vous informer des changements apportés aux fonctionnalités que vous utilisez déjà.
  • Compter les visites du site web — notre intérêt à savoir combien de personnes visitent notre site web et quelles pages elles consultent, mesuré sans cookies comme décrit dans Cookies et stockage similaire.
• Consentement (Article 6(1)(a)) — cookies d’analyse et enregistrements de sessions sur notre site web, et partage facultatif de données produit. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, par exemple via Paramètres des cookies en bas du site.
• Obligation légale (Article 6(1)(c)) — obligations fiscales, comptables, relatives aux sanctions et autres obligations légales.
• Intérêts vitaux (Article 6(1)(d)) — uniquement dans de rares cas pour protéger la vie ou la sécurité physique d’une personne.

Lorsque nous nous appuyons sur des intérêts légitimes, vous avez le droit de vous y opposer, et nous réévaluerons la situation sur la base de votre cas spécifique.

7. Comment nous partageons les données personnelles

Avec les sous-traitants qui nous aident à exploiter formbase

• Convex — base de données applicative et backend.
• Cloudflare R2 — stockage d’objets pour les téléversements de fichiers et les signatures.
• Cloudflare — CDN, DNS, sécurité en périphérie, noms d’hôtes personnalisés et protection anti-bot Turnstile.
• Polar — facturation des abonnements et achats de crédits IA (Marchand de référence ; contrôleur indépendant pour les données de facturation des acheteurs).
• Stripe — traitement des paiements des répondants via Stripe Connect (contrôleur indépendant pour les données de paiement).
• Amazon Web Services (AWS) — Amazon Bedrock pour les fonctionnalités IA ; Amazon SES pour les e-mails transactionnels et système, y compris les rappels de réponses abandonnées pour les espaces de travail Pro.
• Axiom — journaux opérationnels et surveillance.
• PostHog — analyse de notre site web et des inscriptions aux comptes.
• Unsplash — API de recherche d’images ; les images sélectionnées sont stockées dans Cloudflare R2 et servies depuis là.

La liste exhaustive et à jour des sous-traitants, ainsi que les catégories de données que chacun traite et les régions dans lesquelles ils opèrent, est disponible dans notre Accord de traitement des données.

Avec les intégrations que vous connectez

Avec vos collaborateurs

Pour des raisons légales et de sécurité

Dans le cadre d’un transfert d’entreprise

8. Transferts internationaux de données

Lorsque des données personnelles quittent l’EEE, nous nous appuyons sur les Clauses contractuelles types (CCT) adoptées en vertu de la Décision (UE) 2021/914, l’Addendum de transfert international de données du Royaume-Uni, l’addendum du PFPDT suisse, les décisions d’adéquation ou le Cadre de protection des données UE–États-Unis (DPF), selon le cas. Nous appliquons également le chiffrement en transit et au repos, un accès restreint et une minimisation contractuelle des données. Le mécanisme de transfert applicable pour chaque sous-traitant est détaillé dans notre Accord de traitement des données.

9. Conservation des données

• Les données de compte sont conservées pendant que votre compte est actif. Lorsque vous nous demandez de supprimer votre compte, les enregistrements de compte sont supprimés des systèmes actifs peu après le traitement de la demande et restent dans les sauvegardes uniquement jusqu’à l’expiration de la fenêtre de sauvegarde correspondante.

• La configuration des formulaires et les soumissions sont conservées pendant que votre espace de travail existe et que vous ne les avez pas supprimées. L’annulation d’un abonnement Pro vous fait passer au niveau gratuit ; seule la fermeture de votre compte déclenche la suppression. Vous pouvez également configurer une période de conservation des soumissions par formulaire ; les soumissions sont automatiquement supprimées par un travail de nettoyage planifié à l’expiration de cette période.

• Les brouillons de soumissions qu’un répondant commence mais ne soumet pas sont conservés pendant une période limitée puis purgés, sauf si vous avez configuré une conservation différente.

• Les formulaires supprimés que vous avez déplacés vers la corbeille sont définitivement purgés après une courte période de grâce.

• Les sessions anonymes (invité) créées lorsque vous essayez formbase sans compte sont purgées automatiquement dans un court délai.

• Les enregistrements de facturation sont conservés pendant la période exigée par la comptabilité applicable et la loi fiscale. Polar, en tant que Marchand de référence, conserve ses propres enregistrements de facturation selon sa propre politique de conservation.

• Les communications de support envoyées vers ou depuis la boîte de support formbase sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter votre demande et gérer toute réclamation juridique connexe.

• Les données d’utilisation du produit et d’appareil — journaux d’activité, métadonnées d’appareil et diagnostics sont conservés sous forme identifiable pendant une période limitée, puis supprimés ou agrégés de sorte que les utilisateurs individuels ne puissent plus être identifiés.

• Les journaux opérationnels et de sécurité générés par le Service sont conservés pendant la période nécessaire pour exploiter, déboguer et sécuriser le Service. Lorsqu’un incident spécifique nécessite une période plus longue, nous restreignons l’accès et supprimons les journaux dès que l’obligation expire.

• Les sauvegardes sont créées selon un calendrier régulier avec une courte fenêtre de conservation. Les fichiers téléversés stockés dans Cloudflare R2 ne sont pas couverts par la gestion des versions d’objets ; les suppressions de fichiers téléversés sont irrécupérables immédiatement. Les données personnelles supprimées de la production deviennent irrécupérables une fois la fenêtre de sauvegarde correspondante expirée.

• Les invites et sorties IA envoyées à Amazon Bedrock ne sont pas stockées par AWS une fois la requête traitée et ne sont pas utilisées pour entraîner de modèles, comme décrit dans les conditions de service AWS.

Si la loi nous oblige à conserver un enregistrement plus longtemps — par exemple pour respecter une obligation fiscale, anti-blanchiment ou judiciaire — nous restreignons l’accès à cet enregistrement et le supprimons dès que l’obligation expire.

10. Sécurité

• Le chiffrement des données personnelles en transit avec TLS 1.2 ou supérieur, et au repos avec des algorithmes conformes aux standards du secteur ;
• Des contrôles d’accès basés sur le moindre privilège, avec un accès interne aux systèmes de production restreint sur la base du besoin d’en connaître ;
• La journalisation et la surveillance des actions administratives dans les systèmes de production ;
• La segmentation réseau et l’isolation de la production par rapport aux environnements de développement ;
• La gestion des vulnérabilités, incluant l’application rapide des mises à jour de sécurité et un canal de divulgation responsable à support@formbase.so ;
• Des contrôles d’accès limitant l’accès à la production au personnel autorisé.

Aucun système n’est parfaitement sécurisé. Si vous découvrez une vulnérabilité ou un possible compromis, signalez-le à support@formbase.so.

11. Vos droits

• Droit d’accès — demander une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant et des informations sur la façon dont elles sont traitées.
• Droit de rectification — nous demander de corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement — nous demander de supprimer des données personnelles lorsqu’il n’y a pas de raison impérieuse de les conserver. Vous pouvez également fermer votre compte et supprimer la plupart de vos données vous-même depuis le produit.
• Droit à la limitation — nous demander de suspendre le traitement dans certaines situations, par exemple pendant que nous vérifions une correction ou une objection.
• Droit à la portabilité des données — recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou les faire envoyer à un autre responsable du traitement. La fonction d’exportation de l’application couvre la majeure partie de cela pour les formulaires et soumissions, avec une sortie CSV et Excel (XLSX).
• Droit d’opposition — vous opposer au traitement basé sur des intérêts légitimes, y compris le profilage, et au marketing direct à tout moment.
• Droit de retirer votre consentement — lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement avant le retrait.
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision basée uniquement sur un traitement automatisé (Article 22 du RGPD) — nous ne prenons pas de décisions vous concernant qui produisent des effets juridiques ou similairement significatifs uniquement par traitement automatisé, y compris le profilage.

Pour exercer l’un de ces droits, envoyez un e-mail à support@formbase.so ou utilisez les options en libre-service dans l’application lorsqu’elles sont disponibles. Nous répondrons dans un délai d’un mois, ou vous indiquerons pourquoi nous avons besoin de plus de temps. Nous pouvons vous demander des informations pour vérifier votre identité avant d’agir sur une demande, notamment pour l’accès ou la suppression.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité vos données, vous pouvez déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle — pour les utilisateurs en Norvège, l’Autorité norvégienne de protection des données (Datatilsynet, datatilsynet.no). Vous pouvez également vous plaindre auprès de l’autorité du pays de l’EEE où vous vivez ou travaillez.

Droits des répondants

12. Cookies et stockage similaire

• Strictement nécessaires — vous maintenir connecté, mémoriser le dernier espace de travail utilisé, sécuriser l’application contre la falsification de requête intersites et stocker les préférences essentielles. Ceux-ci ne peuvent pas être désactivés sans casser le produit.
• Fonctionnels — mémoriser les préférences d’interface telles que le thème, l’état de la barre latérale et la langue. Vous pouvez les effacer depuis votre navigateur.
• Analyse sur notre site web (formbase.so et formbase.no) — PostHog, notre fournisseur d’analyse, compte chaque visite sans rien stocker sur votre appareil. Ses serveurs combinent votre adresse IP et l’agent utilisateur de votre navigateur avec une valeur aléatoire qui change chaque jour puis est supprimée, de sorte qu’une visite ne peut pas être reliée à vos visites des autres jours. Ce n’est que si vous acceptez dans le bandeau cookies que PostHog dépose en outre un cookie (ph_*_posthog) et des entrées localStorage qui reconnaissent votre navigateur, et enregistre vos visites sous forme d’enregistrements de sessions. Votre choix est conservé dans localStorage (fb_analytics_consent) afin de ne pas vous le redemander sur chaque page. Vous pouvez le modifier à tout moment via Paramètres des cookies en bas du site ; le retrait supprime ce que PostHog a stocké.
• Analyse sur les pages de formulaires hébergés — un identifiant de visiteur aléatoire (fb_visitor_id) dans localStorage, ainsi que des indicateurs sessionStorage de courte durée (fb_viewed, fb_engaged), utilisés pour dédupliquer les comptages de vues et d’engagements. Ce stockage n’est pas nécessaire pour le fonctionnement du formulaire et ne permet pas la publicité, le suivi intersites ou le profilage. formbase place ce stockage en tant que sous-traitant selon vos instructions en tant que responsable du traitement. Si vos répondants se trouvent dans des juridictions où le consentement préalable est requis pour le stockage non essentiel (comme l’EEE en vertu de la directive ePrivacy ou la Norvège en vertu de l’Ekomloven § 3-15), vous êtes responsable d’obtenir ce consentement avant le chargement de la page du formulaire.

Nous n’utilisons pas de cookies ou de stockage similaire pour suivre les répondants sur d’autres sites à des fins publicitaires, et nous ne plaçons pas de cookies publicitaires sur les pages de formulaires hébergés. Vous pouvez effacer les cookies, localStorage et sessionStorage via les paramètres de votre navigateur. Le blocage des cookies ou du stockage strictement nécessaires peut empêcher certaines parties du Service de fonctionner.

Si vous créez des formulaires sur formbase, vos formulaires hébergés définiront fb_visitor_id dans localStorage sur les appareils des répondants comme décrit ci-dessus. Vous devez le divulguer dans votre propre politique de confidentialité à l’intention des répondants.

13. Fonctionnalités IA

Les sorties de l’IA sont générées de manière probabiliste et peuvent être inexactes, incomplètes ou obsolètes. Vous êtes responsable de vérifier toute sortie générée par l’IA avant de vous y fier, de la publier ou de l’envoyer aux répondants.

Vous ne devez pas soumettre de données personnelles, de secrets ou d’autres informations sensibles via les fonctionnalités IA, sauf si vous disposez d’une base légale pour partager ces informations avec nos sous-traitants et avez évalué les risques. Nous ne contrôlons pas la façon dont les prestataires répondent aux demandes gouvernementales légales qui leur sont adressées.

14. Enfants

Les utilisateurs de formbase peuvent créer des formulaires destinés à des audiences plus jeunes. Si vous collectez des données personnelles d’enfants via formbase, vous êtes responsable d’obtenir tout consentement parental ou tutoral requis et de traiter ces données conformément à la loi applicable, y compris le COPPA si applicable. La Section 6 des Conditions d’utilisation liste les catégories de données sensibles pour lesquelles le Service n’est pas conçu, et la Section 7 établit les utilisations interdites, y compris les contenus qui exploitent ou mettent en danger les mineurs.

Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d’enfants de moins de seize (16) ans (ou de moins de treize (13) ans lorsque le COPPA fixe un seuil inférieur). Si vous pensez que nous avons collecté par inadvertance des données personnelles d’un enfant en dessous du seuil d’âge applicable sans le consentement requis, contactez-nous à support@formbase.so et nous les supprimerons sans délai injustifié.

15. Communications

• Les e-mails système concernant votre compte, la sécurité, la facturation et les formulaires que vous créez. Ils font partie du Service et ne peuvent pas faire l’objet d’un désinscription tant que votre compte est actif.
• Les annonces de service concernant les changements apportés au produit, aux politiques ou aux fonctionnalités dont vous dépendez. Nous les limitons au minimum nécessaire pour vous tenir informé.

16. Avis pour les résidents de Californie

formbase ne vend pas d’informations personnelles et ne partage pas d’informations personnelles à des fins de publicité comportementale contextuelle. Étant donné qu’aucune vente ou partage n’a lieu, aucun lien « Ne vendez ni ne partagez mes informations personnelles » n’est requis ou fourni.

Les catégories d’informations personnelles que nous collectons, les finalités et les périodes de conservation sont décrites dans la Section 4, la Section 5 et la Section 9. Nous ne créons pas de profils comportementaux à des fins publicitaires et n’utilisons pas d’informations personnelles sensibles à des fins d’inférence ou de profilage.

Pour exercer vos droits — notamment le droit de savoir, supprimer, corriger, vous opposer ou limiter les informations personnelles sensibles — écrivez à support@formbase.so. Nous ne vous discriminerons pas pour l’exercice de l’un de ces droits.

17. Modifications de cette politique de confidentialité

Si vous continuez à utiliser le Service après qu’un changement prend effet, vous acceptez la politique de confidentialité mise à jour. Si vous n’êtes pas d’accord avec un changement, vous pouvez fermer votre compte avant qu’il prenne effet.

18. Nous contacter

• Questions de confidentialité, demandes de droits des personnes concernées et signalements de sécurité — support@formbase.so

formbase n’a pas désigné de délégué à la protection des données. Notre équipe chargée de la confidentialité surveille la boîte de réception support@formbase.so et acheminera votre demande de manière appropriée.

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