Personvernerklæring

1. Innledning

Denne personvernerklæringen beskriver begge deler. Vi har forsøkt å holde den kort, lettlest og ærlig. Der en seksjon bare gjelder én gruppe, sier vi fra. Kapitaliserte begreper som ikke er definert her, har den betydningen som fremgår av våre Brukervilkår. Når det gjelder roller innen personvern, tilsvarer “du” i denne erklæringen “Kunden” (og under GDPR, “behandlingsansvarlig”) i vår Databehandleravtale.

Ved å bruke formbase bekrefter du at vi behandler personopplysninger som beskrevet i denne erklæringen. Hvis du ikke samtykker, skal du ikke bruke tjenesten.

2. Hvem vi er

For personopplysninger som respondenter sender inn gjennom skjemaene dine, er du (formbase-brukeren som bygde skjemaet) behandlingsansvarlig, og formbase opptrer som din databehandler. Vilkårene for dette behandlingsforholdet er beskrevet i Databehandleravtalen, som gjelder automatisk for kunder underlagt GDPR eller tilsvarende regelverk. Denne personvernerklæringen forteller likevel respondenter hva formbase teknisk sett gjør med dataene deres på dine vegne, men den erstatter ikke din egen personvernerklæring.

For spørsmål, klager eller anmodninger fra registrerte, kontakt oss på support@formbase.no.

3. Omfang

• Du besøker formbase.no eller noen av dens underdomener;
• Du registrerer deg, logger inn på eller bruker formbase-applikasjonen på app.formbase.no;
• Du sender inn et svar på et skjema som er lagret på formbase eller innebygd på et annet nettsted;
• Du kontakter oss for support, salg, partnerskap eller annet;
• Du leser eller interagerer med våre markedsføringse-poster, sosiale kanaler eller arrangementer.

Den gjelder ikke tredjepartsnettsteder, tjenester eller integrasjoner vi lenker til eller som du velger å koble til, selv om de nås fra innsiden av formbase. Disse tjenestene har sine egne personvernerklæringer, og du bør lese dem.

4. Personopplysninger vi samler inn

Kontodata

• Din e-postadresse, brukt til innlogging og mottak av systemmeldinger.
• Et visningsnavn og avatar hvis du angir dem, brukt til å identifisere deg for samarbeidspartnere.
• Autentiseringsdata knyttet til innloggingsmetoder du velger, som magic-link-innlogging, Google-innlogging eller anonym gjesteinnlogging for kortvarige gjesteøkter.
• Arbeidsområdeinnstillinger du setter opp, inkludert navn på arbeidsområde, tidssone og listen over medlemmer du har invitert.

E-postadressen din er et kontraktsmessig krav for å bruke tjenesten — den er den eneste datoen som kreves for å registrere seg, og uten den kan vi ikke opprette kontoen din. Visningsnavn, avatar og arbeidsområdeinnstillinger er valgfrie.

Abonnements- og faktureringsdata

• En Polar-kundeidentifikator som kobler formbase-kontoen din til din Polar-kundepost;
• En Polar-abonnementsidentifikator og valgt faktureringsintervall (månedlig eller årlig);
• Tidsstempler for abonnementslivssyklus, som slutt på gjeldende periode, bortfall og varselsperiodemarkeringer brukt til å anvende planrettigheter;
• Ordre- og kredittoppladdingsidentifikatorer brukt til å tilby AI-kreditter.

formbase ser eller lagrer ikke betalingskortdetaljer, skatteidentifikatorer eller faktureringsadresser — Polar oppbevarer disse postene direkte, og du kan få tilgang til dem gjennom Polars fakturaleringsportal. Der du godtar respondentbetalinger gjennom Betaling-feltet, samler Stripe inn alle kortdata direkte; formbase mottar kun ikke-sensitive referanser som de fire siste sifrene.

Skjemainnhold du oppretter

Innsendingsdata fra respondenter

• Svarene og opplastingene respondenten gir, nøyaktig slik de ble skrevet inn;
• Et tidsstempel for innsending, respondentens nettleserspråk, arbeidsområdets tidssone (registrert ved innsending) og identifikatorer som kobler innsendingen til skjemaet ditt;
• Utkast og delvise innsendinger lagret på serversiden mens respondenten fyller ut skjemaet, pluss tidsstempler brukt til å drive påminnelser om avbrutte svar (når du aktiverer dem);
• Tekniske analytiske signaler registrert for hvert publiserte skjema, inkludert omtrentlig land (avledet fra respondentens tidssone eller Cloudflare-kantens CF-IPCountry-hode), enhetstype, nettleser, trafikkilde og varigheten av engasjementet;
• En respondentsidebesøksidentifikator brukt til å deduplisere skjemavisninger og engasjementtellinger — se Informasjonskapsler og lignende lagring for detaljer;
• Der du bruker Betaling-feltet, en referanse til Stripe-betalingen respondenten gjennomførte (kortdataene håndteres av Stripe, ikke av formbase).

Respondentenes IP-adresser behandles midlertidig for hastighetsbegrensning, Cloudflare Turnstile-botbeskyttelse og misbruksforebygging, og lagres ikke sammen med innsendinger.

Du bestemmer hvilke felt som skal inkluderes og hvilke av disse tekniske signalene som skal registreres. Du er behandlingsansvarlig for innsendinger — se Seksjon 2 for personvernroller.

Skjemainnsendinger kan inneholde særlige kategorier av personopplysninger i henhold til artikkel 9 i GDPR — som helseinformasjon, politiske meninger eller biometriske data — avhengig av spørsmålene du stiller. Som behandlingsansvarlig er du ansvarlig for å etablere et gyldig rettslig grunnlag i henhold til artikkel 9(2) GDPR før du samler inn slike data, og for å gjøre nødvendige opplysninger til respondentene.

Produktbruk og enhetsdata

• Aktivitetslogger som hvilke sider du laster, hvilke funksjoner du bruker og når, brukt til å drifte produktet, feilsøke problemer og forstå hvilke funksjoner som er viktige.
• Enhets- og nettleserdata som brukeragent, skjermstørrelse, operativsystem, språk og omtrentlig plassering avledet fra IP.
• IP-adresse, brukt til å levere tjenesten, oppdage misbruk, hastighetsbegrense og overholde sikkerhetsplikter.
• Diagnostiske data som feilrapporter og ytelsessporinger når applikasjonen støter på et problem, brukt til å diagnostisere og fikse problemet.

Informasjonskapsler og lignende teknologier

AI-funksjonsdata

• Forespørslene du sender til AI-en;
• Konteksten funksjonen sender sammen med forespørselen, som strukturen til skjemaet du redigerer eller innsendingsdata du eksplisitt deler;
• Utdataene AI-en returnerer;
• Metadata om kreditforbruk, slik at vi kan vise gjenværende saldo og trekke fra forbruk korrekt.

Disse inndataene og utdataene sendes til Amazon Bedrock for å generere svaret. Vi kan legge til eller endre leverandører over tid og vil oppdatere denne personvernerklæringen og underleverandørlisten i Databehandleravtalen tilsvarende. Se AI-funksjoner nedenfor for de kontraktsmessige beskyttelsene vi har på plass.

Support- og kommunikasjonsdata

Hvor disse dataene kommer fra

5. Hvordan vi bruker personopplysninger

Vi selger ikke personopplysninger, og vi deler ikke personopplysninger med annonsører eller datameglere for annonseringsformål. For AI-datahåndtering og forpliktelser om ikke-opplæring, se Seksjon 13.

6. Rettslige grunnlag for behandling

• Avtale (artikkel 6(1)(b)) — levere tjenesten, administrere kontoen din, behandle betalinger, drive AI-funksjoner og yte support.
• Berettigede interesser (artikkel 6(1)(f)) — der vår interesse ikke overstyrer dine rettigheter. Nærmere bestemt:
  • Sikre tjenesten — vår interesse i å holde formbase og brukerne trygge mot misbruk, svindel og angrep.
  • Forbedre produktet — vår interesse i å forstå hvordan formbase brukes slik at vi kan gjøre det bedre, ved å bruke aggregerte og avidentifiserte data der det er mulig.
  • Tjenestekommunikasjon — vår interesse i å fortelle deg om endringer i funksjoner du allerede bruker.
  • Telle besøk på nettstedet — vår interesse i å vite hvor mange som besøker nettstedet vårt og hvilke sider de ser, målt uten informasjonskapsler som beskrevet i Informasjonskapsler og lignende lagring.
• Samtykke (artikkel 6(1)(a)) — informasjonskapsler for analyse og opptak av økter på nettstedet vårt, og valgfri deling av produktdata. Du kan trekke tilbake samtykke når som helst, for eksempel via Innstillinger for informasjonskapsler nederst på nettstedet.
• Rettslig forpliktelse (artikkel 6(1)(c)) — skatte-, regnskaps-, sanksjons- og andre rettslige forpliktelser.
• Vitale interesser (artikkel 6(1)(d)) — kun i sjeldne tilfeller for å beskytte noens liv eller fysiske sikkerhet.

Der vi baserer oss på berettigede interesser, har du rett til å protestere, og vi vil vurdere på nytt basert på din spesifikke situasjon.

7. Hvordan vi deler personopplysninger

Med underleverandører som hjelper oss å drive formbase

• Convex — applikasjonsdatabase og backend.
• Cloudflare R2 — objektlagring for filopplastinger og signaturer.
• Cloudflare — CDN, DNS, kantsikkerhet, tilpassede vertsnavn og Turnstile-botbeskyttelse.
• Polar — abonnementsfakturering og kjøp av AI-kreditter (Merchant of Record; uavhengig behandlingsansvarlig for kjøperfaktureringsdata).
• Stripe — respondentbetalingsbehandling via Stripe Connect (uavhengig behandlingsansvarlig for betalingsdata).
• Amazon Web Services (AWS) — Amazon Bedrock for AI-funksjoner; Amazon SES for transaksjons- og systeme-poster, inkludert påminnelser om avbrutte svar på Pro-arbeidsområder.
• Axiom — driftslogger og overvåking.
• PostHog — analyse av nettstedet vårt og kontoregistreringer.
• Unsplash — bildesøk-API; valgte bilder lagres i Cloudflare R2 og serveres derfra.

Den autoritative, oppdaterte listen over underleverandører, sammen med kategoriene av data hver enkelt behandler og regionene de opererer i, vedlikeholdes i vår Databehandleravtale.

Med integrasjoner du kobler til

Med samarbeidspartnerne dine

Av juridiske og sikkerhetsmessige årsaker

Ved en virksomhetsoverdragelse

8. Internasjonale dataoverføringer

Når personopplysninger forlater EØS, baserer vi oss på Standard Contractual Clauses (SCCs) vedtatt under beslutning (EU) 2021/914, det britiske International Data Transfer Addendum, det sveitsiske FDPIC-tillegget, adekvansavgjørelser eller EU-US Data Privacy Framework (DPF), etter hva som er relevant. Vi anvender også kryptering under overføring og i ro, begrenset tilgang og kontraktsmessig dataminimering. Den gjeldende overføringsmekanismen for hver underleverandør er beskrevet i vår Databehandleravtale.

9. Datalagring

• Kontodata beholdes mens kontoen din er aktiv. Når du ber oss om å slette kontoen din, fjernes kontopostene fra aktive systemer kort tid etter at forespørselen er behandlet og forblir i sikkerhetskopier kun til den tilsvarende sikkerhetskopieringsperioden utløper.

• Skjemakonfigurasjon og innsendinger beholdes mens arbeidsområdet ditt eksisterer og du ikke har slettet dem. Å avbryte et Pro-abonnement flytter deg til gratisplanen; kun stenging av kontoen utløser sletting. Du kan også konfigurere en per-skjema innsendingslagringsperiode; innsendinger fjernes automatisk av en planlagt oppryddingsjobb når den perioden utløper.

• Utkastinnsendinger som en respondent starter men ikke sender inn, beholdes i en begrenset periode og slettes deretter, med mindre du har konfigurert en annen lagringsperiode.

• Slettede skjemaer som du har flyttet til papirkurven, slettes permanent etter en kort avventingsperiode.

• Anonyme (gjeste)økter opprettet når du prøver formbase uten konto, slettes automatisk innen en kort periode.

• Faktureringsregistre beholdes for den perioden som kreves av gjeldende regnskaps- og skattelovgivning. Polar, som Merchant of Record, oppbevarer sine egne faktureringsregistre under sin egen lagringspolicy.

• Supportkommunikasjon sendt til eller fra formbase-supportinnboksen beholdes så lenge det er nødvendig for å løse forespørselen din og håndtere eventuelle relaterte juridiske krav.

• Produktbruk og enhetsdata — aktivitetslogger, enhetsmetadata og diagnostikk beholdes i identifiserbar form i en begrenset periode og slettes eller aggregeres deretter slik at individuelle brukere ikke lenger kan identifiseres.

• Drifts- og sikkerhetslogger generert av tjenesten beholdes for den perioden som trengs for å drifte, feilsøke og sikre tjenesten. Der en spesifikk hendelse krever en lengre periode, begrenser vi tilgangen og sletter loggene så snart forpliktelsen utløper.

• Sikkerhetskopier opprettes etter en fast tidsplan med et kort lagringsvindu. Filopplastinger lagret i Cloudflare R2 er ikke dekket av objektversjonering; sletting av filopplastinger er umiddelbart ugjenkallelig. Personopplysninger slettet fra produksjon blir ugjenkallelige når det tilsvarende sikkerhetskopieringsvinduet utløper.

• AI-forespørsler og -utdata sendt til Amazon Bedrock lagres ikke av AWS etter at forespørselen er behandlet, og brukes ikke til å trene noen modeller, slik det er beskrevet i AWS’ tjenestevilkår.

Hvis loven krever at vi beholder en post lenger — for eksempel for å oppfylle en skatte-, hvitvaskings- eller domstolanordning — begrenser vi tilgangen til den posten og sletter den så snart forpliktelsen utløper.

10. Sikkerhet

• Kryptering av personopplysninger under overføring ved hjelp av TLS 1.2 eller høyere, og i ro ved hjelp av bransjestandardalgoritmer;
• Tilgangskontroller basert på minste privilegium, med intern tilgang til produksjonssystemer begrenset til de som har behov for det;
• Logging og overvåking av administrative handlinger i produksjonssystemer;
• Nettverkssegmentering og isolering av produksjon fra utviklingsmiljøer;
• Sårbarhetshåndtering, inkludert rettidig anvendelse av sikkerhetsoppdateringer og en ansvarlig utleveringskanal på support@formbase.no;
• Tilgangskontroller som begrenser produksjonstilgang til autorisert personell.

Intet system er fullstendig sikkert. Hvis du blir kjent med en sårbarhet eller et mulig kompromiss, rapporter det til support@formbase.no.

11. Dine rettigheter

• Rett til innsyn — be om en kopi av personopplysningene vi oppbevarer om deg og informasjon om hvordan de behandles.
• Rett til retting — be oss om å korrigere unøyaktige eller ufullstendige data.
• Rett til sletting — be oss om å slette personopplysninger når det ikke er noen overveiende grunn til å beholde dem. Du kan også stenge kontoen din og slette mesteparten av dataene dine selv fra produktet.
• Rett til begrensning — be oss om å sette behandlingen på pause i visse situasjoner, for eksempel mens vi sjekker en korreksjon eller protest.
• Rett til dataportabilitet — motta personopplysningene dine i et strukturert, allment brukt, maskinlesbart format, eller få dem sendt til en annen behandlingsansvarlig. Eksportfunksjonen i applikasjonen dekker det meste av dette for skjemaer og innsendinger, med CSV- og Excel (XLSX)-utdata.
• Rett til å protestere — protestere mot behandling basert på berettigede interesser, inkludert profilering, og mot direkte markedsføring når som helst.
• Rett til å trekke tilbake samtykke — der vi baserer oss på samtykket ditt, kan du trekke det tilbake når som helst. Å trekke tilbake samtykke påvirker ikke lovligheten av behandlingen som skjedde før tilbaketrekking.
• Rett til ikke å bli underlagt en avgjørelse basert utelukkende på automatisert behandling (artikkel 22 GDPR) — vi tar ikke avgjørelser om deg som har rettslige eller tilsvarende vesentlige virkninger gjennom utelukkende automatisert behandling, inkludert profilering.

For å utøve noen av disse rettighetene, send e-post til support@formbase.no eller bruk selvbetjeningsalternativene i applikasjonen der de er tilgjengelige. Vi vil svare innen én måned, eller fortelle deg hvorfor vi trenger mer tid. Vi kan be om informasjon for å verifisere identiteten din før vi handler på en forespørsel, særlig ved innsyn eller sletting.

Hvis du er misfornøyd med hvordan vi har håndtert dataene dine, kan du sende inn en klage til en tilsynsmyndighet — for brukere i Norge, Datatilsynet (datatilsynet.no). Du kan også klage til tilsynsmyndigheten i det EØS-landet der du bor eller arbeider.

Respondentenes rettigheter

12. Informasjonskapsler og lignende lagring

• Strengt nødvendig — holder deg innlogget, husker arbeidsområdet du sist brukte, sikrer applikasjonen mot forfalskning av forespørsler på tvers av nettsteder, og lagrer viktige preferanser. Disse kan ikke deaktiveres uten at produktet slutter å fungere.
• Funksjonell — husker UI-preferanser som tema, sidepanelstatus og språk. Du kan slette dem fra nettleseren din.
• Analyse på nettstedet vårt (formbase.so og formbase.no) — PostHog, analyseleverandøren vår, teller hvert besøk uten å lagre noe på enheten din. PostHogs servere kombinerer IP-adressen din og nettleserens brukeragent med en tilfeldig verdi som endres hver dag og deretter slettes, så et besøk ikke kan kobles til besøkene dine andre dager. Bare hvis du godtar i banneret for informasjonskapsler, setter PostHog i tillegg en informasjonskapsel (ph_*_posthog) og oppføringer i localStorage som gjenkjenner nettleseren din, og tar opp besøkene dine som øktopptak. Valget ditt lagres i localStorage (fb_analytics_consent), så vi ikke spør på hver side. Du kan endre det når som helst via Innstillinger for informasjonskapsler nederst på nettstedet; når du trekker tilbake samtykket, slettes det PostHog har lagret.
• Analyse på lagrede skjemasider — en tilfeldig besøksidentifikator (fb_visitor_id) i localStorage, pluss kortvarige sessionStorage-flagg (fb_viewed, fb_engaged), brukt til å deduplisere visnings- og engasjemantstelling. Denne lagringen er ikke nødvendig for at skjemaet skal fungere og muliggjør ikke annonsering, sporing på tvers av nettsteder eller profilering. formbase plasserer denne lagringen som databehandler etter dine instruksjoner som behandlingsansvarlig. Hvis respondentene dine er i jurisdiksjoner der forhåndssamtykke kreves for ikke-essensiell lagring (som EØS under ePrivacy-direktivet eller Norge under ekomloven § 3-15), er du ansvarlig for å innhente det samtykket før skjemasiden lastes.

Vi bruker ikke informasjonskapsler eller lignende lagring til å spore respondenter på tvers av andre nettsteder for annonsering, og vi plasserer ikke annonseringsinformasjonskapsler på lagrede skjemasider. Du kan slette informasjonskapsler, localStorage og sessionStorage gjennom nettleserinnstillingene. Blokkering av strengt nødvendige informasjonskapsler eller lagring kan hindre deler av tjenesten i å fungere.

Hvis du bygger skjemaer på formbase, vil lagrede skjemaer sette fb_visitor_id i localStorage på respondentenheter som beskrevet ovenfor. Du bør opplyse om dette i din egen personvernerklæring til respondenter.

13. AI-funksjoner

AI-utdata genereres probabilistisk og kan være unøyaktige, ufullstendige eller utdaterte. Du er ansvarlig for å gjennomgå alle AI-genererte utdata før du stoler på dem, publiserer dem eller sender dem til respondenter.

Du bør ikke sende inn personopplysninger, hemmeligheter eller annen sensitiv informasjon gjennom AI-funksjoner med mindre du har et lovlig grunnlag for å dele den informasjonen med underleverandørene våre og har vurdert risikoene. Vi kontrollerer ikke hvordan leverandørene svarer på lovlige myndigheters forespørsler rettet mot dem.

14. Barn

formbase-brukere kan bygge skjemaer beregnet på yngre målgrupper. Hvis du samler inn personopplysninger fra barn gjennom formbase, er du ansvarlig for å innhente nødvendig foreldres eller vergens samtykke og for å håndtere disse dataene i samsvar med gjeldende lov, inkludert COPPA der det er relevant. Seksjon 6 i Brukervilkårene lister opp sensitive dataklasser tjenesten ikke er utformet for, og Seksjon 7 angir forbudte bruksområder, inkludert innhold som utnytter eller setter mindreårige i fare.

Vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn under seksten (16) år (eller under tretten (13) år der COPPA setter en lavere terskel). Hvis du mener vi utilsiktet har samlet inn personopplysninger fra et barn under gjeldende aldergrense uten nødvendig samtykke, kontakt oss på support@formbase.no, og vi vil slette dem uten unødig forsinkelse.

15. Kommunikasjon

• Systeme-poster om kontoen din, sikkerhet, fakturering og skjemaene du bygger. Disse er en del av tjenesten og kan ikke velges bort mens kontoen din er aktiv.
• Tjenestekunngjøringer om endringer i produktet, retningslinjer eller funksjoner du er avhengig av. Vi holder disse til et minimum som trengs for å holde deg informert.

16. Melding for California-innbyggere

formbase selger ikke personlig informasjon og deler ikke personlig informasjon for atferdsbasert annonsering på tvers av kontekster. Fordi ingen salg eller deling finner sted, er ingen “Do Not Sell or Share My Personal Information”-lenke nødvendig eller gitt.

Kategoriene av personlig informasjon vi samler inn, formål og lagringsperioder er beskrevet i Seksjon 4, Seksjon 5 og Seksjon 9. Vi bygger ikke atferdsprofiler for annonsering og bruker ikke sensitiv personlig informasjon til slutninger eller profilering.

For å utøve dine rettigheter — inkludert retten til å vite, slette, korrigere, velge bort eller begrense sensitiv personlig informasjon — skriv til support@formbase.no. Vi vil ikke diskriminere deg for å utøve noen av disse rettighetene.

17. Endringer i denne personvernerklæringen

Hvis du fortsetter å bruke tjenesten etter at en endring trer i kraft, godtar du den oppdaterte personvernerklæringen. Hvis du ikke godtar en endring, kan du stenge kontoen din før den trer i kraft.

18. Kontakt oss

• Personvernspørsmål, anmodninger fra registrerte og sikkerhetsrapporter — support@formbase.no

formbase har ikke utpekt et personvernombud. Personvernteamet vårt overvåker innboksen support@formbase.no og vil dirigere forespørselen din til riktig sted.

Relaterte dokumenter