Oppbevaring av innsendinger

Slik setter du det opp

1. 1

   Åpne Skjemainnstillinger

   Klikk på tannhjulikonet i skjemaredigereren.

2. 2

   Gå til Svar

   De to oppbevaringsradene ligger over gruppen "Offentlig lenke".

3. 3

   Angi vinduet ditt

   Velg en dato, eller angi et antall dager. Å angi det ene fjerner det andre.

For den fullstendige listen over innsendingsinnstillinger, se Skjemainnstillinger.

Hva du kan angi

De to utelukker hverandre: å angi den ene fjerner den andre. Oppryddingen kjører én gang om dagen, så slettingen skjer innen 24 timer etter at vinduet har passert, ikke i det øyeblikket det skjer.

Hvorfor bruke det

• Overholdelse — oppfyll kontraktsmessige eller regulatoriske krav ved å sikre at data ikke oppbevares lenger enn tillatt.
• Personvern — behold data kun så lenge det er nødvendig, og la dem slettes automatisk etterpå.
• Ryddighet — en oppbevaringsperiode holder innbokser med mange svar oversiktlige.

Hva som slettes

Når en innsending passerer oppbevaringsperioden, fjerner formbase permanent:

• Innsendingsposten (alle svar og metadata)
• Vedlagte filer (opplastinger, signaturer)
• Genererte PDF-er
• Context, prefill og metadata for forespørselen den besvarte, hvis noen (se Oppbevaring og forespørsler)

Slettingen er permanent. Det finnes ingen papirkurv eller angrefunksjon.

Oppbevaring og forespørsler

Den samme perioden gjelder for forespørsler. Når en forespørsel er fullført, utløpt eller kansellert og det avsluttende tidsstempelet passerer perioden, fjerner formbase det automatiseringen sendte med den:

• Context (verdier for skjulte felt) og prefill
• Nøkler for låste felt
• Metadata
• Eventuelle dokumenter avsenderen la ved for den ene mottakeren
• Lenken til innsendingen den ga opphav til, som slettes etter samme regel

Selve forespørselsraden blir værende: statusen, alle tidsstempler, mottakeren, ekstern-ID-en og historikken for invitasjon, påminnelse og callback. Forespørsler-listen og forespørselsskuffen fortsetter å vise den, med en merknad om at de forhåndsutfylte dataene ble fjernet. En forespørsel som er tømt for data, kan ikke lenger brukes som prefill-kilde, og API-ets requests.get returnerer den med dataPurgedAt satt og tom context, prefill og metadata.

Ventende forespørsler tømmes aldri, uansett hvor gamle de er — de utløper først, og det er utløpet som starter oppbevaringsklokken deres.

Oppbevaring og delvise innsendinger

formbase sletter delvise innsendinger — svar noen begynte på, men aldri fullførte — 30 dager etter siste lagring, sammen med filene de lastet opp. Det er en verdi per skjema med 30 dager som standard, og den gjelder på alle planer, uavhengig av oppbevaringen du setter her. Det ene unntaket er en bestemt slettedato, som tar de delvise innsendingene med seg.

Arkivering av skjemaer på gratisplanen

Uavhengig av oppbevaring per skjema, flyttes et skjema på gratisplanen som går et år uten en redigering eller en innsending, til papirkurven, og slettes deretter permanent 30 dager senere. formbase varsler eieren på e-post først og venter minst 30 dager etter det varselet før noe legges i papirkurven, så det tidligste et skjema kan forsvinne, er godt forbi året. Dette gjelder ikke for Pro eller Business. Se Grenser og kvoter.

Eksempler

• Jobbsøknadsskjema — 90 dagers oppbevaring av innsendinger (nok tid til å vurdere kandidater).
• Arrangementspåmelding — bestemt slettedato satt til én uke etter at arrangementet er over.
• Anonym undersøkelse — 30 dagers oppbevaring for analyse, deretter automatisk sletting for å overholde løftet om anonymitet.

Neste steg