Business özelliği
Bunun için Business plana ihtiyacınız var. Planları karşılaştır →
Gönderiler ve Analitik
Yanıt saklama süresi
formbase’in yanıtlarınızı ne kadar süre saklayacağını seçin. Süre dolduğunda veriler otomatik olarak silinir — uyumluluğunuzu korumanıza ve düzenli kalmanıza yardımcı olur.
Nasıl ayarlanır
- 1
Form ayarlarını açın
Form düzenleyicinizdeki dişli simgesine tıklayın.
- 2
Gönderiler bölümüne gidin
İki saklama satırı, "Genel bağlantı" grubunun üzerinde yer alır.
- 3
Sürenizi belirleyin
Bir tarih seçin ya da gün sayısı girin. Birini ayarlamak diğerini temizler.
Yanıt ayarlarının tam listesi için Form ayarları sayfasına bakın.
Business özelliği
Bir saklama süresi ayarlamak veya değiştirmek Business plan gerektirir. Daha önce ayarladığınız bir süre, planınızı düşürseniz bile çalışmaya devam eder — bu, yanıtlayanlarınıza verilen bir gizlilik sözüdür, dolayısıyla formbase bunu bir faturalama olayında devre dışı bırakmaz. Bir süreyi her planda görüntüleyebilir ve temizleyebilirsiniz.
Ayarlayabilecekleriniz
| Ayar | Ne yapar |
|---|---|
| Gönderileri X gün sonra sil | Kayan bir pencere: tamamlanmış bir gönderi bu kadar gün eskidiğinde silinir. Kısmi yanıtlar kendi 30 günlük pencerelerini korur. |
| Gönderileri belirli bir tarihten sonra sil | Tek seferlik bir temizlik: tarih geçtiğinde formun tüm gönderileri gider — tamamlanmış ve kısmi fark etmeksizin. Tarih gelecekte olmalıdır. |
İkisi birbirini dışlar: birini ayarlamak diğerini temizler. Temizlik günde bir kez çalışır, bu yüzden silme işlemi pencere dolduğu anda değil, dolmasından sonraki 24 saat içinde gerçekleşir.
Neden kullanmalısınız
- Uyumluluk — Verilerin izin verilen süreyi aşmamasını sağlayarak sözleşme veya yasal gereksinimleri karşılayın.
- Gizlilik — Verileri yalnızca gerekli olduğu süre boyunca saklayın, ardından otomatik olarak silinmesine izin verin.
- Düzen — Saklama süresi, yoğun yanıt kutularını yönetilebilir tutar.
Neler silinir
Bir yanıt saklama süresini aştığında formbase kalıcı olarak şunları kaldırır:
- Yanıt kaydı (tüm cevaplar ve meta veriler)
- Ekli dosyalar (yüklemeler, imzalar)
- Oluşturulan PDF’ler
- Yanıtın karşılığı olduğu isteğin context, prefill ve metadata verileri, varsa (bkz. Saklama süresi ve istekler)
Silme işlemi kalıcıdır. Geri dönüşüm kutusu veya geri alma seçeneği yoktur.
Silmeden önce dışa aktarın
Uzun vadeli kayıtlara ihtiyaç duyuyorsanız ancak canlı veriyi azaltmak istiyorsanız, yanıtlarınızı saklama süresi dolmadan önce dışa aktarın. Otomatik yedekleme için Google Sheets veya Airtable bağlayın ya da periyodik CSV/Excel dışa aktarımları indirin.
Saklama süresi ve istekler
Aynı süre istekler için de geçerlidir. Bir istek tamamlandığında, süresi dolduğunda veya iptal edildiğinde ve bu durumun zaman damgası saklama süresini aştığında, formbase otomasyonun onunla birlikte gönderdiklerini kaldırır:
- Context (gizli alan değerleri) ve prefill
- Kilitli alan anahtarları
- Metadata
- Çağıranın o tek alıcı için eklediği belgeler
- Ürettiği yanıta olan bağlantı, aynı kuralla silinir
İsteğin kendisi kalmaya devam eder: durumu, her zaman damgası, alıcı, harici kimlik ve davet, hatırlatma ve geri çağırma geçmişi. İstekler listesi ve istek çekmecesi onu göstermeye devam eder, önceden doldurulan verilerin kaldırıldığına dair bir notla birlikte. Verileri temizlenmiş bir istek artık bir prefill kaynağı olarak kullanılamaz ve API’nin requests.get’i onu dataPurgedAt ayarlanmış ve boş context, prefill ve metadata ile döndürür.
Beklemedeki istekler ne kadar eski olursa olsun asla temizlenmez — önce süreleri dolar ve saklama süresi sayacını başlatan da bu süre dolumudur.
Saklama süresi ve kısmi yanıtlar
formbase, kısmi yanıtları — birinin başlayıp hiç bitirmediği yanıtları — son kaydedilmelerinden 30 gün sonra, yükledikleri dosyalarla birlikte siler. Bu, form başına bir değerdir ve varsayılanı 30 gündür; burada ayarladığınız saklama süresinden bağımsız olarak her planda çalışır. Tek istisna, kısmi yanıtları da beraberinde silen belirli bir silme tarihidir.
Ücretsiz planda form arşivleme
Form başına yanıt saklama süresinden ayrı olarak, bir yılı aşkın süre boyunca düzenlenmeyen veya yanıt almayan ücretsiz plan formları çöp kutusuna taşınır, ardından 30 gün sonra kalıcı olarak silinir. formbase önce form sahibini e-postayla uyarır ve herhangi bir şeyi çöpe atmadan önce bu uyarıdan sonra en az 30 gün bekler, bu yüzden bir formun gidebileceği en erken zaman bir yılı fazlasıyla aşar. Pro veya Business için geçerli değildir. Bkz. Limitler ve kotalar.
Örnekler
- İş başvuru formu — 90 günlük yanıt saklama süresi (adayları değerlendirmek için yeterli süre).
- Etkinlik kaydı — Etkinlik sona erdikten bir hafta sonrasına ayarlanmış belirli silme tarihi.
- Anonim anket — Analiz için 30 günlük saklama süresi, ardından anonimlik vaadine saygı göstermek için otomatik silme.
Varsayılan olarak saklama süresi yok
Bir saklama süresi ayarlamazsanız formbase, tamamlanan yanıtları siz manuel olarak silene kadar saklar. Kısmi yanıtlar, burada bir şey ayarlasanız da ayarlamasanız da her zaman 30 gün sonra temizlenir.