Google Sheets

Neler sunulur

• Gönderim başına bir satır, gerçek zamanlı senkronizasyon
• Özel etiketlerle alan düzeyinde sütun eşlemesi

• Meta veri sütunları (gönderim tarihi, katılımcı e-postası, gönderim kimliği, form adı, gönderim durumu, PDF bağlantısı, kanal, istek kimliği)

• Form başına otomatik oluşturulan e-tablo
• Bağlandığında mevcut gönderimleri içe aktarma
• Çalışma alanı başına birden fazla Google hesabı
• Gerçek gönderimler gelmeden önce bağlantıyı doğrulamak için test satırı

Google Sheets’i bağlayın

1. 1

   Form ayarları → Entegrasyonlar bölümünü açın

   Entegrasyon listesinden Google Sheets’i seçin.

2. 2

   Bir Google hesabı bağlayın

   Mevcut bağlı bir Google hesabı seçin ya da yeni bir hesap yetkilendirin. formbase’e e-tablo oluşturma ve düzenleme izni vermek için Google’a yönlendirileceksiniz. Özel bir e-tablo adı belirleyebilirsiniz (varsayılan olarak form adı kullanılır).

3. 3

   Alanları sütunlarla eşleyin

   Hangi form alanlarının ve meta verilerin sütun olarak ekleneceğini seçin. Workflow’unuza uyacak şekilde sütun etiketlerini yeniden adlandırın. Varsayılan olarak tüm alanlar dahil edilir.

4. 4

   Sonlandır

   Kurulumunuzu gözden geçirin. Geçmiş yanıtları içe aktarmak için "Mevcut gönderileri aktar"ı etkinleştirin. İlk gönderim geldiğinde yeni bir e-tablo oluşturulur. Kaydettikten sonra listeden entegrasyonu açarak bir test satırı gönderin.

Sütun eşlemesi

Her soruyu dahil etmek için Tüm form alanlarını dışa aktar seçeneğini açın, ya da kapatarak belirli alanları seçip özel sütun başlıkları belirleyin.

Sütun etiketleri varsayılan olarak soru başlığını kullanır ancak değiştirilebilir — e-tablonuz belirli başlık adları bekleyen başka bir araçla beslendiğinde bu özellik oldukça işe yarar.

Değerler konuma göre yazılır, başlık metniyle eşleştirilerek asla değil. Google Sheets’te bir başlığı yeniden adlandırmak zararsızdır; bir sütunu yeniden sıralamak veya silmek ise değildir ve değerleri yanlış yere koyar. Eşlemeniz veya formunuzun soruları değiştiğinde formbase, oluşturduğu e-tablonun 1. satırını yeniden yazar; böylece başlık, eklediği verilerle eşleşmeye devam eder.

Tekrarlayan gruplar

Bir tekrarlayan grup, katılımcının ihtiyaç duyduğu kadar kayıt eklemesine izin verir — örneğin her biri bir ad ve yaştan oluşan bir konuk listesi. Alan seçicide bunu nasıl eşleyeceğinizi siz seçersiniz:

• Grubun tamamı tek bir sütunla eşlenir. Her kayıt numaralandırılmış, etiketli satırlar olarak görünür, örneğin “1. Ad Soyad: Jane Appleseed, Yaş: 34, 2. Ad Soyad: Marcus Lee, Yaş: 29”.

• Her üye alan kendi sütunuyla eşlenir. Her kayıttan gelen değerler · ile birleşir, böylece Ad Soyad sütunu “Jane Appleseed · Marcus Lee” olarak okunur.

Birini, diğerini ya da her ikisini birden seçebilirsiniz. Bir üye alanı formunuzdan sonradan kaldırırsanız, geçmiş gönderimler sütunlarını korusun diye seçicide görünmeye devam eder — eşlemeniz asla bozulmaz.

Meta veri sütunları

Varsayılan olarak Submitted at ve Submitter dahil edilir. Kurulum sırasında istediğiniz meta veri sütununu ekleyip kaldırabilir, normal bir sütun başlığı gibi herhangi birini yeniden adlandırabilirsiniz.

Birden fazla Google hesabı

Bir çalışma alanına birden fazla Google hesabı bağlanabilir ve her form bunlardan birini seçer. Farklı ekiplerin kendi Google Drive’ını yönettiği durumlarda ya da müşteri e-tablolarını ayrı hesaplarda tutmak istediğinizde bu özellik çok kullanışlıdır.

Başka bir hesap eklemek için yeni bir entegrasyon kurulumu başlatın ve farklı bir Google e-postasıyla yetkilendirin. Mevcut entegrasyonlar mevcut hesaplarını korur.

Mevcut gönderimleri içe aktarma

İlk bağlantıyı kurduğunuzda tüm mevcut gönderimleri e-tabloya aktarabilirsiniz. İçe aktarma işlemi arka planda 50’şer satırlık gruplar halinde çalışır; ilerleme durumu entegrasyon panelinde gösterilir.

Satırlar gönderim sırasına göre (en eskiden en yeniye) yazılır, böylece e-tablo kronolojik olarak okunur.

Otomatik oluşturulan e-tablolar

formbase, ilk gönderim geldiğinde (kaydetme anında değil) Google Drive’ınızda bir e-tablo oluşturur. E-tablo formunuzun adını ya da kurulum sırasında belirlediğiniz özel adı kullanır. E-tabloyu silerseniz formbase bir sonraki gönderimde yeni bir tane oluşturur — hiçbir veri kaybetmezsiniz.

Test etkinliği

Entegrasyon detay panelinde bir Test gönder düğmesi bulunur. Bu düğme, gerçek bir gönderim beklemeden sütun eşlemesini doğrulayabilmeniz için e-tabloya bir yer tutucu satır ekler. Soru sütunları [Question Title] yer tutucularını gösterir; meta veri sütunları sentetik değerler gösterir.

Terk edilmiş yanıt etkinlikleri

Bir katılımcı formunuzu başlatıp bitirmezse, formbase kısmi verileri yine de eşitleyebilir. Terk edilmiş gönderiler adımında, Terk edilmiş etkinliği şuradan sonra gönder seçeneğini 12 saat, 1 gün, 3 gün veya 1 haftaya ayarlayın. Saatlik bir tarama, ardından katılımcının doldurduğu her ne varsa aynı sütun eşlemesiyle bir satır ekler. Submission status sütunu “Partial” gösterir, böylece tamamlanmamış yanıtları filtreleyebilirsiniz.

Yalnızca bir paylaşım bağlantısından gelen taslaklar taranır ve Zorunlu alanlar bunu daha da daraltır: satır yalnızca seçtiğiniz alanlardan en az biri doldurulmuşsa eklenir.

Hata yönetimi

Herhangi bir türde 5 ardışık hata sonrasında entegrasyon hata durumuyla otomatik olarak duraklar ve kurulumu yapan kişiye bir bildirim e-postası gönderilir. Altta yatan sorunu çözün ve entegrasyonu yeniden etkinleştirin — bir sonraki yeni gönderimle devam eder.

SSS

Sonraki adımlar