Google Sheets

Was du erhältst

• Eine Zeile pro Einreichung, in Echtzeit synchronisiert
• Spalten-Mapping auf Feldebene mit benutzerdefinierten Bezeichnungen

• Metadatenspalten (Eingereicht am, E-Mail der befragten Person, Einreichungs-ID, Formularname, Einreichungsstatus, PDF-Link, Kanal, Request-ID)

• Automatisch erstellte Tabelle pro Formular
• Vorhandene Einreichungen beim Verbinden nachfüllen
• Mehrere Google-Konten pro Arbeitsbereich
• Testzeile zur Überprüfung der Verbindung, bevor echte Einreichungen eingehen

Google Sheets verbinden

1. 1

   Formulareinstellungen → Integrationen öffnen

   Wähle Google Sheets aus der Integrationsliste aus.

2. 2

   Ein Google-Konto verbinden

   Wähle ein bereits verbundenes Google-Konto oder autorisiere ein neues. Du wirst zu Google weitergeleitet, um formbase Zugriff auf das Erstellen und Bearbeiten von Tabellen zu erteilen. Du kannst einen benutzerdefinierten Tabellennamen festlegen (standardmäßig wird der Formularname verwendet).

3. 3

   Felder zu Spalten zuordnen

   Wähle aus, welche Formularfelder und Metadaten als Spalten enthalten sein sollen. Benenne jede Spaltenbezeichnung um, damit sie zu deinem Workflow passt. Standardmäßig sind alle Felder enthalten.

4. 4

   Fertigstellen

   Überprüfe deine Einrichtung. Aktiviere „Bestehende Einreichungen exportieren", um vergangene Antworten nachzufüllen. Eine neue Tabelle wird bei der ersten Einreichung erstellt. Öffne die Integration nach dem Speichern aus der Liste, um eine Testzeile zu senden.

Spalten-Mapping

Aktiviere Alle Formularfelder exportieren, um jede Frage einzuschließen, oder deaktiviere es, um bestimmte Felder auszuwählen und benutzerdefinierte Spaltenüberschriften festzulegen.

Spaltenbezeichnungen entsprechen standardmäßig dem Fragentitel, können aber überschrieben werden — hilfreich, wenn deine Tabelle in ein anderes Tool eingespeist wird, das bestimmte Überschriftennamen erwartet.

Werte werden nach Spaltenposition geschrieben, nie durch Abgleich mit dem Überschriftentext. Eine Überschrift in Google Sheets umzubenennen ist unbedenklich; eine Spalte umzusortieren oder zu löschen dagegen nicht — dabei landen Werte am falschen Platz. Wenn sich deine Zuordnung oder die Fragen deines Formulars ändern, schreibt formbase Zeile 1 der von ihm erstellten Tabelle neu, damit die Überschrift immer zu dem passt, was angehängt wird.

Wiederholungsgruppen

Eine Wiederholungsgruppe lässt Befragte so viele Einträge hinzufügen, wie sie brauchen — etwa eine Gästeliste mit Name und Alter zu jedem Eintrag. In der Feldauswahl legst du fest, wie sie zugeordnet wird:

• Die gesamte Gruppe wird einer Spalte zugeordnet. Jeder Eintrag erscheint als nummerierte, beschriftete Zeile, etwa „1. Full name: Jane Appleseed, Age: 34, 2. Full name: Marcus Lee, Age: 29”.

• Jedes einzelne Feld wird seiner eigenen Spalte zugeordnet. Die Werte aus jedem Eintrag werden mit · verbunden, sodass die Spalte Full name „Jane Appleseed · Marcus Lee” liest.

Wähle eines, das andere, oder beides. Entfernst du später ein Feld aus deinem Formular, erscheint es weiterhin in der Auswahl, sodass vergangene Einreichungen ihre Spalte behalten — deine Zuordnung bricht nie.

Metadatenspalten

Standardmäßig sind Eingereicht am und Einreichender enthalten. Füge während der Einrichtung beliebige Metadatenspalten hinzu oder entferne sie, und benenne sie wie eine normale Spaltenüberschrift um.

Mehrere Google-Konten

Ein Arbeitsbereich kann mehrere Google-Konten verbunden haben, und jedes Formular wählt eines aus. Das funktioniert gut, wenn verschiedene Teams ihr eigenes Google Drive verwalten oder du Kundentabellen in separaten Konten haben möchtest.

Um ein weiteres Konto hinzuzufügen, starte eine neue Integrationseinrichtung und autorisiere sie mit einer anderen Google-E-Mail. Bestehende Integrationen behalten ihr aktuelles Konto.

Vorhandene Einreichungen nachfüllen

Wenn du zum ersten Mal eine Verbindung herstellst, kannst du alle vorhandenen Einreichungen in die Tabelle exportieren. Das Nachfüllen läuft im Hintergrund in Batches von 50 Zeilen, wobei der Fortschritt im Integrationsbereich angezeigt wird.

Zeilen werden in der Reihenfolge der Einreichungen geschrieben (älteste zuerst), sodass die Tabelle chronologisch lesbar ist.

Automatisch erstellte Tabellen

formbase erstellt eine Tabelle in deinem Google Drive, wenn die erste Einreichung eingeht (nicht beim Speichern). Die Tabelle verwendet den Namen deines Formulars oder den benutzerdefinierten Namen, den du während der Einrichtung festgelegt hast. Wenn du die Tabelle löschst, erstellt formbase bei der nächsten Einreichung eine neue — du verlierst keine Daten.

Testereignis

Der Integrationsdetailbereich verfügt über eine Schaltfläche Test senden. Sie fügt der Tabelle eine Platzhalterzeile hinzu, damit du das Spalten-Mapping überprüfen kannst, ohne auf eine echte Einreichung zu warten. Fragenspalten zeigen [Question Title]-Platzhalter; Metadatenspalten zeigen synthetisierte Werte.

Ereignisse bei abgebrochenen Antworten

Wenn eine befragte Person dein Formular beginnt, aber nicht abschließt, kann formbase die Teildaten trotzdem synchronisieren. Stelle im Schritt Abgebrochene Einreichungen Abbruch-Ereignis senden nach auf 12 Stunden, 1 Tag, 3 Tage oder 1 Woche. Ein stündlicher Durchlauf hängt dann eine Zeile mit dem an, was die befragte Person ausgefüllt hat, unter Verwendung derselben Spaltenzuordnung. Die Spalte Einreichungsstatus zeigt „Partial”, sodass du unvollständige Antworten filtern kannst.

Nur Entwürfe von einem Freigabe-Link werden erfasst, und Erforderliche Felder schränkt es weiter ein: Die Zeile wird nur angehängt, wenn mindestens eines der von dir gewählten Felder ausgefüllt wurde.

Fehlerbehandlung

Nach 5 aufeinanderfolgenden Fehlern jeglicher Art wird die Integration automatisch mit einem Fehlerstatus pausiert, und die Person, die sie eingerichtet hat, erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail. Behebe das zugrunde liegende Problem und aktiviere die Integration erneut — sie wird ab der nächsten neuen Einreichung fortgesetzt.

FAQ

Nächste Schritte