Mitglieder einladen

So funktioniert es

Der Inhaber des Arbeitsbereichs lädt andere ein, indem er einen Einladungslink teilt. Du bestimmst, wie lange der Link aktiv bleibt und wie viele Personen ihn nutzen können. Sende ihn auf beliebigem Weg — per E-Mail, über Slack oder füge ihn irgendwo ein.

Jeder Arbeitsbereich hat jeweils einen aktiven Einladungslink. Das Erzeugen eines neuen Links widerruft den vorherigen, und wer den alten Link hat, kann damit nicht mehr beitreten.

Einladen ist Sache des Inhabers. Das Einlösen eines Links gewährt vollen Lese- und Schreibzugriff auf jedes Formular und jede Einsendung im Arbeitsbereich — das Team zu vergrößern ist daher allein die Entscheidung des Inhabers. Ein Mitglied sieht den Einladungsbereich gar nicht erst — die gesamte Einstellungsseite ist nur für den Inhaber.

Einen Einladungslink erstellen

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   Arbeitsbereichseinstellungen öffnen

   Klicke oben links in der Seitenleiste auf deinen Arbeitsbereichsnamen und wähle dann Arbeitsbereichseinstellungen.

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   Auf „Einladen" klicken

   Ein Panel öffnet sich. Hat der Arbeitsbereich noch keinen Link, erstellt formbase einen für dich — davor siehst du kurz einen Ladezustand, bevor der teilbare Link erscheint.

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   Ablaufdatum und Nutzungslimit festlegen (optional)

   Aktiviere „Ablaufdatum festlegen", um ein Datum zu wählen, an dem der Link nicht mehr funktioniert, und „Nutzungen begrenzen", um festzulegen, wie viele Personen damit beitreten können. Lass beides aus, um den Link unbegrenzt offen zu halten.

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   Kopieren und teilen

   Sende den Link an die Person, die du einladen möchtest. Sie wird hinzugefügt, sobald sie annimmt.

Das Panel zeigt dir, wie viele Personen beigetreten sind, wann der Link abläuft und wie viele seiner Nutzungen verbraucht sind. Läuft der Link ab oder erreicht er sein Limit, nutze Diesen Link ersetzen, um einen neuen zu erzeugen.

Was die eingeladene Person sieht

Beim Öffnen des Links sehen sie den Namen des Arbeitsbereichs und eine Schaltfläche zum Beitreten. Sie brauchen ein formbase-Konto — sich vorher anzumelden oder zu registrieren ist kein Problem, der Link funktioniert danach weiterhin. Der Link sagt ihnen deutlich, wenn er ungültig ist, abgelaufen ist, keine Nutzungen mehr übrig hat, oder wenn sie bereits Mitglied des Arbeitsbereichs sind.

Rollen

Jeder Arbeitsbereich hat genau einen Inhaber und unbegrenzt viele Mitglieder.

• Inhaber — volle Kontrolle über Mitglieder, Arbeitsbereichseinstellungen und Löschung. Der Inhaber hat außerdem denselben Formular-Bearbeitungszugang wie Mitglieder.
• Mitglied — erstellt, bearbeitet, veröffentlicht, dupliziert und löscht Formulare. Sendet und verwaltet Requests. Sieht und exportiert Einsendungen. Verwaltet formularspezifische Integrationen und Designs. Organisiert mit Ordnern.

Es gibt keine Betrachter-Rolle und keine reine Leserolle: Jedes Mitglied ist voller Bearbeiter für alles im Arbeitsbereich. Die Inhaberschaft lässt sich nicht übertragen.

Was Mitglieder erhalten

• Pro-Funktionen gelten für alle. Ist der Inhaber auf Pro, erhält jedes Mitglied den vollen Pro-Funktionsumfang für die Formulare dieses Arbeitsbereichs — eigene Domains, eigene Themes, E-Mail-Anpassung, Wiederherstellung abgebrochener Antworten, KI Skills, erweiterte Analysen und höhere Limits. Keine individuellen Upgrades nötig.
• Funktionen folgen dem Arbeitsbereich, nicht dir. Die Möglichkeiten eines Arbeitsbereichs richten sich nach dem Plan seines Inhabers. Bist du auf Pro, bearbeitest aber im kostenlosen Arbeitsbereich einer anderen Person, bleibt dieser Arbeitsbereich auf den kostenlosen Limits — und ein Pro-Mitglied kann in einem kostenlosen Arbeitsbereich keine bezahlten Funktionen freischalten.
• Speicher und Formularanzahl werden dem Inhaber angerechnet. Alle Datei-Uploads im Arbeitsbereich (Titelbilder, Bilder, Dateien von Befragten) nutzen das Speicherkontingent des Inhabers, und jedes Formular zählt gegen die Limits des Inhabers.
• KI-Credits sind auf Free und Pro pro Nutzer. Auf Business kann der Inhaber des Arbeitsbereichs einen gemeinsamen Pool aktivieren, der die KI-Nutzung der Mitglieder in diesem Arbeitsbereich abdeckt. Siehe KI-Credits & Nutzung.
• API-Keys und OAuth-Apps sind persönlich. Jedes Mitglied erstellt seine eigenen unter OAuth und API-Keys. Nur der Ersteller kann Key-Details (Name, Präfix, Ablaufdatum) sehen oder sie widerrufen. Der vollständige Key wird einmalig bei der Erstellung angezeigt. Wird ein Mitglied entfernt, werden seine Keys für diesen Arbeitsbereich sofort ungültig.

Was Mitglieder nicht tun können

• Die Arbeitsbereichseinstellungen öffnen
• Den Arbeitsbereich umbenennen oder seine Zeitzone und die Sprache der Benachrichtigungs-E-Mails ändern
• Den Einladungslink erstellen, ändern oder widerrufen
• Andere Mitglieder entfernen
• Den Arbeitsbereich löschen
• Gemeinsame KI-Credits ein- oder ausschalten
• Das Abonnement, die Abrechnungsdetails oder die Rechnungen des Inhabers einsehen oder ändern

Nur der Inhaber des Arbeitsbereichs kann das.

Ein Mitglied entfernen

Öffne in Arbeitsbereichseinstellungen → Mitglieder die Zeile eines Mitglieds und wähle Mitglied entfernen. Es verliert sofort den Zugriff, und seine API-Keys und verbundenen Apps für diesen Arbeitsbereich werden widerrufen. Seine Formulare und Einsendungen bleiben im Arbeitsbereich — sie gehören dem Arbeitsbereich, nicht der Person. Der Inhaber kann nicht entfernt werden.

Einen Arbeitsbereich verlassen

Mitglieder können einen Arbeitsbereich jederzeit über das Dropdown-Menü in der Seitenleiste verlassen. Das Verlassen löscht deine API-Keys und verbundenen Apps für diesen Arbeitsbereich. Sie funktionieren sofort nicht mehr. Du brauchst eine neue Einladung, um wieder beizutreten, und alte Zugangsdaten werden nicht wiederhergestellt. Der Inhaber kann nicht austreten — er muss stattdessen den Arbeitsbereich löschen.

Limits

• Unbegrenzte Mitglieder pro Arbeitsbereich, in jedem Tarif
• Ein aktiver Einladungslink pro Arbeitsbereich
• Links können ein Nutzungslimit haben (setze es auf 1 für einen Einmal-Link)
• Links können ein Ablaufdatum haben

Nächste Schritte