Einreichungen exportieren

Von wo aus exportieren

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   Tab „Einreichungen" öffnen

   Öffne dein Formular und wechsle zum Tab „Einreichungen".

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   Auf das Download-Menü klicken

   Der Download-Button befindet sich in der Werkzeugleiste über der Einreichungstabelle.

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   Format auswählen

   Als CSV herunterladen oder Als Excel herunterladen. PDF ist pro Einreichung, über das Aktionsmenü einer Zeile.

Der Download-Button funktioniert auf den Tabs Zusammenfassung und Einreichungen. Auf Analysen ist er deaktiviert — wechsle zurück zu Zusammenfassung oder Einreichungen, um zu exportieren.

Formate

• CSV — ideal für Tabellenkalkulationen und einfache Importe in andere Tools.
• Excel (XLSX) — behält Datentypen bei und verarbeitet große Formulare sauber.
• PDF (pro Einreichung) — eine formatierte, druckfertige Kopie einer einzelnen Antwort, einschließlich Bilder und Unterschriften.

Bulk-Export

Wende die gewünschten Filter an (Status, Freigabelink, Suche), nutze dann den Download-Button und wähle CSV oder Excel. Die Datei wird auf deinen Computer heruntergeladen. Einreichungen aus einem Test-Request sind nie enthalten.

PDF pro Einreichung

Wähle PDF herunterladen aus dem Aktionsmenü einer Zeile. Das PDF erscheint in der Sprache, in der der Einsender geantwortet hat. Der erste Download bereitet das PDF vor, das dauert ein paar Sekunden. Danach lädt es sofort herunter. Teilweise Einreichungen haben kein PDF.

Ist in deinem Speicher kein Platz mehr, um das PDF aufzubewahren, bereitet jeder Download ein neues PDF vor, bis zu 20 pro Tag und Workspace.

Was das PDF enthält

Ein PDF ist das Formular selbst, gerendert mit den Antworten dieses Einsenders. Es enthält also:

• Formulartitel und Logo, so wie sie beim Absenden der Antwort waren
• Jeden Block bis zur Dankesseite, in Formularreihenfolge, mit ausgefüllten Antworten
• Versteckte und berechnete Feldwerte, überall dort, wo das Formular sie anzeigt
• Bilder und Unterschriften, eingebettet im Dokument
• Terminvereinbarungsdetails — Termin, Datum/Uhrzeit, Teilnehmer und Ort
• Eine Schlusszeile mit „Eingereicht am” und, sofern du Branding nicht abgeschaltet hast, dem formbase-Badge

Metadaten wie die Referenz-PINs erscheinen dort, wo dein Formular sie erwähnt, nicht als eigener Block.

PDFs verwenden einen Snapshot deines Formulars

formbase erstellt bei jeder Einreichung einen Snapshot deines veröffentlichten Formulars. Das PDF zeigt immer diesen Snapshot — nicht die aktuelle Version deines Formulars.

Das bedeutet:

• Das Bearbeiten deines Formulars nach einer Einreichung ändert das PDF nicht. Das PDF zeigt das Formular genau so, wie der Einsender es gesehen hat.
• Das Herunterladen eines PDFs Wochen später ergibt dasselbe Dokument wie ein sofortiger Download direkt nach der Einreichung.
• Per E-Mail versendete PDFs und heruntergeladene PDFs zeigen denselben Inhalt. formbase rendert beide aus demselben eingefrorenen Snapshot, in der Sprache des Einsenders. Bewahrt formbase ein PDF mit der Einreichung auf, weil das Formular eine Signature-Frage enthält oder eine Integration den Link zum PDF sendet, liefert dir der Download diese gespeicherte Datei.

Branding auf PDFs

Die Branding-Einstellung unter Formulareinstellungen → Allgemein steuert, ob das formbase-Badge am Ende des PDFs erscheint. formbase friert sie zum Zeitpunkt der Einreichung ein, eine spätere Änderung wirkt sich also nur auf zukünftige Einreichungen aus. Branding abzuschalten erfordert einen Pro- oder Business-Plan.

PDF als E-Mail-Anhang

Du kannst ein PDF sowohl an die eigene Benachrichtigung als auch an die Teilnehmerbestätigung anhängen. Aktiviere Antwort-PDF anhängen unter Formulareinstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen bei der jeweiligen E-Mail. formbase rendert das PDF dann direkt nach dem Absenden des Einsenders und hängt es an die ausgehende Nachricht an. Lässt sich das PDF nicht innerhalb von 15 Minuten rendern, wird die E-Mail ohne PDF gesendet. Das PDF anzuhängen erfordert einen Pro- oder Business-Plan; der Download aus der Einreichung funktioniert in jedem Plan.

Weitere Details zur Einrichtung findest du unter Eigene Benachrichtigungen und Einsender-Benachrichtigungen.

Was je Format enthalten ist

CSV und Excel exportieren genau die Spalten, die die Tabelle zeigt, in der Reihenfolge, in der du sie angeordnet hast — eine Frage in den Fragensteuerelementen auszublenden entfernt sie also auch aus der Datei. Das Übersetzen einer Einreichung ändert einen Export nie: Exporte enthalten immer die eingereichten Werte.

Wiederholungsgruppen-Daten in Exporten

Eine Wiederholungsgruppe lässt Einsender so viele Einträge hinzufügen, wie sie brauchen — die Anzahl der Antworten variiert also pro Einreichung. CSV und Excel bleiben bei einer Zeile pro Einreichung, indem die ganze Gruppe eine Spalte erhält.

Diese Zelle listet jeden Eintrag als Feld: Wert-Paare auf, Einträge durch einen senkrechten Strich getrennt. Eine Gruppe „Guests” mit den Feldern Full name und Age, dreimal ausgefüllt, liest sich so:

Full name: Jane Appleseed, Age: 34 | Full name: Marcus Lee, Age: 29 | Full name: Priya Shah, Age: 41

Ein Mitglied, das der Einsender leer gelassen hat, zeigt -, und eine Einreichung, bei der niemand einen Eintrag hinzugefügt hat, zeigt - für die ganze Gruppe.

Brauchst du stattdessen eine Zeile pro Eintrag, exportiere aus dem Tab Zusammenfassung: Seine Gruppenzeilen führen den Gruppennamen, die Eintragsanzahl, die Einreichungsanzahl und eine Zeile pro Feldwert eines Mitglieds.

Zusammenfassungs-Export

Beim Exportieren aus dem Tab Zusammenfassung erhältst du Gesamtzahlen und Aufschlüsselungen pro Frage anstelle einzelner Antworten — eine Zeile pro Option, Wert oder Antwort, jede mit Frage, Fragetyp, Antwortanzahl, Aufrufanzahl und Abbruchanzahl. Auswahlfragen ergänzen Option, Anzahl und Prozentsatz; Bewertung und Lineare Skala ergänzen eine Durchschnittszeile; Rangfolge ergänzt den Durchschnittsrang und die Anzahl erster Plätze; Zahlung ergänzt eine Summe pro Währung sowie eine Zeile pro Transaktion mit ihrem Quittungslink.

Gefilterte Exporte

Exporte berücksichtigen die aktiven Filter. Wenn du nach Status, Freigabelink oder Suchbegriff gefiltert hast, enthält die exportierte Datei nur die passenden Einreichungen.

Exporte automatisieren

formbase bietet keine geplanten Exporte. Für die Echtzeit-Übertragung in eine Tabellenkalkulation verbinde Google Sheets oder Airtable. Neue Einreichungen werden automatisch synchronisiert.

Nächste Schritte