Inzendingen exporteren

Waar exporteer je vanuit

1. 1

   Open het tabblad Inzendingen

   Ga naar je formulier en open het tabblad Inzendingen.

2. 2

   Klik op het downloadmenu

   De downloadknop staat in de werkbalk boven de inzendingstabel.

3. 3

   Kies een bestandsformaat

   Download als CSV of Download als Excel. PDF is per inzending, via het actiemenu van een rij.

De downloadknop werkt op de tabbladen Samenvatting en Inzendingen. Op Analyses is hij uitgeschakeld — schakel terug naar Samenvatting of Inzendingen om te exporteren.

Bestandsformaten

• CSV — het meest geschikt voor spreadsheets en eenvoudige imports in andere tools.
• Excel (XLSX) — behoudt gegevenstypen en verwerkt grote formulieren overzichtelijk.
• PDF (per inzending) — een opgemaakte, afdrukbare kopie van één antwoord, inclusief afbeeldingen en handtekeningen.

Bulkexport

Pas de gewenste filters toe (status, deellink, zoekterm), gebruik dan de downloadknop en kies CSV of Excel. Het bestand wordt naar je computer gedownload. Inzendingen van een testaanvraag worden nooit meegenomen.

PDF per inzending

Kies PDF downloaden in het actiemenu van een rij. De PDF staat in de taal waarin de respondent heeft geantwoord. De eerste download maakt de PDF klaar, dat duurt een paar seconden. Daarna wordt hij direct gedownload. Gedeeltelijke inzendingen hebben geen PDF.

Heeft je opslag geen ruimte meer om de PDF te bewaren, dan maakt elke download een nieuwe PDF klaar, tot 20 per dag per werkruimte.

Wat de PDF bevat

Een PDF is het formulier zelf, weergegeven met de antwoorden van deze respondent, dus bevat het:

• De omslagafbeelding en het logo van het formulier, zoals ze waren toen de respondent indiende
• Elk blok tot en met de bedankpagina, in formuliervolgorde, met de antwoorden ingevuld
• Verborgen velden en berekende waarden, overal waar het formulier ze toont
• Afbeeldingen en handtekeningen, ingebed in het document
• Afspraakgegevens — evenement, datum/tijd, deelnemer en locatie van de afspraak
• Een slotregel met “Ingediend op” en, tenzij je branding hebt uitgeschakeld, de formbase-badge

Metagegevens zoals de referentie-PIN’s verschijnen waar je formulier ze vermeldt, niet als apart blok.

PDF’s gebruiken een momentopname van je formulier

formbase maakt een momentopname van je gepubliceerde formulier op het moment dat iemand het indient. De PDF toont altijd die momentopname — niet de huidige versie van je formulier.

Dit betekent:

• Je formulier bewerken nadat iemand het heeft ingediend, verandert hun PDF niet. De PDF toont het formulier precies zoals de respondent het heeft gezien.
• Een PDF weken later downloaden geeft hetzelfde document als direct na de inzending.
• PDF’s via e-mail en gedownloade PDF’s laten hetzelfde zien. formbase rendert beide vanuit dezelfde bevroren momentopname, in de taal van de respondent. Als formbase een PDF bij de inzending bewaart — omdat het formulier een Signature-vraag heeft of een integratie de link ervan verstuurt — krijg je bij het downloaden dat opgeslagen bestand.

Branding op PDF’s

De brandinginstelling in Formulierinstellingen → Algemeen bepaalt of de formbase-badge aan het einde van de PDF verschijnt. formbase bevriest deze op het moment van inzending, dus het later wijzigen ervan heeft alleen effect op toekomstige inzendingen. Branding uitschakelen vereist een Pro- of Business-abonnement.

PDF als e-mailbijlage

Je kunt een PDF toevoegen aan zowel de eigen melding als de bevestiging aan de respondent. Schakel Voeg inzendingspdf bij in bij Formulierinstellingen → E-mailmeldingen onder een van beide e-mails. formbase rendert de PDF dan direct nadat de respondent heeft ingediend en voegt deze toe aan de uitgaande e-mail. Kan de PDF niet binnen 15 minuten worden gerenderd, dan gaat de e-mail zonder de PDF de deur uit. Een pdf toevoegen als bijlage vereist een Pro- of Business-abonnement; de pdf downloaden vanuit de inzending werkt op elk abonnement.

Zie Eigen meldingen en Meldingen voor respondenten voor meer informatie over de instelling.

Wat per formaat is inbegrepen

CSV en Excel exporteren precies de kolommen die de tabel toont, in de volgorde waarin je ze hebt gezet — een vraag verbergen in de vraaginstellingen laat hem dus ook uit het bestand weg. Een inzending vertalen verandert een export nooit: exports bevatten altijd de ingediende waarden.

Gegevens van herhaalgroepen in exports

Met een herhaalgroep kan een respondent zoveel items toevoegen als nodig, dus het aantal antwoorden verschilt per inzending. CSV en Excel blijven één rij per inzending door de hele groep één kolom te geven.

Die cel toont elk item als Veld: waarde-paren, gescheiden door een verticale streep. Een groep “Gasten” met Volledige naam en Leeftijd, drie keer ingevuld, ziet er zo uit:

Full name: Jane Appleseed, Age: 34 | Full name: Marcus Lee, Age: 29 | Full name: Priya Shah, Age: 41

Een lid dat de respondent leeg liet, toont -, en een inzending waarin niemand een item heeft toegevoegd, toont - voor de hele groep.

Heb je liever één rij per item? Exporteer dan vanuit het tabblad Samenvatting: de groepsrijen daar bevatten de groepsnaam, het aantal items, het aantal inzendingen en één rij per waarde van een ledenveld.

Samenvattingsexport

Exporteren vanuit het tabblad Samenvatting geeft je totalen en uitsplitsingen per vraag in plaats van individuele antwoorden — één rij per optie, waarde of antwoord, elk met de vraag, het type, het aantal antwoorden, het aantal weergaven en het aantal afhakers. Keuzevragen voegen Optie, Aantal en Percentage toe; Beoordeling en Lineaire schaal voegen een gemiddelde rij toe; Rangschikking voegt de gemiddelde rangorde en het aantal keer eerste plaats toe; Betaling voegt een totaal per valuta toe plus één rij per transactie met de link naar de bon.

Gefilterde exports

Exports houden rekening met de actieve filters. Als je hebt gefilterd op status, deellink of zoekterm, bevat het geëxporteerde bestand alleen de overeenkomende inzendingen.

Exports automatiseren

formbase biedt geen geplande exports. Voor realtime doorsturen naar een spreadsheet kun je Google Sheets of Airtable koppelen. Nieuwe inzendingen worden dan automatisch gesynchroniseerd.

Volgende stappen