Notion

Wat je krijgt

• Één Notion-pagina per inzending
• Veldniveau-koppeling: formulierveld → database-eigenschap
• Optionele rijke paginatekst samengesteld uit antwoorden
• Eerdere inzendingen achteraf invullen op aanvraag
• Automatisch herstel wanneer database-eigenschappen worden hernoemd

Notion verbinden

1. 1

   Open Formulierinstellingen → Integraties

   Kies Notion uit de lijst.

2. 2

   Verbinden en een database kiezen

   Kies een bestaand verbonden Notion-account of autoriseer een nieuw account. Je wordt doorgestuurd naar Notion om toegang te verlenen — formbase kan alleen databases zien die je tijdens deze stap deelt. Kies vervolgens de doeldatabase.

3. 3

   Velden → eigenschappen koppelen

   Koppel elk formulierveld aan een Notion-eigenschap. Alleen compatibele typen worden getoond (zie tabel hieronder). Je kunt ook een rijke paginatekst samenstellen via de sjablooneditor.

4. 4

   Afronden

   Gebruik "Test versturen" om een tijdelijke pagina aan te maken en de verbinding te verifiëren. Schakel "Bestaande inzendingen exporteren" in om eerdere reacties achteraf in te vullen. Nieuwe inzendingen worden gesynchroniseerd zodra je opslaat.

Testgebeurtenis

De stap Afronden en het integratie-detailpaneel hebben beide een knop Test versturen waarmee een echte pagina in je database wordt aangemaakt. Tekst- en titeleigenschappen krijgen [Question Title]-plaatshouders, getallen krijgen 0, e-mails krijgen test@example.com, datums krijgen het huidige tijdstempel, selecties gebruiken de eerste beschikbare optie en bestanden krijgen een kleine plaatshouderafbeelding. Verwijder de testpagina na verificatie.

Eerdere inzendingen achteraf invullen

Na het verbinden kun je eerdere reacties achteraf in de database invullen. Pagina’s worden één voor één aangemaakt (~3 per seconde om binnen de snelheidslimieten van Notion te blijven), waarbij elke 10 pagina’s voortgang wordt gelogd.

Eigenschaptypen

Metadata-eigenschappen

Kanaal toont “Public link” of “Request”, en Aanvraag-ID bevat het id van de aanvraag die een reactie beantwoordde, zodat een database die zowel reacties via een deellink als via een aanvraag verzamelt, ze uit elkaar kan houden en weer kan koppelen aan de aanvraag.

Herhalende groepen

Als je formulier een herhalende groep heeft, geeft de veldkiezer je twee manieren om deze te koppelen, afhankelijk van of je de hele groep in één eigenschap wilt of elk lidveld apart.

• De hele groep → één eigenschap — kies de groep zelf om elke invoer te koppelen aan één Rich text- (of Title-)eigenschap. Elke invoer verschijnt als een genummerde, gelabelde regel, zoals “1. Volledige naam: Jane Appleseed, Leeftijd: 34, 2. Volledige naam: Marcus Lee, Leeftijd: 29”.

• Elk lidveld → zijn eigen eigenschap — kies een lidveld om er een eigen eigenschap aan te geven. De waarden van elke invoer worden samengevoegd met “ · “ (bijvoorbeeld “Jane Appleseed · Marcus Lee”).

Lidvelden die niet meer in het formulier bestaan maar wel in eerdere inzendingen voorkomen, blijven koppelbaar, zodat synchronisatie voor oudere reacties nooit stopt.

Rijke paginatekst

Naast veldkoppeling kun je een rijke paginatekst samenstellen met de sjablooneditor. Typ @ om een formulierveldwaarde of metagegeven zoals PDF Link in te voegen — de editor toont deze als vermeldings-chips die bij synchronisatie worden omgezet.

Paginateksten ondersteunen alinea’s, vet, cursief, onderstrepen en koppelingen. Koppen, lijsten en afbeeldingen worden niet ondersteund — ze worden weergegeven als gewone alinea’s. Tekst wordt automatisch opgesplitst bij 2.000 tekens per rich-text-blok (de limiet van Notion).

Verlaten reactie-gebeurtenissen

Als een respondent je formulier begint maar niet afrondt, kan formbase de gedeeltelijke gegevens toch synchroniseren. Zet in de stap Verlaten inzendingen Stuur verlaten-gebeurtenis na op 12 uur, 1 dag, 3 dagen of 1 week. Een uurlijkse ronde maakt daarna een pagina aan met wat de respondent heeft ingevuld, met dezelfde eigenschapkoppeling als een voltooide inzending. Koppel het metagegevensveld “Inzendingsstatus” aan een Status- of Select-eigenschap om ze in Notion te onderscheiden.

Alleen concepten via een deellink worden meegenomen, en je kunt dit verder beperken met Verplichte velden — de pagina wordt alleen aangemaakt wanneer minstens één van de velden die je kiest is ingevuld.

Schemawijzigingen en automatisch herstel

Als je een eigenschap in Notion hernoemt, detecteert formbase de wijziging bij de volgende inzending en werkt de koppeling automatisch bij. Eigenschappen worden gekoppeld aan hun stabiele interne ID, zodat hernoemingen transparant verlopen.

Als je een eigenschap verwijdert, verwijdert formbase die uit de koppeling en blijft de rest synchroniseren. Als het type van een eigenschap verandert naar iets incompatibels (bijv. getal wordt selectie), kan de waarde niet worden gesynchroniseerd — open de integratie opnieuw en koppel dat veld opnieuw.

Problemen oplossen

• Database niet zichtbaar — Autoriseer opnieuw en deel de database met formbase tijdens het Notion-toestemmingsscherm.

• Eigenschap komt niet overeen — Niet-overeenkomende typen verhinderen synchronisatie. Open de integratie opnieuw om te zien welke velden aandacht nodig hebben.

• Snelheidslimieten — De API van Notion heeft limieten per werkruimte. formbase probeert automatisch opnieuw; achteraf invullen wordt beperkt tot ~3 pagina’s per seconde.

• Toegang ingetrokken — Als je formbase verwijdert via Notion Instellingen → Verbindingen, stopt de integratie met een fout en ontvangt de persoon die de integratie heeft ingesteld een e-mail. Verbind opnieuw om te herstellen.

Veelgestelde vragen

Volgende stappen