Aanvragen
Aanvragen overzicht
Een aanvraag is één toewijzing van een gepubliceerd formulier aan één persoon. Jouw automatisering maakt hem aan, formbase geeft een geheime link terug, de ontvanger vult een vooringevuld formulier in, en formbase roept je workflow terug aan zodat de run verdergaat.
Wat een aanvraag is
Een formulier is een herbruikbaar ontwerp. Een aanvraag is één toewijzing van dat ontwerp aan één met naam genoemde persoon — met hun gegevens al ingevuld, hun dossiernummer gekoppeld, en een callback die wacht op het moment dat ze klaar zijn.
Je bouwt hiervoor geen apart formulier. Elk gepubliceerd formulier kan als aanvraag worden verstuurd. Er verandert niets aan het formulier zelf; wat verandert is wie het opent en wat je automatisering weet zodra ze klaar zijn.
| Deellink | Aanvraag | |
|---|---|---|
| Wie het opent | Iedereen met de link | Eén specifieke persoon |
| Hoe vaak | Onbeperkt aantal respondenten | Eén invulling |
| Startwaarden | Wat het formulier van huis uit heeft | Per ontvanger vooringevuld, sommige velden vergrendeld |
| Wie het aanmaakt | Jij, in het deelvenster | Een automatisering, een agent, of de API — of jij, in het deelvenster |
| Wanneer het eindigt | Wanneer je het formulier sluit of depubliceert | Bij voltooiing, verlopen of annulering |
| Wat je terugkrijgt | Een inzending in de inbox | Een inzending, plus een ondertekende callback naar je workflow |
Twee kanalen, één formulier
In het deelvenster heeft een gepubliceerd formulier twee tabbladen — Openbare link en Aanvragen. Dit zijn de twee kanalen waarmee een formulier mensen bereikt, en een formulier kan ze allebei tegelijk gebruiken. De openbare link komt op je website; aanvragen gaan naar de drie leveranciers die je deze week achternazit. Zelfde formulier, zelfde antwoordeninbox.
Drie manieren om een aanvraag te maken
Open een gepubliceerd formulier, druk op Delen, en kies het kanaal Aanvragen. Het tabblad Handmatig maakt één aanvraag met de hand — vul de ontvanger in, vul vooraf in wat je weet, en druk op Uitnodiging versturen of Link aanmaken. De tabbladen curl en MCP geven je een kant-en-klaar fragment voor hetzelfde vanuit Make, Zapier, Claude, of een directe API-aanroep.
Een aanvraag die met de hand is gemaakt, gedraagt zich precies als een die een automatisering heeft aangemaakt: dezelfde levenscyclus, dezelfde herinneringen, dezelfde ondertekende callback. Probeer het zelf maakt een testaanvraag aan die aan jou is gericht en geeft je de link ervan — er wordt niets gemaild — zodat je de hele flow kunt doorlopen voordat je iets aansluit.
Stap voor stap in Zapier en n8n
De Zapier-handleidingen leiden je stap voor stap: een aanvraag vanuit een Zap versturen, reageren op de uitkomst, en de aanvraag opzoeken, eraan herinneren of annuleren. Dezelfde drie taken hebben handleidingen voor zelf gehoste n8n.
De levenscyclus
Je automatisering roept
requests.createaan met een formulier-id, de ontvanger, en alle waarden die je al weet.formbase geeft een aanvraaglink terug — een geheime URL zoals
https://form.formbase.so/r/rq_…. Die opent zo vaak als de ontvanger nodig heeft, vanaf elk apparaat.De ontvanger krijgt de link, ofwel via de aanvraaguitnodiging-e-mail die formbase verstuurt, ofwel via je eigen kanaal als je hem liever zelf verstuurt.
Ze openen een normaal formbase-formulier: jouw merk, jouw thema, jouw taal — met hun waarden al ingevuld en de velden die je hebt vergrendeld, alleen-lezen weergegeven.
Ze dienen in. De antwoorden komen in de inbox van het formulier terecht zoals elke andere inzending, en formbase stuurt een ondertekende callback naar de URL die je automatisering heeft opgegeven, gesorteerd op veldsleutel.
Als ze nooit klaar zijn, jagen herinneringen ze achterna volgens een schema, en de aanvraag verloopt uiteindelijk. Hoe dan ook wordt je automatisering op de hoogte gebracht — de callback vuurt ook af bij verlopen en annulering, zodat een workflowrun nooit blijft hangen.
Statussen
| Status | Betekenis |
|---|---|
| In behandeling | Open en wachtend op de ontvanger, of ze het al geopend hebben of niet. |
| Voltooid | Ze hebben ingediend. Definitief — een aanvraag is daarna niet meer bewerkbaar. |
| Verlopen | De vervaltermijn is verstreken terwijl de aanvraag nog in behandeling was. |
| Geannuleerd | Jij of je automatisering heeft hem ingetrokken terwijl hij nog in behandeling was. |
Voltooid, verlopen en geannuleerd zijn eindtoestanden: de link blijft werken maar toont een uitkomstpagina — een bevestiging, of een simpele melding “deze aanvraag is verlopen” — in plaats van het formulier.
Terwijl een aanvraag in behandeling is, registreert formbase ook wanneer hij voor het eerst is geopend, wanneer het eerste antwoord is opgeslagen, en de laatste activiteit. Dat is wat de pagina Aanvragen bedoelt met “niet geopend”, “geopend” en “bezig” — activiteit, geen extra statussen.
Wat je nodig hebt
Een gepubliceerd formulier. Veldsleutels bevriezen bij de eerste publicatie, en een aanvraag legt de versie vast die live was op het moment dat hij werd aangemaakt.
Een API-token, of de MCP-server verbonden met je agent. Een aanvraag die je met de hand maakt in het deelvenster heeft geen van beide nodig.
Een Pro- of Business-abonnement als je wilt dat formbase de uitnodiging e-mailt of herinneringen verstuurt. Aanvragen aanmaken, vooraf invullen, velden vergrendelen en callbacks ontvangen werkt op elk abonnement — je levert de link dan zelf af. Een Free-account kan zijn eerste 10 uitnodigingen door formbase laten mailen om het uit te proberen.
Ruimte in het quotum van deze maand. Aanvragen en deellink-inzendingen verbruiken dezelfde pool, en een aanvraag kost zijn eenheid op het moment dat hij wordt aangemaakt.