Google Sheets

Wat je krijgt

• Één rij per inzending, in realtime gesynchroniseerd
• Kolomtoewijzing op veldniveau met aangepaste labels

• Metadatakolommen (ingediend op, e-mailadres respondent, inzending-ID, formuliernaam, inzendingsstatus, PDF-link, kanaal, aanvraag-ID)

• Automatisch aangemaakt spreadsheet per formulier
• Bestaande inzendingen achteraf invullen bij verbinding
• Meerdere Google-accounts per werkruimte
• Testrij om de verbinding te verifiëren vóór echte inzendingen binnenkomen

Google Sheets verbinden

1. 1

   Open Formulierinstellingen → Integraties

   Kies Google Sheets uit de integratielijst.

2. 2

   Verbind een Google-account

   Kies een bestaand verbonden Google-account, of autoriseer een nieuw account. Je wordt doorgestuurd naar Google om formbase toegang te geven voor het aanmaken en bewerken van spreadsheets. Je kunt een aangepaste spreadsheet-naam instellen (standaard is de formuliernaam).

3. 3

   Wijs velden toe aan kolommen

   Kies welke formuliervelden en metadata je als kolommen wilt opnemen. Hernoem elk kolomlabel naar je eigen workflow. Alle velden zijn standaard inbegrepen.

4. 4

   Afronden

   Bekijk je instellingen. Schakel "Bestaande inzendingen exporteren" in om eerdere reacties achteraf in te vullen. Een nieuw spreadsheet wordt aangemaakt wanneer de eerste inzending binnenkomt. Open na het opslaan de integratie in de lijst om een testrij te versturen.

Kolomtoewijzing

Schakel Alle formuliervelden exporteren in om elke vraag op te nemen, of zet het uit om specifieke velden te kiezen en aangepaste kolomkoppen in te stellen.

Kolomlabels zijn standaard de vraagtitel, maar kunnen worden overschreven — handig als je spreadsheet wordt gebruikt door een ander hulpmiddel dat specifieke koptekstnamen verwacht.

Waarden worden geschreven op basis van de positie van de kolom, nooit door de koptekst te matchen. Een koptekst hernoemen in Google Sheets is onschadelijk; een kolom verplaatsen of verwijderen niet, en zet waarden op de verkeerde plek. Wanneer je toewijzing of de vragen van je formulier veranderen, herschrijft formbase rij 1 van het spreadsheet dat het heeft aangemaakt, zodat de koptekst blijft overeenkomen met wat het toevoegt.

Herhalende groepen

Een herhalende groep laat respondenten zoveel invoeren toevoegen als nodig — zoals een lijst met gasten, elk met een naam en leeftijd. In de veldkiezer kies je hoe je deze koppelt:

• De hele groep wordt gekoppeld aan één kolom. Elke invoer verschijnt als genummerde, gelabelde regels, zoals “1. Volledige naam: Jane Appleseed, Leeftijd: 34, 2. Volledige naam: Marcus Lee, Leeftijd: 29”.

• Elk lidveld wordt gekoppeld aan zijn eigen kolom. De waarden van elke invoer worden samengevoegd met · , zodat de kolom Volledige naam “Jane Appleseed · Marcus Lee” wordt.

Kies er één, de andere, of beide. Als je later een lidveld uit je formulier verwijdert, blijft het toch zichtbaar in de kiezer, zodat eerdere inzendingen hun kolom behouden — je koppeling blijft altijd werken.

Metadatakolommen

Standaard zijn Ingediend op en Indiener inbegrepen. Voeg tijdens de instelling elke metadatakolom toe of verwijder deze, en hernoem ze zoals een gewone kolomkop.

Meerdere Google-accounts

Een werkruimte kan meerdere Google-accounts verbonden hebben, en elk formulier kiest er één. Dit werkt goed wanneer verschillende teams hun eigen Google Drive beheren of je spreadsheets van klanten in afzonderlijke accounts wilt bewaren.

Om een ander account toe te voegen, start je een nieuwe integratie-instelling en autoriseer je met een ander Google-e-mailadres. Bestaande integraties behouden hun huidige account.

Bestaande inzendingen achteraf invullen

Wanneer je voor het eerst verbinding maakt, kun je alle bestaande inzendingen in het spreadsheet exporteren. Het achteraf invullen verloopt op de achtergrond in batches van 50 rijen, met voortgang zichtbaar in het integratiepaneel.

Rijen worden in volgorde van inzending geschreven (oudste eerst), zodat het spreadsheet chronologisch leesbaar is.

Automatisch aangemaakte spreadsheets

formbase maakt een spreadsheet aan in je Google Drive wanneer de eerste inzending binnenkomt (niet bij opslaan). Het spreadsheet gebruikt de naam van je formulier, of de aangepaste naam die je tijdens de instelling hebt opgegeven. Als je het spreadsheet verwijdert, maakt formbase een nieuw aan bij de volgende inzending — je verliest geen gegevens.

Testgebeurtenis

Het integratie-detailpaneel heeft een Test versturen-knop. Dit voegt een tijdelijke rij toe aan het spreadsheet zodat je de kolomtoewijzing kunt verifiëren zonder te wachten op een echte inzending. Vraagkolommen tonen [Question Title]-plaatshouders; metadatakolommen tonen gesynthetiseerde waarden.

Verlaten reactie-gebeurtenissen

Als een respondent je formulier begint maar niet afrondt, kan formbase de gedeeltelijke gegevens toch synchroniseren. Zet in de stap Verlaten inzendingen Stuur verlaten-gebeurtenis na op 12 uur, 1 dag, 3 dagen of 1 week. Een uurlijkse ronde voegt daarna een rij toe met wat de respondent heeft ingevuld, met dezelfde kolomtoewijzing. De kolom Inzendingsstatus toont “Gedeeltelijk” zodat je onvolledige reacties kunt filteren.

Alleen concepten via een deellink worden meegenomen, en Verplichte velden beperkt dit verder: de rij wordt alleen toegevoegd wanneer minstens één van de velden die je kiest is ingevuld.

Foutafhandeling

Na 5 opeenvolgende mislukkingen van welke aard dan ook, pauzeert de integratie automatisch met een foutstatus en ontvangt de persoon die het heeft ingesteld een notificatie-e-mail. Los het onderliggende probleem op en schakel de integratie opnieuw in — die hervat bij de volgende nieuwe inzending.

Veelgestelde vragen

Volgende stappen