Integraciones
Google Sheets
Envía cada envío a una hoja de cálculo de Google como una fila nueva. Mapea campos a columnas personalizadas, conecta varias cuentas de Google y rellena respuestas anteriores.
Qué obtienes
- Una fila por envío, sincronizada en tiempo real
- Mapeo de columnas por campo con etiquetas personalizadas
Columnas de metadatos (fecha de envío, correo del respondente, ID de envío, nombre del formulario, estado del envío, enlace del PDF, canal, ID de la solicitud)
- Hoja de cálculo creada automáticamente por formulario
- Relleno de envíos existentes al conectar
- Varias cuentas de Google por espacio de trabajo
- Fila de prueba para verificar la conexión antes de que lleguen envíos reales
Conectar Google Sheets
- 1
Abre Configuración del formulario → Integraciones
Elige Google Sheets de la lista de integraciones.
- 2
Conecta una cuenta de Google
Selecciona una cuenta de Google ya conectada o autoriza una nueva. Se te redirigirá a Google para que formbase pueda crear y editar hojas de cálculo. Puedes establecer un nombre de hoja de cálculo personalizado (por defecto usa el nombre del formulario).
- 3
Mapea campos a columnas
Elige qué campos del formulario y metadatos incluir como columnas. Renombra cualquier etiqueta de columna para adaptarla a tu flujo de trabajo. Todos los campos se incluyen por defecto.
- 4
Finaliza
Revisa tu configuración. Activa "Exportar envíos existentes" para rellenar respuestas anteriores. La hoja de cálculo se crea cuando llega el primer envío. Después de guardar, abre la integración desde la lista para enviar una fila de prueba.
Mapeo de columnas
Activa Exportar todos los campos del formulario para incluir cada pregunta, o desactívalo para elegir campos específicos y establecer encabezados de columna personalizados.
Las etiquetas de columna usan por defecto el título de la pregunta, pero se pueden cambiar — útil cuando tu hoja de cálculo se conecta a otra herramienta que espera nombres de encabezado específicos.
Los valores se escriben según la posición de la columna, nunca haciendo coincidir el texto del encabezado. Renombrar un encabezado en Google Sheets no tiene efecto; reordenar o eliminar una columna sí lo tiene, y coloca los valores en el lugar equivocado. Cuando tu mapeo o las preguntas de tu formulario cambian, formbase reescribe la fila 1 de la hoja de cálculo que creó para que el encabezado siga coincidiendo con lo que añade.
Grupos repetibles
Un grupo repetible permite que los encuestados añadan tantas entradas como necesiten — como una lista de invitados, cada uno con un nombre y una edad. En el selector de campos eliges cómo mapearlo:
Todo el grupo se mapea a una sola columna. Cada entrada aparece como filas numeradas y etiquetadas, como “1. Nombre completo: Jane Appleseed, Edad: 34, 2. Nombre completo: Marcus Lee, Edad: 29”.
Cada campo miembro se mapea a su propia columna. Los valores de cada entrada se unen con
·, de modo que la columna Nombre completo queda “Jane Appleseed · Marcus Lee”.
Elige uno, el otro o ambos. Si más adelante eliminas un campo miembro de tu formulario, sigue apareciendo en el selector para que los envíos anteriores conserven su columna — tu mapeo nunca se rompe.
Columnas de metadatos
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Fecha de envío | La fecha y hora en que se envió la respuesta. |
| Remitente | La dirección de correo electrónico del respondente cuando se capturó una, si no, “Anonymous”. |
| ID de envío | Un identificador único para el envío. |
| Nombre del formulario | El nombre interno de tu formulario. |
| Estado del envío | "Completed", "Partial" para un borrador abandonado, o "Updated" cuando el respondente lo editó. |
| PDF Link | Un enlace al PDF del envío generado. |
| Submission language | Código BCP 47 del idioma usado cuando se envió la respuesta. |
| Channel | "Public link" cuando la respuesta llegó por un enlace de compartición, "Request" cuando respondió una solicitud. |
| Request ID | El id de la solicitud que la respuesta contestó. Vacío para una respuesta por enlace de compartición. |
Por defecto, se incluyen Fecha de envío y Remitente. Agrega o quita cualquier columna de metadatos durante la configuración, y renombra cualquiera de ellas como un encabezado de columna normal.
Varias cuentas de Google
Un espacio de trabajo puede tener varias cuentas de Google conectadas, y cada formulario elige una. Esto es útil cuando distintos equipos gestionan su propio Google Drive o quieres que las hojas de cálculo de clientes estén en cuentas separadas.
Para agregar otra cuenta, inicia una nueva configuración de integración y autoriza con un correo de Google diferente. Las integraciones existentes conservan su cuenta actual.
Relleno de envíos existentes
Cuando te conectas por primera vez, puedes exportar todos los envíos existentes a la hoja de cálculo. El relleno se ejecuta en segundo plano en lotes de 50 filas, con el progreso visible en el panel de integración.
Las filas se escriben en orden de envío (los más antiguos primero) para que la hoja de cálculo se lea cronológicamente.
Hojas de cálculo creadas automáticamente
formbase crea una hoja de cálculo en tu Google Drive cuando llega el primer envío (no al guardar). La hoja de cálculo usa el nombre de tu formulario, o el nombre personalizado que estableciste durante la configuración. Si eliminas la hoja de cálculo, formbase crea una nueva en el siguiente envío — no pierdes ningún dato.
Evento de prueba
El panel de detalle de la integración tiene un botón Enviar prueba. Añade una fila de marcador de posición a la hoja de
cálculo para que puedas verificar el mapeo de columnas sin esperar un envío real. Las columnas de preguntas muestran marcadores de
posición [Question Title]; las columnas de metadatos muestran valores sintetizados.
Eventos de respuesta abandonada
Si un respondente comienza tu formulario pero no lo termina, formbase puede sincronizar igualmente los datos parciales. En el paso Envíos abandonados, ajusta Enviar evento abandonado después de a 12 horas, 1 día, 3 días o 1 semana. Una revisión cada hora añade entonces una fila con lo que el respondente haya completado, usando el mismo mapeo de columnas. La columna Estado del envío muestra “Partial” para que puedas filtrar respuestas incompletas.
Solo se revisan los borradores creados desde un enlace de compartir, y Campos requeridos lo acota más: la fila solo se añade cuando se ha rellenado al menos uno de los campos que elijas.
Función Pro
La entrega de respuestas abandonadas requiere un plan Pro o Business. La integración principal con Google Sheets está disponible en todos los planes. Consulta planes y precios.
Gestión de errores
| Error | Qué ocurre |
|---|---|
| Token expirado | formbase actualiza automáticamente — si el token de actualización es revocado, la integración se pausa y te pide que vuelvas a conectar |
| Hoja de cálculo eliminada | formbase crea una nueva hoja de cálculo, reescribe la fila de encabezado y añade el envío — sin pérdida de datos |
| Permiso denegado | La cuenta de Google perdió acceso a la hoja de cálculo — vuelve a conectar la cuenta para restaurarlo |
| Pestaña de la hoja renombrada | Los envíos se detienen con un error. El nombre de la pestaña queda fijo al crearla — vuelve a ponerle el nombre original, o recrea la integración |
| Límite de velocidad (429) | Se reintenta automáticamente con retroceso exponencial |
| Interrupción de Google (5xx) | Se reintenta automáticamente — tras 5 fallos consecutivos, la integración se pausa y la persona que la configuró recibe un correo de notificación |
Tras 5 fallos consecutivos de cualquier tipo, la integración se pausa automáticamente con un estado de error y la persona que la configuró recibe un correo de notificación. Soluciona el problema subyacente y vuelve a habilitar la integración — se reanudará desde el siguiente envío nuevo.
Preguntas frecuentes
No. formbase crea una en tu Google Drive cuando llega el primer envío.
formbase crea una nueva en el siguiente envío con los mismos encabezados de columna. No se pierde ningún dato.
Sí. Las cuentas de Google se conectan a nivel del espacio de trabajo. Cualquier miembro puede usar cualquier cuenta conectada al configurar una integración — sin necesidad de volver a autorizar.
Sí. Autoriza cuentas adicionales durante la configuración de nuevas integraciones. Cada formulario elige qué cuenta usar.
Permiso para crear y editar hojas de cálculo (API de Google Sheets), crear archivos en Google Drive (solo archivos) y leer tu correo electrónico y nombre de perfil. formbase no puede leer tus otros archivos de Drive ni acceder a nada fuera de las hojas de cálculo que crea.
Ambos aparecen como filas en la misma hoja de cálculo. La columna de metadatos “Estado del envío” muestra “Completado” o “Parcial”, para que puedas filtrar u ordenar por ella.
Sí. Abre la integración y vuelve a mapear los campos. La siguiente entrega reescribe la fila de encabezado para que coincida; las filas existentes conservan los valores con los que se escribieron.
No. La hoja de cálculo queda fija una vez creada la integración. Elimínala y crea una nueva.
Ve a Configuración del formulario → Integraciones → Google Sheets y elimina la integración. Para también revocar el acceso de formbase a tu cuenta de Google, visita la página de permisos de tu cuenta de Google.