Intégrations
Google Sheets
Envoyez chaque soumission vers une feuille de calcul Google sous forme de nouvelle ligne. Mappez les champs à des colonnes personnalisées, connectez plusieurs comptes Google et remplissez les réponses passées.
Ce que vous obtenez
- Une ligne par soumission, synchronisée en temps réel
- Mappage de colonnes au niveau des champs avec des libellés personnalisés
Colonnes de métadonnées (soumis le, e-mail du répondant, ID de soumission, nom du formulaire, statut de la soumission, lien PDF, canal, ID de la demande)
- Feuille de calcul créée automatiquement par formulaire
- Remplissage des soumissions existantes à la connexion
- Plusieurs comptes Google par espace de travail
- Ligne de test pour vérifier la connexion avant l’arrivée de vraies soumissions
Connecter Google Sheets
- 1
Ouvrir les paramètres du formulaire → Intégrations
Choisissez Google Sheets dans la liste des intégrations.
- 2
Connecter un compte Google
Choisissez un compte Google déjà connecté ou autorisez-en un nouveau. Vous serez redirigé vers Google pour accorder à formbase l’accès à la création et à la modification de feuilles de calcul. Vous pouvez définir un nom de feuille de calcul personnalisé (par défaut, le nom du formulaire).
- 3
Mapper les champs aux colonnes
Choisissez les champs de formulaire et les métadonnées à inclure comme colonnes. Renommez les libellés de colonnes pour correspondre à votre flux de travail. Tous les champs sont inclus par défaut.
- 4
Finaliser
Vérifiez votre configuration. Activez "Exporter les soumissions existantes" pour remplir les réponses passées. Une nouvelle feuille de calcul est créée à l'arrivée de la première soumission. Après l'enregistrement, ouvrez l'intégration depuis la liste pour envoyer une ligne de test.
Mappage des colonnes
Activez Exporter tous les champs du formulaire pour inclure chaque question, ou désactivez-le pour choisir des champs spécifiques et définir des en-têtes de colonnes personnalisés.
Les libellés de colonnes correspondent par défaut au titre de la question, mais peuvent être remplacés — utile lorsque votre feuille de calcul alimente un autre outil qui attend des noms d’en-têtes spécifiques.
Les valeurs sont écrites par position de colonne, jamais en faisant correspondre le texte de l’en-tête. Renommer un en-tête dans Google Sheets est sans danger ; réorganiser ou supprimer une colonne ne l’est pas, et place les valeurs au mauvais endroit. Quand votre mappage ou les questions de votre formulaire changent, formbase réécrit la ligne 1 de la feuille de calcul qu’il a créée afin que l’en-tête corresponde toujours à ce qu’il ajoute.
Groupes répétables
Un groupe répétable permet aux répondants d’ajouter autant d’entrées qu’ils en ont besoin — comme une liste d’invités, chacun avec un nom et un âge. Dans le sélecteur de champs, vous choisissez comment le mapper :
Le groupe entier se mappe sur une seule colonne. Chaque entrée s’affiche sous forme de lignes numérotées et étiquetées, comme “1. Full name: Jane Appleseed, Age: 34, 2. Full name: Marcus Lee, Age: 29”.
Chaque champ membre se mappe sur sa propre colonne. Les valeurs de chaque entrée sont jointes par
·, si bien que la colonne Full name affiche “Jane Appleseed · Marcus Lee”.
Choisissez l’un, l’autre, ou les deux. Si vous retirez plus tard un champ membre de votre formulaire, il apparaît toujours dans le sélecteur afin que les soumissions passées conservent leur colonne — votre mappage ne se casse jamais.
Colonnes de métadonnées
| Colonne | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Soumis le | La date et l'heure de soumission de la réponse. |
| Soumissionnaire | L’adresse e-mail du répondant quand elle a été capturée, sinon "Anonyme". |
| ID de soumission | Un identifiant unique pour la soumission. |
| Nom du formulaire | Le nom interne de votre formulaire. |
| Statut de la soumission | "Complétée", "Partielle" pour un brouillon abandonné, ou "Mise à jour" quand le répondant l’a modifiée. |
| PDF Link | Un lien vers le PDF de soumission généré. |
| Langue de soumission | Code BCP 47 de la langue utilisée lors de la soumission de la réponse. |
| Canal | "Public link" quand la réponse est arrivée via un lien de partage, "Request" quand elle a répondu à une demande. |
| ID de la demande | L'id de la demande à laquelle la réponse a répondu. Vide pour une réponse par lien de partage. |
Par défaut, Soumis le et Soumissionnaire sont inclus. Ajoutez ou retirez n’importe quelle colonne de métadonnées lors de la configuration, et renommez-en n’importe laquelle comme un en-tête de colonne normal.
Plusieurs comptes Google
Un espace de travail peut avoir plusieurs comptes Google connectés, et chaque formulaire en choisit un. Cela fonctionne bien lorsque différentes équipes gèrent leur propre Google Drive ou que vous souhaitez des feuilles de calcul clients dans des comptes séparés.
Pour ajouter un autre compte, démarrez une nouvelle configuration d’intégration et autorisez-le avec un autre e-mail Google. Les intégrations existantes conservent leur compte actuel.
Remplir les soumissions existantes
Lors de votre première connexion, vous pouvez exporter toutes les soumissions existantes dans la feuille de calcul. Le remplissage s’exécute en arrière-plan par lots de 50 lignes, avec une progression affichée dans le panneau d’intégration.
Les lignes sont écrites dans l’ordre de soumission (les plus anciennes en premier) pour que la feuille de calcul se lise chronologiquement.
Feuilles de calcul créées automatiquement
formbase crée une feuille de calcul dans votre Google Drive à l’arrivée de la première soumission (pas lors de l’enregistrement). La feuille de calcul utilise le nom de votre formulaire, ou le nom personnalisé que vous avez défini lors de la configuration. Si vous supprimez la feuille de calcul, formbase en crée une nouvelle à la prochaine soumission — vous ne perdez aucune donnée.
Événement de test
Le panneau de détail de l’intégration dispose d’un bouton Envoyer un test. Il ajoute une ligne d’espace réservé à la
feuille de calcul pour vous permettre de vérifier le mappage des colonnes sans attendre une vraie soumission. Les colonnes de questions
affichent des espaces réservés
[Question Title] ; les colonnes de métadonnées affichent des valeurs synthétisées.
Événements de réponses abandonnées
Si un répondant commence votre formulaire mais ne le termine pas, formbase peut tout de même synchroniser les données partielles. Sur l’étape Soumissions abandonnées, réglez Envoyer l’événement d’abandon après sur 12 heures, 1 jour, 3 jours ou 1 semaine. Un balayage horaire ajoute alors une ligne avec ce que le répondant a rempli, en utilisant le même mappage de colonnes. La colonne Statut de la soumission affiche “Partielle” pour vous permettre de filtrer les réponses incomplètes.
Seuls les brouillons d’un lien de partage sont balayés, et Champs obligatoires le restreint davantage : la ligne n’est ajoutée que si au moins un des champs choisis a été rempli.
Fonctionnalité Pro
La livraison des réponses abandonnées nécessite un plan Pro ou Business. L’intégration Google Sheets de base est disponible sur tous les plans. Voir les plans et tarifs.
Gestion des erreurs
| Erreur | Ce qui se passe |
|---|---|
| Jeton expiré | formbase se rafraîchit automatiquement — si le jeton de rafraîchissement est révoqué, l'intégration se met en pause et vous demande de vous reconnecter |
| Feuille de calcul supprimée | formbase crée une nouvelle feuille de calcul, réécrit la ligne d'en-tête et ajoute la soumission — aucune donnée perdue |
| Accès refusé | Le compte Google a perdu l'accès à la feuille de calcul — reconnectez le compte pour restaurer |
| Onglet de feuille renommé | Les ajouts s'arrêtent avec une erreur. Le nom de l'onglet est fixé à la création — renommez-le à l'identique, ou recréez l'intégration |
| Limite de débit (429) | Réessayé automatiquement avec un délai exponentiel |
| Panne Google (5xx) | Réessayé automatiquement — après 5 échecs consécutifs, l'intégration se met en pause et la personne qui l'a configurée reçoit un e-mail de notification |
Après 5 échecs consécutifs de quelque nature que ce soit, l’intégration se met automatiquement en pause avec un statut d’erreur et la personne qui l’a configurée reçoit un e-mail de notification. Corrigez le problème sous-jacent et réactivez l’intégration — elle reprendra à partir de la prochaine nouvelle soumission.
FAQ
Non. formbase en crée une dans votre Google Drive à l’arrivée de la première soumission.
formbase en crée une nouvelle à la prochaine soumission avec les mêmes en-têtes de colonnes. Aucune donnée n’est perdue.
Oui. Les comptes Google sont connectés au niveau de l’espace de travail. N’importe quel membre peut utiliser n’importe quel compte connecté lors de la configuration d’une intégration — aucune nouvelle autorisation n’est nécessaire.
Oui. Autorisez des comptes supplémentaires lors de nouvelles configurations d’intégration. Chaque formulaire choisit quel compte utiliser.
La permission de créer et de modifier des feuilles de calcul (API Google Sheets), de créer des fichiers dans Google Drive (fichiers uniquement), et de lire votre e-mail et votre nom de profil. formbase ne peut pas lire vos autres fichiers Drive ni accéder à quoi que ce soit en dehors des feuilles de calcul qu’il crée.
Les deux apparaissent sous forme de lignes dans la même feuille de calcul. La colonne de métadonnées “Statut de la soumission” affiche “Complétée” ou “Partielle”, ce qui vous permet de filtrer ou de trier par ce critère.
Oui. Ouvrez l’intégration et remappez les champs. La prochaine livraison réécrit la ligne d’en-tête en conséquence ; les lignes existantes conservent les valeurs avec lesquelles elles ont été écrites.
Non. La feuille de calcul est fixée dès la création de l’intégration. Supprimez-la et créez-en une nouvelle.
Accédez aux Paramètres du formulaire → Intégrations → Google Sheets et supprimez l’intégration. Pour également révoquer l’accès de formbase à votre compte Google, visitez la page permissions de votre compte Google.