Invitations, rappels et expiration

L’invitation de demande

Créez une demande avec delivery: “email” et une adresse e-mail de destinataire, et formbase envoie une invitation de demande : un court e-mail portant un bouton qui ouvre le lien de la demande.

Vous la rédigez une fois par formulaire, pas une fois par demande. Dans l’éditeur, ouvrez Paramètres → Notifications par e-mail et faites défiler jusqu’au groupe Demandes tout en bas :

Il n’y a pas de message en texte libre venant de l’appelant — une automatisation ne peut pas injecter un paragraphe dans cet e-mail. Ce qu’elle peut faire, c’est fournir des valeurs : mentionner un champ de contexte ou un champ prérempli dans l’objet ou le corps, et chaque destinataire obtient sa propre version. Cela garde le texte sous votre contrôle tout en donnant l’impression qu’il a été écrit pour lui.

Statut de livraison

• L’invitation est envoyée au plus une fois. Elle est mise en file d’attente, et abandonnée sans être envoyée si la demande se termine avant que la file ne l’atteigne — personne n’est invité sur un lien mort.

• Si elle n’arrive jamais, envoyez un rappel. requests.remind porte le même lien et compte dans le plafond de huit rappels. Sur Free, où les rappels ne sont pas disponibles, copiez le lien de la demande et envoyez-le vous-même.

• Les invitations et les rappels partagent un budget de 10 e-mails par jour, par formulaire et par adresse de destinataire.

Rappels

Un planning de rappel est une liste ordonnée de délais d’inactivité — 1 jour, 3 jours, 1 semaine — après lesquels formbase envoie un e-mail à une personne qui ne répond plus. Un même planning sert deux types de cible : un répondant sur lien public qui a laissé un brouillon inachevé, et un destinataire de demande qui n’a pas terminé.

Il se trouve dans Paramètres → Notifications par e-mail → Envoyer des rappels. Ce commutateur est le maître : désactivez-le et aucun des deux canaux ne reçoit le planning du formulaire.

Comment le planning se déroule

• Les délais sont mesurés depuis la dernière activité de la cible, pas depuis la création. Un planning de 1 jour puis 3 jours signifie « un jour d’inactivité, puis trois jours d’inactivité ».

• Une nouvelle activité le relance. Si le destinataire ouvre la demande et répond à quelque chose, le compteur revient à la première étape.

• Il s’arrête de lui-même une fois la demande terminée, expirée ou annulée.

• Une purge s’exécute toutes les 15 minutes, si bien qu’un rappel arrive dans le quart d’heure suivant l’échéance de l’étape, pas à la seconde près. Un planning qui aurait pris beaucoup de retard n’est pas déclenché en rafale : l’écart que vous avez mis entre deux étapes est respecté.

• Huit rappels est le plafond absolu pour une même demande, planifiés et manuels confondus. L’activité peut relancer un planning indéfiniment ; c’est ce qui empêche que ça devienne une boucle.

Remplacer par demande

Une automatisation peut passer ses propres reminders lors de la création d’une demande — [“2d”,“5d”] pour un planning qui lui est propre, ou une liste vide pour désactiver les rappels pour cette seule demande. Un planning explicite l’emporte même sur le commutateur maître du formulaire, car un appelant qui en a passé un a demandé des rappels pour cette demande précisément.

Omettez reminders et la demande hérite du planning du formulaire, si le commutateur maître est activé et que la demande a une adresse de destinataire.

Relancer quelqu’un maintenant

Vous n’avez pas à attendre la prochaine étape. Envoyer un rappel dans le tiroir de la demande — ou requests.remind depuis une automatisation — en met un en file d’attente immédiatement. Le planning automatique n’est pas touché : le prochain rappel planifié arrive toujours au moment prévu.

Deux planchers s’appliquent : au moins dix minutes entre deux rappels manuels, et le même plafond global de huit par demande.

Expiration

Chaque demande a une fin absolue. Quand elle arrive, le lien cesse de fonctionner, le statut devient expirée, et votre automatisation en est informée via le callback — pour qu’un workflow mis en pause pendant un mois reprenne au lieu de rester bloqué pour toujours.

• Par défaut : 30 jours après la création.

• Maximum : 365 jours. Passez expiresAt comme horodatage en millisecondes pour fixer le vôtre.

• Après expiration, le lien affiche la page de résultat — un simple avis, jamais le formulaire.

• Une purge fait basculer les demandes expirées toutes les 15 minutes, si bien que le statut et le callback suivent expiresAt dans le quart d’heure. Le lien lui-même cesse de s’ouvrir dès que l’expiration est passée.

{
  "method": "requests.create",
  "params": {
    "formId": "j57...",
    "recipient": { "email": "ada@acme.com", "name": "Ada" },
    "delivery": "email",
    "reminders": ["1d", "3d"],
    "expiresAt": 1795392000000,
    "callbackUrl": "https://automation.example/webhook/resume-abc"
  }
}