Invitasjoner, påminnelser og utløp

Levere lenken, purre folk som blir stille, og avgjøre når en forespørsel slutter å være verdt å vente på.

To måter å levere en lenke på

Hver forespørsel kommer tilbake med en url. Du kan sende den selv — i din egen e-post, en Slack-melding, en SMS — eller be formbase sende den på e-post. Å sende den selv fungerer på alle planer. Å la formbase sende invitasjoner og påminnelser krever en Pro- eller Business-plan; en Gratis-konto kan la formbase sende de første 10 invitasjonene på e-post for å prøve det (se gratis invitasjoner).

Forespørselsinvitasjonen

Opprett en forespørsel med delivery: “email” og en mottaker-e-postadresse, og formbase sender forespørselsinvitasjonen: en kort e-post med en knapp som åpner forespørselslenken.

Du utformer den én gang per skjema, ikke én gang per forespørsel. I editoren, åpne Innstillinger → E-postvarsler og bla ned til gruppen Forespørsler nederst:

Felt	Hva det er
Fra	noreply@formbase.so, eller din egen adresse når du har satt opp et egendefinert e-postdomene og valgt det for skjemaet.
Til	Fast: forespørselens mottaker, satt av automatiseringen på hver forespørsel.
Emne	Valgfritt. La stå tomt, og formbase sender «Vi trenger noen opplysninger fra deg». Nevninger er tillatt.
Innhold	Valgfritt. La stå tomt, og formbase sender sin innebygde melding; Forhåndsvis viser nøyaktig hva som sendes. Nevninger er tillatt.
Knapp	Merket Åpne forespørsel; den bærer forespørselslenken. Alltid til stede, ikke redigerbar.

Det finnes ingen fritekstmelding fra kalleren — en automatisering kan ikke injisere et avsnitt inn i denne e-posten. Det den kan gjøre, er å oppgi verdier: nevn et context-felt eller et forhåndsutfylt felt i emnet eller innholdet, og hver mottaker får sin egen versjon. Det holder teksten under din kontroll, samtidig som den leses som om den var skrevet til dem.

Oversett den

Hvis skjemaet har publiserte språk, følger invitasjonen forespørselens language. Oversett e-postteksten sammen med resten av skjemaet — se Oversette skjemainnhold.

Leveringsstatus

Status	Betydning
not_requested	Forespørselen ble opprettet med delivery «none» — du leverer lenken.
queued	Godtatt og venter på å bli sendt.
sent	Overlevert til e-postleverandøren.
failed	formbase kunne ikke sende den. Se Feilsøking.
bounced	Leverandøren rapporterte en hard sprett eller en klage for den adressen.

Invitasjonen sendes maks én gang. Den legges i kø, og forkastes usendt hvis forespørselen avsluttes før køen når frem til den — ingen blir invitert til en død lenke.
Hvis den aldri kom frem, send en påminnelse. requests.remind bærer samme lenke og telles mot taket på åtte påminnelser. På Gratis, der påminnelser ikke er tilgjengelige, kopierer du forespørselens lenke og sender den selv.
Invitasjoner og påminnelser deler en kvote på 10 e-poster per dag per skjema og mottakeradresse.

Påminnelser

En påminnelsesplan er en ordnet liste med inaktivitetsoffset — 1 dag, 3 dager, 1 uke — hvorpå formbase sender e-post til noen som har blitt stille. Én plan betjener to typer mål: en respondent på en offentlig lenke som sitter på et uferdig utkast, og en forespørselsmottaker som ikke har fullført.

Den finnes i Innstillinger → E-postvarsler → Send påminnelser. Den bryteren er hovedbryteren: slå den av, og ingen av kanalene får skjemaets tidsplan.

Innstilling	Hva den gjør
Send påminnelser	Hovedbryteren for begge kanaler. Pro eller Business.
Påminnelsesplan	Opptil fem steg, valgt blant 12 timer, 1 dag, 3 dager, 1 uke, og 2 uker.
Utkast på offentlig lenke	En skyggelagt blokk med to velgere. Til: feltet som inneholder adressen et utkast skrives til. Bare etter: et utkast purres når Til-feltet og alle feltene du velger her, er fylt ut. Forespørselspåminnelser hopper over denne blokken og går alltid til forespørselens mottaker.
Emne og innhold	Én påminnelses-e-post, delt av begge kanaler. Nevninger er tillatt.

Hvordan tidsplanen kjører

Offset måles fra målets siste aktivitet, ikke fra opprettelse. En plan på 1 dag, deretter 3 dager, betyr «én dag inaktiv, deretter tre dager inaktiv».
Ny aktivitet starter den på nytt. Hvis mottakeren åpner forespørselen og svarer på noe, går klokken tilbake til første steg.
Den stopper av seg selv så snart forespørselen er fullført, utløpt eller kansellert.
Et sveip kjører hvert 15. minutt, så en påminnelse lander innen et kvarter etter at steget forfaller, ikke på sekundet. En tidsplan som har kommet langt bak i tid, fyres ikke av som en byge: mellomrommet du satte mellom to steg, respekteres.
Åtte påminnelser er det absolutte taket for én forespørsel, planlagte og manuelle sammen. Aktivitet kan starte en tidsplan på nytt i det uendelige; dette er det som hindrer at det blir en løkke.

Overstyre per forespørsel

En automatisering kan sende sin egen reminders når den oppretter en forespørsel — [“2d”,“5d”] for en egen tidsplan, eller en tom liste for å slå av påminnelser for akkurat den forespørselen. En eksplisitt tidsplan vinner selv over skjemaets hovedbryter, fordi en kaller som sendte en, ba om påminnelser for nettopp denne forespørselen.

Utelat reminders, så arver forespørselen skjemaets tidsplan, hvis hovedbryteren er på og forespørselen har en mottakeradresse.

Purre noen nå

Du trenger ikke vente på neste steg. Send påminnelse i forespørselsskuffen — eller requests.remind fra en automatisering — legger én i kø umiddelbart. Den automatiske tidsplanen forblir urørt: neste planlagte påminnelse lander fortsatt når den skulle.

To nedre grenser gjelder: minst ti minutter mellom manuelle påminnelser, og det samme totale taket på åtte per forespørsel.

Utløp

Hver forespørsel har en fast sluttid. Når den passerer, slutter lenken å fungere, statusen blir utløpt, og automatiseringen din blir varslet gjennom callbacken — slik at en arbeidsflyt som har vært parkert i en måned, gjenopptas i stedet for å henge for alltid.

Standard: 30 dager etter opprettelse.
Maksimum: 365 dager. Send expiresAt som et millisekund-tidsstempel for å sette din egen.
Etter utløp viser lenken resultatsiden — en enkel melding, aldri skjemaet.
Et sveip snur forfalte forespørsler hvert 15. minutt, så statusen og callbacken følger expiresAt innen et kvarter. Selve lenken slutter å åpne seg i det øyeblikket utløpet passerer.

En sju-dagers forespørsel med sin egen påminnelsesplan

json

{
  "method": "requests.create",
  "params": {
    "formId": "j57...",
    "recipient": { "email": "ada@acme.com", "name": "Ada" },
    "delivery": "email",
    "reminders": ["1d", "3d"],
    "expiresAt": 1795392000000,
    "callbackUrl": "https://automation.example/webhook/resume-abc"
  }
}

Forespørsler-sidenPurr og kanseller manuelt.FeilsøkingNår en invitasjon feiler eller spretter tilbake.Egendefinerte e-postdomenerSend fra ditt eget domene.