Einladungen, Erinnerungen & Ablauf

Die Request-Einladung

Erstelle einen Request mit delivery: “email” und einer E-Mail-Adresse der empfangenden Person, und formbase verschickt die Request-Einladung: eine kurze E-Mail mit einem Button, der den Request-Link öffnet.

Du verfasst sie einmal pro Formular, nicht einmal pro Request. Öffne im Editor Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen und scrolle unten zur Gruppe Anfragen:

Es gibt keine Freitextnachricht von der aufrufenden Seite — eine Automation kann keinen Absatz in diese E-Mail einschleusen. Was sie kann, ist Werte liefern: ein Kontextfeld oder ein vorausgefülltes Feld im Betreff oder Text erwähnen, und jede empfangende Person bekommt ihre eigene Version. So bleibt der Text unter deiner Kontrolle und liest sich trotzdem, als sei er für sie geschrieben.

Zustellstatus

• Die Einladung wird höchstens einmal versendet. Sie wird eingereiht und unversendet verworfen, wenn der Request endet, bevor die Warteschlange sie erreicht — niemand wird zu einem toten Link eingeladen.

• Ist sie nie angekommen, sende eine Erinnerung. requests.remind trägt denselben Link und zählt gegen die Obergrenze von acht Erinnerungen. Im Free-Plan, wo es keine Erinnerungen gibt, kopiere den Link des Requests und sende ihn selbst.

• Einladungen und Erinnerungen teilen sich ein Budget von 10 E-Mails pro Tag pro Formular und Empfängeradresse.

Erinnerungen

Ein Erinnerungsplan ist eine geordnete Liste von Inaktivitäts-Offsets — 1 Tag, 3 Tage, 1 Woche — nach denen formbase jemandem eine E-Mail schickt, der oder die nicht mehr reagiert hat. Ein Zeitplan bedient zwei Arten von Zielen: eine Person mit öffentlichem Link, die auf einem unfertigen Entwurf sitzt, und eine Request-Empfängerin, die nicht abgeschlossen hat.

Er befindet sich in Einstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen → Erinnerungen senden. Dieser Schalter ist der Hauptschalter: Schaltest du ihn aus, bekommt keiner der beiden Kanäle den Zeitplan des Formulars.

Wie der Zeitplan läuft

• Offsets werden ab der letzten Aktivität des Ziels gemessen, nicht ab der Erstellung. Ein Zeitplan von 1 Tag, dann 3 Tage bedeutet “einen Tag inaktiv, dann drei Tage inaktiv”.

• Neue Aktivität setzt ihn zurück. Öffnet die empfangende Person den Request und beantwortet etwas, springt die Uhr zurück auf den ersten Schritt.

• Er endet von selbst, sobald der Request abgeschlossen, abgelaufen oder storniert ist.

• Ein Sweep läuft alle 15 Minuten, sodass eine Erinnerung innerhalb einer Viertelstunde nach Fälligkeit des Schritts ankommt, nicht auf die Sekunde genau. Ein Zeitplan, der weit in Rückstand geraten ist, wird nicht als Schub abgefeuert: Der Abstand, den du zwischen zwei Schritten gesetzt hast, wird eingehalten.

• Acht Erinnerungen sind die feste Obergrenze für einen Request, geplante und manuelle zusammen. Aktivität kann einen Zeitplan endlos neu starten; das ist es, was verhindert, dass daraus eine Endlosschleife wird.

Pro Request überschreiben

Eine Automation kann beim Erstellen eines Requests ihre eigenen reminders übergeben — [“2d”,“5d”] für einen eigenen Zeitplan, oder eine leere Liste, um Erinnerungen für genau diesen Request auszuschalten. Ein expliziter Zeitplan gewinnt sogar gegen den Hauptschalter des Formulars, weil eine aufrufende Seite, die einen übergeben hat, gezielt Erinnerungen für diesen Request angefordert hat.

Lässt du reminders weg, erbt der Request den Zeitplan des Formulars, sofern der Hauptschalter an ist und der Request eine Empfängeradresse hat.

Jetzt nachhaken

Du musst nicht auf den nächsten Schritt warten. Erinnerung senden in der Request-Detailansicht — oder requests.remind aus einer Automation — reiht sofort eine ein. Der automatische Zeitplan bleibt unberührt: Die nächste geplante Erinnerung kommt trotzdem zu ihrem geplanten Zeitpunkt.

Zwei Untergrenzen gelten: mindestens zehn Minuten zwischen manuellen Erinnerungen, und dieselbe Gesamtobergrenze von acht pro Request.

Ablauf

Jeder Request hat ein festes Ende. Ist es erreicht, hört der Link auf zu funktionieren, der Status wird abgelaufen, und deine Automation wird über den Callback informiert — sodass ein Workflow, der einen Monat lang geparkt war, fortgesetzt wird, statt ewig zu hängen.

• Standard: 30 Tage nach der Erstellung.

• Maximum: 365 Tage. Übergib expiresAt als Zeitstempel in Millisekunden, um deinen eigenen Wert zu setzen.

• Nach dem Ablauf zeigt der Link die Ergebnisseite — einen einfachen Hinweis, nie das Formular.

• Ein Sweep schaltet abgelaufene Requests alle 15 Minuten um, sodass Status und Callback expiresAt innerhalb einer Viertelstunde folgen. Der Link selbst hört in dem Moment auf zu öffnen, in dem der Ablauf eintritt.

{
  "method": "requests.create",
  "params": {
    "formId": "j57...",
    "recipient": { "email": "ada@acme.com", "name": "Ada" },
    "delivery": "email",
    "reminders": ["1d", "3d"],
    "expiresAt": 1795392000000,
    "callbackUrl": "https://automation.example/webhook/resume-abc"
  }
}