Notion

Was du bekommst

• Eine Notion-Seite pro Einreichung
• Feldzuordnung: Formularfeld → Datenbankeigenschaft
• Optionaler reichhaltiger Seiteninhalt aus Antworten zusammengestellt
• Bestehende Einreichungen auf Abruf nachträglich importieren
• Automatische Wiederherstellung bei umbenannten Datenbankeigenschaften

Notion verbinden

1. 1

   Formulareinstellungen → Integrationen öffnen

   Wähle Notion aus der Liste.

2. 2

   Verbinden und Datenbank auswählen

   Wähle ein bereits verbundenes Notion-Konto oder autorisiere ein neues. Du wirst zu Notion weitergeleitet, um den Zugriff zu gewähren — formbase kann nur Datenbanken sehen, die du in diesem Schritt teilst. Wähle dann die Zieldatenbank.

3. 3

   Felder → Eigenschaften zuordnen

   Ordne jedes Formularfeld einer Notion-Eigenschaft zu. Es werden nur kompatible Typen angezeigt (siehe Tabelle unten). Du kannst auch einen reichhaltigen Seiteninhalt mit dem Vorlageneditor erstellen.

4. 4

   Fertigstellen

   Verwende „Test senden", um eine Platzhalterseite zu erstellen und die Verbindung zu überprüfen. Aktiviere „Bestehende Einreichungen exportieren", um vergangene Antworten nachträglich einzufügen. Neue Einreichungen werden nach dem Speichern synchronisiert.

Testereignis

Der Schritt Fertigstellen und der Integrationsdetailbereich enthalten beide eine Schaltfläche Test senden, die eine echte Seite in deiner Datenbank erstellt. Text- und Titeleigenschaften erhalten [Question Title]-Platzhalter, Zahlen erhalten 0, E-Mails erhalten test@example.com, Daten erhalten den aktuellen Zeitstempel, Auswahlen verwenden die erste verfügbare Option, und Dateien erhalten ein kleines Platzhalterbild. Lösche die Testseite nach der Überprüfung.

Bestehende Einreichungen nachträglich importieren

Nach der Verbindung kannst du vergangene Antworten in die Datenbank nachträglich importieren. Seiten werden einzeln erstellt (~3 pro Sekunde, um innerhalb der Ratenlimits von Notion zu bleiben), mit Fortschrittsprotokollierung alle 10 Seiten.

Eigenschaftstypen

Metadateneigenschaften

Kanal zeigt „Public link” oder „Request”, und Request-ID enthält die ID des Requests, den eine Antwort beantwortet hat, sodass eine Datenbank, die sowohl Antworten über Freigabelinks als auch über Requests sammelt, die beiden unterscheiden und zum Request zurückverknüpfen kann.

Wiederholungsgruppen

Wenn dein Formular eine Wiederholungsgruppe hat, bietet dir die Feldauswahl zwei Möglichkeiten, sie zuzuordnen — je nachdem, ob du die gesamte Gruppe in einer Eigenschaft haben möchtest oder jedes einzelne Feld separat.

• Die gesamte Gruppe → eine Eigenschaft — wähle die Gruppe selbst, um jeden Eintrag in eine einzelne Rich-Text- (oder Titel-)Eigenschaft zu übertragen. Jeder Eintrag erscheint als nummerierte, beschriftete Zeile, etwa „1. Full name: Jane Appleseed, Age: 34, 2. Full name: Marcus Lee, Age: 29”.

• Jedes einzelne Feld → eine eigene Eigenschaft — wähle ein Feld aus der Gruppe, um ihm eine eigene Eigenschaft zu geben. Die Werte aus jedem Eintrag werden mit “ · “ verbunden (zum Beispiel „Jane Appleseed · Marcus Lee”).

Felder, die im Formular nicht mehr existieren, aber in vergangenen Einreichungen vorkommen, bleiben zuordenbar, sodass die Synchronisierung bei älteren Antworten nie abbricht.

Reichhaltiger Seiteninhalt

Neben der Eigenschaftszuordnung kannst du mit dem Vorlageneditor einen reichhaltigen Seiteninhalt erstellen. Tippe @, um einen beliebigen Formularfeldwert oder Metadaten wie PDF Link einzufügen — der Editor zeigt sie als Erwähnungs-Chips an, die bei der Synchronisierung aufgelöst werden.

Seiteninhalte unterstützen Absätze, Fett, Kursiv, Unterstrichen und Links. Überschriften, Listen und Bilder werden nicht unterstützt — sie werden als einfache Absätze gerendert. Text wird automatisch bei 2.000 Zeichen pro Rich-Text-Block aufgeteilt (Notions Limit).

Ereignisse bei abgebrochenen Antworten

Wenn eine befragte Person dein Formular beginnt, aber nicht abschließt, kann formbase die Teildaten trotzdem synchronisieren. Stelle im Schritt Abgebrochene Einreichungen Abbruch-Ereignis senden nach auf 12 Stunden, 1 Tag, 3 Tage oder 1 Woche. Ein stündlicher Durchlauf erstellt dann eine Seite mit dem, was die befragte Person ausgefüllt hat, mit derselben Eigenschaftszuordnung wie bei einer abgeschlossenen Einreichung. Ordne das Metadatenfeld „Einreichungsstatus” einer Status- oder Auswahl-Eigenschaft zu, um sie in Notion auseinanderzuhalten.

Nur Entwürfe von einem Freigabe-Link werden erfasst, und du kannst es mit Erforderliche Felder weiter einschränken — die Seite wird nur erstellt, wenn mindestens eines der von dir gewählten Felder ausgefüllt wurde.

Schemaänderungen und automatische Wiederherstellung

Wenn du eine Eigenschaft in Notion umbenennst, erkennt formbase die Änderung bei der nächsten Einreichung und aktualisiert die Zuordnung automatisch. Eigenschaften werden durch ihre stabile interne ID abgeglichen, sodass Umbenennungen transparent sind.

Wenn du eine Eigenschaft löschst, entfernt formbase sie aus der Zuordnung und synchronisiert die verbleibenden Felder weiter. Wenn sich der Typ einer Eigenschaft auf etwas Inkompatibles ändert (z. B. Zahl wird zu Auswahl), schlägt die Synchronisierung des Werts möglicherweise fehl — öffne die Integration erneut und ordne dieses Feld neu zu.

Fehlerbehebung

• Datenbank nicht sichtbar — Autorisiere erneut und teile die Datenbank mit formbase während des Notion-Zustimmungsbildschirms.

• Eigenschafts-Nichtübereinstimmung — Nicht übereinstimmende Typen verhindern die Synchronisierung. Öffne die Integration erneut, um zu sehen, welche Felder Aufmerksamkeit benötigen.

• Ratenlimits — Notions API hat arbeitsbereichsweite Limits. formbase wiederholt automatisch; Nachimporte werden auf ~3 Seiten pro Sekunde gedrosselt.

• Zugriff widerrufen — Wenn du formbase aus Notion-Einstellungen → Verbindungen entfernst, stoppt die Integration mit einem Fehler, und die Person, die sie eingerichtet hat, erhält eine E-Mail. Verbinde erneut, um sie wiederherzustellen.

FAQ

Nächste Schritte