Notion

Ce que vous obtenez

• Une page Notion par soumission
• Mapping au niveau des champs : champ du formulaire → propriété de la base de données
• Corps de page enrichi composé à partir des réponses (optionnel)
• Remplissage rétroactif des soumissions existantes à la demande
• Récupération automatique en cas de renommage de propriétés de la base de données

Connecter Notion

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   Ouvrez les paramètres du formulaire → Intégrations

   Choisissez Notion dans la liste.

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   Connectez-vous et choisissez une base de données

   Sélectionnez un compte Notion déjà connecté ou autorisez-en un nouveau. Vous serez redirigé vers Notion pour accorder l’accès — formbase ne peut voir que les bases de données que vous partagez lors de cette étape. Choisissez ensuite la base de données cible.

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   Mappez les champs → propriétés

   Associez chaque champ du formulaire à une propriété Notion. Seuls les types compatibles sont affichés (voir le tableau ci-dessous). Vous pouvez également composer un corps de page enrichi à l'aide de l'éditeur de modèle.

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   Finaliser

   Utilisez "Envoyer un test" pour créer une page fictive et vérifier la connexion. Activez "Exporter les soumissions existantes" pour remplir rétroactivement les réponses passées. Les nouvelles soumissions commencent à se synchroniser une fois que vous avez enregistré.

Événement de test

L’étape Finaliser et le panneau de détail de l’intégration disposent tous deux d’un bouton Envoyer un test qui crée une vraie page dans votre base de données. Les propriétés de texte et de titre reçoivent des espaces réservés [Question Title], les nombres reçoivent 0, les e-mails reçoivent test@example.com, les dates reçoivent l’horodatage actuel, les sélections utilisent la première option disponible et les fichiers reçoivent une petite image fictive. Supprimez la page de test après vérification.

Remplissage rétroactif des soumissions existantes

Après la connexion, vous pouvez remplir rétroactivement les réponses passées dans la base de données. Les pages sont créées une par une (~3 par seconde pour rester dans les limites de débit de Notion), avec une progression enregistrée toutes les 10 pages.

Types de propriétés

Propriétés des métadonnées

Canal indique “Public link” ou “Request”, et ID de la demande contient l’id de la demande à laquelle une réponse a répondu, afin qu’une base de données qui recueille à la fois des réponses par lien de partage et par demande puisse les distinguer et les relier à la demande.

Groupes répétables

Si votre formulaire contient un groupe répétable, le sélecteur de champs vous offre deux façons de le mapper, selon que vous vouliez tout le groupe dans une seule propriété ou chaque champ membre séparé.

• Le groupe entier → une propriété — choisissez le groupe lui-même pour mapper chaque entrée dans une seule propriété Rich text (ou Title). Chaque entrée s’affiche sous forme de ligne numérotée et étiquetée, comme “1. Full name: Jane Appleseed, Age: 34, 2. Full name: Marcus Lee, Age: 29”.

• Chaque champ membre → sa propre propriété — choisissez un champ membre pour lui donner une propriété dédiée. Les valeurs de chaque entrée sont jointes par “ · “ (par exemple “Jane Appleseed · Marcus Lee”).

Les champs membres qui n’existent plus dans le formulaire mais apparaissent dans des soumissions passées restent mappables, si bien que la synchronisation ne se casse jamais pour d’anciennes réponses.

Corps de page enrichi

Au-delà du mapping des propriétés, vous pouvez composer un corps de page enrichi avec l’éditeur de modèle. Tapez @ pour insérer la valeur de n’importe quel champ du formulaire ou une métadonnée comme PDF Link — l’éditeur les affiche sous forme de puces de mention qui se résolvent en réponses soumises au moment de la synchronisation.

Les corps de page prennent en charge les paragraphes, le texte en gras, en italique, souligné et les liens. Les titres, les listes et les images ne sont pas pris en charge — ils sont rendus sous forme de paragraphes simples. Le texte est automatiquement découpé par blocs de 2 000 caractères par bloc de texte enrichi (limite de Notion).

Événements de réponses abandonnées

Si un répondant commence votre formulaire sans le terminer, formbase peut tout de même synchroniser les données partielles. Sur l’étape Soumissions abandonnées, réglez Envoyer l’événement d’abandon après sur 12 heures, 1 jour, 3 jours ou 1 semaine. Un balayage horaire crée alors une page avec ce que le répondant a rempli, en utilisant le même mapping de propriétés qu’une soumission complète. Mappez le champ de métadonnées “Statut de la soumission” à une propriété Status ou Select pour les distinguer dans Notion.

Seuls les brouillons d’un lien de partage sont balayés, et vous pouvez le restreindre davantage avec Champs obligatoires — la page n’est créée que si au moins un des champs choisis a été rempli.

Modifications de schéma et récupération automatique

Si vous renommez une propriété dans Notion, formbase détecte le changement à la prochaine soumission et met à jour son mapping automatiquement. Les propriétés sont identifiées par leur ID interne stable, donc les renommages sont transparents.

Si vous supprimez une propriété, formbase la retire du mapping et continue de synchroniser les champs restants. Si le type d’une propriété change vers quelque chose d’incompatible (par ex., un nombre devient une sélection), la valeur peut échouer à la synchronisation — rouvrez l’intégration et remappez ce champ.

Résolution des problèmes

• Base de données invisible — Réautorisez et partagez la base de données avec formbase lors de l’écran de consentement Notion.

• Incompatibilité de propriété — Des types incompatibles empêchent la synchronisation. Rouvrez l’intégration pour voir quels champs nécessitent une attention.

• Limites de débit — L’API de Notion a des limites par espace de travail. formbase réessaie automatiquement ; les remplissages rétroactifs sont limités à ~3 pages par seconde.

• Accès révoqué — Si vous supprimez formbase de Paramètres Notion → Connexions, l’intégration s’arrête avec une erreur et la personne qui l’a configurée reçoit un e-mail de notification. Reconnectez-vous pour la restaurer.

FAQ

Prochaines étapes