Business-Funktion
Dafür benötigen Sie den Business-Plan. Pläne vergleichen →
Einreichungen & Analyse
Aufbewahrung von Einreichungen
Lege fest, wie lange formbase deine Einreichungen speichert. Nach Ablauf des Zeitraums werden die Daten automatisch gelöscht — so bleibst du compliant und ordentlich.
Wo du es einrichtest
- 1
Formulareinstellungen öffnen
Klicke auf das Zahnrad-Symbol in deinem Formular-Editor.
- 2
Zu Einreichungen wechseln
Die beiden Aufbewahrungszeilen sitzen über der Gruppe „Öffentlicher Link".
- 3
Zeitraum festlegen
Wähle ein Datum oder gib eine Anzahl von Tagen ein. Das eine setzt das andere zurück.
Die vollständige Liste der Einreichungseinstellungen findest du unter Formulareinstellungen.
Business-Funktion
Das Festlegen oder Ändern von Aufbewahrungsfristen erfordert einen Business-Plan. Eine bereits festgelegte Frist läuft weiter, auch wenn du downgradest — es ist ein Datenschutzversprechen gegenüber deinen Befragten, daher schaltet formbase es bei einem Abrechnungsereignis nicht ab. Du kannst eine Frist auf jedem Plan einsehen und löschen.
Was du einstellen kannst
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Einreichungen nach X Tagen löschen | Ein gleitendes Zeitfenster: Eine abgeschlossene Einreichung wird gelöscht, sobald sie so viele Tage alt ist. Teilweise Einreichungen behalten ihr eigenes 30-Tage-Fenster. |
| Einreichungen nach einem bestimmten Datum löschen | Ein einmaliger Durchlauf: Sobald das Datum verstreicht, verschwinden alle Einreichungen des Formulars — abgeschlossene wie teilweise. Das Datum muss in der Zukunft liegen. |
Die beiden schließen sich gegenseitig aus: Das eine zu setzen löscht das andere. Die Bereinigung läuft einmal täglich, die Löschung landet also innerhalb von 24 Stunden nach Ablauf des Zeitfensters, nicht in dem Moment, in dem es abläuft.
Warum du es nutzen solltest
- Compliance — vertragliche oder gesetzliche Anforderungen erfüllen, indem Daten nicht länger als erlaubt gespeichert bleiben.
- Datenschutz — Daten nur so lange aufbewahren wie nötig und sie danach automatisch löschen lassen.
- Ordnung — ein Aufbewahrungszeitraum hält stark frequentierte Posteingänge übersichtlich.
Was gelöscht wird
Wenn eine Einreichung den Aufbewahrungszeitraum überschreitet, löscht formbase dauerhaft:
- Den Einreichungsdatensatz (alle Antworten und Metadaten)
- Angehängte Dateien (Uploads, Unterschriften)
- Generierte PDFs
- Den Kontext, die Vorausfüllung und die Metadaten des Requests, auf den sie geantwortet hat, falls vorhanden (siehe Aufbewahrung und Requests)
Die Löschung ist dauerhaft. Es gibt keinen Papierkorb oder Rückgängig-Funktion.
Vor dem Löschen exportieren
Wenn du langfristige Aufzeichnungen benötigst, aber Live-Daten reduzieren möchtest, exportiere deine Einreichungen, bevor der Aufbewahrungszeitraum abläuft. Verbinde Google Sheets oder Airtable für automatische Backups, oder lade regelmäßig CSV/Excel-Exporte herunter.
Aufbewahrung und Requests
Derselbe Aufbewahrungszeitraum gilt auch für Requests. Sobald ein Request abgeschlossen, abgelaufen oder storniert ist und der Zeitstempel dieses Endzustands den Zeitraum überschreitet, entfernt formbase, was die Automation mit ihm mitgeschickt hat:
- Kontext (Werte versteckter Felder) und Vorausfüllung
- Gesperrte Feldschlüssel
- Metadaten
- Alle Dokumente, die der Aufrufer für diesen einen Empfänger angehängt hat
- Den Link zur erzeugten Einreichung, die nach derselben Regel gelöscht wird
Die Request-Zeile selbst bleibt erhalten: ihr Status, alle Zeitstempel, die empfangende Person, die externe ID sowie die Einladungs-, Erinnerungs- und Callback-Historie. Die Requests-Liste und die Detailansicht zeigen ihn weiterhin an, mit einem Hinweis, dass die vorausgefüllten Daten entfernt wurden. Ein bereinigter Request lässt sich nicht mehr als Quelle für die Vorausfüllung verwenden, und requests.get in der API liefert ihn mit gesetztem dataPurgedAt sowie leerem Kontext, leerer Vorausfüllung und leeren Metadaten zurück.
Ausstehende Requests werden nie bereinigt, egal wie alt sie sind — sie laufen zuerst ab, und erst der Ablauf setzt ihre Aufbewahrungsfrist in Gang.
Aufbewahrung und unvollständige Einreichungen
formbase löscht unvollständige Einreichungen — Antworten, die jemand begonnen, aber nie abgeschlossen hat — 30 Tage nach ihrer letzten Speicherung, zusammen mit ihren hochgeladenen Dateien. Das ist ein formularspezifischer Wert mit einem Standard von 30 Tagen, und er läuft in jedem Plan, unabhängig von der Aufbewahrung, die du hier festlegst. Die einzige Ausnahme ist ein bestimmtes Löschdatum, das teilweise Einreichungen mitnimmt.
Formulararchivierung im Free-Plan
Unabhängig von der formularspezifischen Aufbewahrung wird ein Formular im Free-Plan, das ein Jahr ohne Bearbeitung oder Einreichung bleibt, in den Papierkorb verschoben und 30 Tage später dauerhaft gelöscht. formbase warnt den Inhaber zuerst per E-Mail und wartet nach dieser Warnung mindestens 30 weitere Tage, bevor es etwas in den Papierkorb legt — das früheste Datum liegt also deutlich nach dem Jahr. Das gilt nicht für Pro oder Business. Siehe Limits & Kontingente.
Beispiele
- Bewerbungsformular — 90 Tage Aufbewahrung (genug Zeit, um Kandidaten zu prüfen).
- Veranstaltungsregistrierung — bestimmtes Löschdatum eine Woche nach dem Ende der Veranstaltung.
- Anonyme Umfrage — 30 Tage Aufbewahrung zur Analyse, danach automatische Löschung, um das Versprechen der Anonymität einzuhalten.
Standardmäßig keine Aufbewahrungsfrist
Wenn du keinen Aufbewahrungszeitraum festlegst, bewahrt formbase abgeschlossene Einreichungen auf, bis du sie selbst löschst. Teilweise Einreichungen werden immer nach 30 Tagen bereinigt, unabhängig davon, ob du hier etwas einstellst.