Business-functie
Hiervoor heb je het Business-plan nodig. Abonnementen vergelijken →
Inzendingen & Analyse
Bewaarbeleid voor inzendingen
Kies hoe lang formbase je inzendingen bewaart. Wanneer de periode verloopt, worden gegevens automatisch verwijderd — zodat je compliant en overzichtelijk blijft.
Waar je het instelt
- 1
Open formulierinstellingen
Klik op het tandwielpictogram in je formuliereditor.
- 2
Ga naar Inzendingen
De twee bewaarregels staan boven de groep "Openbare link".
- 3
Stel je periode in
Kies een datum, of vul een aantal dagen in. Het instellen van de één wist de ander.
Voor de volledige lijst met inzendinginstellingen, zie Formulierinstellingen.
Business-functie
Een bewaarbeleidsschema instellen of wijzigen vereist een Business-abonnement. Een schema dat je al hebt ingesteld blijft actief als je downgraded — het is een privacybelofte aan je respondenten, dus formbase zet het niet uit bij een factureringsgebeurtenis. Je kunt een schema op elk abonnement bekijken en wissen.
Wat je kunt instellen
| Instelling | Wat het doet |
|---|---|
| Verwijder inzendingen na X dagen | Een doorlopend venster: een voltooide inzending wordt verwijderd zodra ze dit aantal dagen oud is. Gedeeltelijke inzendingen behouden hun eigen venster van 30 dagen. |
| Verwijder inzendingen na een specifieke datum | Een eenmalige opschoning: zodra de datum is verstreken, verdwijnen alle inzendingen van het formulier — voltooid en gedeeltelijk. De datum moet in de toekomst liggen. |
De twee sluiten elkaar uit: de één instellen wist de ander. Opschoning draait eenmaal per dag, dus verwijdering vindt plaats binnen 24 uur nadat het venster is verstreken, niet op het moment zelf.
Waarom je het zou gebruiken
- Compliance — voldoe aan contractuele of wettelijke vereisten door te zorgen dat gegevens niet langer worden bewaard dan toegestaan.
- Privacy — bewaar gegevens alleen zo lang als nodig, en laat ze daarna automatisch verwijderen.
- Overzicht — een bewaartermijn houdt inboxen met veel inzendingen beheersbaar.
Wat er wordt verwijderd
Wanneer een inzending de bewaartermijn overschrijdt, verwijdert formbase permanent:
- De inzendingsrecord (alle antwoorden en metadata)
- Bijgevoegde bestanden (uploads, handtekeningen)
- Gegenereerde PDF’s
- De context, prefill en metadata van de aanvraag die deze inzending heeft beantwoord, indien van toepassing (zie Bewaarbeleid en aanvragen)
Verwijdering is permanent. Er is geen prullenbak of terugdraaifunctie.
Exporteer voor verwijdering
Als je langdurige records nodig hebt maar live data wilt beperken, exporteer dan je inzendingen voordat de bewaartermijn verloopt. Koppel Google Sheets of Airtable voor automatische back-up, of download periodieke CSV/Excel-exports.
Bewaarbeleid en aanvragen
Dezelfde bewaartermijn geldt voor aanvragen. Zodra een aanvraag is voltooid, verlopen of geannuleerd en het tijdstip waarop dat gebeurde de termijn overschrijdt, verwijdert formbase wat de automatisering ermee heeft meegestuurd:
- Context (waarden van verborgen velden) en prefill
- Vergrendelde veldsleutels
- Metadata
- Documenten die de aanroeper voor die ene ontvanger heeft bijgevoegd
- De link naar de inzending die eruit is voortgekomen, die volgens dezelfde regel wordt verwijderd
De aanvraag zelf blijft bestaan: zijn status, elke tijdstempel, de ontvanger, het externe id en de geschiedenis van uitnodiging, herinnering en callback. De pagina Aanvragen en het aanvraagpaneel blijven hem tonen, met een melding dat de vooraf ingevulde gegevens zijn verwijderd. Een aanvraag waarvan de gegevens zijn gewist kan niet meer als bron voor vooraf invullen worden gebruikt, en requests.get van de API geeft hem terug met dataPurgedAt ingesteld en lege context, prefill en metadata.
Aanvragen die in behandeling zijn worden nooit van hun gegevens ontdaan, hoe oud ze ook zijn — ze verlopen eerst, en dat verlopen is wat hun bewaartermijn laat starten.
Bewaarbeleid en gedeeltelijke inzendingen
formbase verwijdert gedeeltelijke inzendingen — antwoorden die iemand is begonnen maar nooit heeft afgerond — 30 dagen na de laatste opslag, samen met hun geüploade bestanden. Dat is een waarde per formulier met een standaard van 30 dagen, en het geldt op elk abonnement, los van de bewaartermijn die je hier instelt. De enige uitzondering is een specifieke verwijderdatum, die gedeeltelijke inzendingen meeneemt.
Formulierarchivering op het gratis abonnement
Los van het bewaarbeleid per formulier wordt een formulier op het gratis abonnement dat een jaar lang geen bewerking of inzending heeft gehad, naar de prullenbak verplaatst en daarna 30 dagen later permanent verwijderd. formbase waarschuwt de eigenaar eerst per e-mail en wacht na die waarschuwing minstens 30 dagen voordat er iets naar de prullenbak gaat, dus het vroegste moment waarop een formulier verdwijnt, ligt ruim na dat jaar. Het geldt niet voor Pro of Business. Zie Limieten & quota’s.
Voorbeelden
- Sollicitatieformulier — 90 dagen bewaartermijn (voldoende tijd om kandidaten te beoordelen).
- Evenementregistratie — specifieke verwijderdatum ingesteld op één week na afloop van het evenement.
- Anonieme enquête — 30 dagen bewaring voor analyse, daarna automatisch verwijderen om de belofte van anonimiteit na te komen.
Standaard geen bewaartermijn
Als je geen bewaartermijn instelt, bewaart formbase voltooide inzendingen totdat je ze zelf verwijdert. Gedeeltelijke inzendingen worden altijd na 30 dagen opgeruimd, ongeacht wat je hier instelt.