Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft beide. We hebben geprobeerd het kort, begrijpelijk en eerlijk te houden. Waar een sectie alleen van toepassing is op één groep, geven we dat aan. Termen met een hoofdletter die hier niet worden gedefinieerd, hebben de betekenis die is vastgelegd in onze Servicevoorwaarden. Voor gegevensbeschermingsrollen verwijzen verwijzingen naar “jij” in dit beleid naar de “Klant” (en, onder de AVG, de “Verwerkingsverantwoordelijke”) in onze Gegevensverwerkingsovereenkomst.

Door formbase te gebruiken, erken je dat we persoonlijke gegevens verwerken zoals beschreven in dit beleid. Als je het hier niet mee eens bent, gebruik de Service dan niet.

2. Wie Wij Zijn

Voor de persoonlijke gegevens die respondenten via jouw formulieren indienen, ben jij (de formbase-gebruiker die het formulier heeft gebouwd) de verwerkingsverantwoordelijke, en treedt formbase op als jouw verwerker. De voorwaarden van die verwerkingsrelatie zijn beschreven in de Gegevensverwerkingsovereenkomst, die automatisch van toepassing is op klanten die onder de AVG of vergelijkbare regelgeving vallen. Dit privacybeleid vertelt respondenten nog steeds wat formbase technisch gezien met hun gegevens doet namens jou, maar vervangt niet jouw eigen privacyverklaring.

Voor vragen, klachten of verzoeken van betrokkenen kun je contact met ons opnemen via support@formbase.so.

3. Reikwijdte

• Je formbase.so of een van zijn subdomeinen bezoekt;
• Je je aanmeldt voor, inlogt op of gebruikmaakt van de formbase-applicatie op app.formbase.so;
• Je een reactie indient op een formulier dat wordt gehost op formbase of is ingesloten op een andere website;
• Je contact met ons opneemt voor ondersteuning, verkoop, partnerschappen of iets anders;
• Je onze marketinge-mails, sociale kanalen of evenementen leest of er mee interacteert.

Dit beleid geldt niet voor websites, diensten of integraties van derden waarnaar we linken of die je kiest te verbinden, zelfs als ze vanuit formbase worden bereikt. Die diensten hebben hun eigen privacybeleid, en je dient deze te bekijken.

4. Persoonlijke Gegevens Die We Verzamelen

Accountgegevens

• Je e-mailadres, gebruikt om in te loggen en systeemberichten te ontvangen.
• Een weergavenaam en avatar als je die instelt, gebruikt om jou te identificeren bij je medewerkers.
• Authenticatiegegevens gekoppeld aan aanmeldmethoden die je kiest, zoals magic-link login, Google-aanmelding of anonieme gastinlog voor kortdurende gastsessies.
• Werkruimte-instellingen die je instelt, inclusief werkruimtenaam, tijdzone en de lijst van leden die je hebt uitgenodigd.

Je e-mailadres is een contractuele vereiste voor het gebruik van de Service — het is de enige vereiste gegevens voor registratie, en zonder dit kunnen we geen account voor je aanmaken. Weergavenaam, avatar en werkruimte-instellingen zijn optioneel.

Abonnements- en factureringsgegevens

• Een Polar-klantidentificatie die jouw formbase-account koppelt aan jouw Polar-klantrecord;
• Een Polar-abonnementsidentificatie en het gekozen factureringsinterval (maandelijks of jaarlijks);
• Tijdstempels voor abonnementslevenscyclus, zoals het einde van de huidige periode, vervalmomenten en respijtperiodemarkeringen die worden gebruikt om jouw planrechten toe te passen;
• Order- en krediet-aanvulidentificaties gebruikt om AI-kredieten te verstrekken.

formbase ziet of bewaart geen betalingskaartnummers, belastingidentificaties of factureringsadressen — Polar bewaart die gegevens rechtstreeks, en je kunt ze via de Polar-factureringsportal raadplegen. Waar je betalingen van respondenten accepteert via het Betalingsveld, verzamelt Stripe alle kaartgegevens rechtstreeks; formbase ontvangt alleen niet-gevoelige verwijzingen zoals de laatste vier cijfers.

Formulierinhoud die je maakt

Inzendingsgegevens van respondenten

• De antwoorden en uploads die de respondent verstrekt, precies zoals ze die hebben ingevoerd;
• Een tijdstempel van de inzending, de browsertaal van de respondent, de werkruimtetijdzone (vastgelegd bij inzending) en identificaties die de inzending koppelen aan jouw formulier;
• Concepten en gedeeltelijke inzendingen die server-side worden opgeslagen terwijl de respondent het formulier invult, plus tijdstempels die worden gebruikt voor herinneringen bij verlaten reacties (wanneer je die inschakelt);
• Technische analytische signalen die worden vastgelegd voor elk gepubliceerd formulier, inclusief het geschatte land (afgeleid uit de tijdzone van de respondent of de Cloudflare-edge-header CF-IPCountry), apparaattype, browser, verkeersbron en betrokkenheidsduur;
• Een bezoekersidentificatie aan respondentenzijde gebruikt om formulierweergave- en betrokkenheidstellingen te dedupliceren — zie Cookies en Vergelijkbare Opslag voor details;
• Waar je het Betalingsveld gebruikt, een verwijzing naar de Stripe-betaling die de respondent heeft voltooid (de kaartgegevens zelf worden verwerkt door Stripe, niet door formbase).

IP-adressen van respondenten worden tijdelijk verwerkt voor snelheidsbeperking, Cloudflare Turnstile-botbeveiliging en misbruikpreventie, en worden niet permanent opgeslagen naast inzendingen.

Jij bepaalt welke velden je opneemt en welke van deze technische signalen je vastlegt. Jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor inzendingen — zie Sectie 2 voor gegevensbeschermingsrollen.

Formulierinzendingen kunnen speciale categorieën van persoonlijke gegevens bevatten onder Artikel 9 AVG — zoals gezondheidsinformatie, politieke meningen of biometrische gegevens — afhankelijk van de vragen die je stelt. Als verwerkingsverantwoordelijke ben jij verantwoordelijk voor het vaststellen van een geldige rechtsgrond onder Artikel 9(2) AVG voordat je dergelijke gegevens verzamelt en voor het doen van de vereiste mededelingen aan respondenten.

Productgebruiks- en apparaatgegevens

• Activiteitenlogboeken zoals welke pagina’s je laadt, welke functies je gebruikt en wanneer, gebruikt om het product te beheren, problemen op te sporen en te begrijpen welke functies belangrijk zijn.
• Apparaat- en browsergegevens zoals user-agent, schermgrootte, besturingssysteem, taal en geschatte locatie afgeleid van IP.
• IP-adres, gebruikt om de Service te leveren, misbruik te detecteren, snelheid te beperken en aan beveiligingsverplichtingen te voldoen.
• Diagnostische gegevens zoals foutrapporten en prestatietraces wanneer de applicatie een probleem ondervindt, gebruikt om het probleem te diagnosticeren en op te lossen.

Cookies en vergelijkbare technologieën

AI-functiegegevens

• De prompts die je naar de AI stuurt;
• De context die de functie naast de prompt meestuurt, zoals de structuur van het formulier dat je bewerkt of inzendingsgegevens die je expliciet deelt;
• De uitvoer die de AI teruggeeft;
• Metadata over kredietverbruik, zodat we je resterende saldo kunnen tonen en gebruik correct kunnen aftrekken.

Deze invoer en uitvoer worden naar Amazon Bedrock gestuurd om de reactie te genereren. We kunnen providers in de loop van de tijd toevoegen of wijzigen en zullen dit privacybeleid en de lijst van subverwerkers in de Gegevensverwerkingsovereenkomst dienovereenkomstig bijwerken. Zie AI-functies hieronder voor de contractuele bescherming die we hebben geregeld.

Ondersteunings- en communicatiegegevens

Waar deze gegevens vandaan komen

5. Hoe We Persoonlijke Gegevens Gebruiken

We verkopen geen persoonlijke gegevens en we delen geen persoonlijke gegevens met adverteerders of gegevensmakelaars voor advertentiedoeleinden. Voor AI-gegevensverwerking en toezeggingen over niet-trainen, zie Sectie 13.

6. Rechtsgrondslagen voor Verwerking

• Overeenkomst (Artikel 6(1)(b)) — het leveren van de Service, het beheren van je account, het verwerken van betalingen, het uitvoeren van AI-functies en het bieden van ondersteuning.
• Gerechtvaardigde belangen (Artikel 6(1)(f)) — waar ons belang jouw rechten niet overstijgt. Specifiek:
  • De Service beveiligen — ons belang bij het beschermen van formbase en zijn gebruikers tegen misbruik, fraude en aanvallen.
  • Het product verbeteren — ons belang bij het begrijpen hoe formbase wordt gebruikt zodat we het kunnen verbeteren, zoveel mogelijk op basis van geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens.
  • Servicecommunicatie — ons belang bij het informeren over wijzigingen in functies die je al gebruikt.
  • Websitebezoeken tellen — ons belang bij het weten hoeveel mensen onze website bezoeken en welke pagina’s ze bekijken, gemeten zonder cookies zoals beschreven in Cookies en Vergelijkbare Opslag.
• Toestemming (Artikel 6(1)(a)) — analysecookies en sessie-opnames op onze website, en optioneel delen van productgegevens. Je kunt toestemming op elk moment intrekken, bijvoorbeeld via Cookie-instellingen onderaan de website.
• Wettelijke verplichting (Artikel 6(1)(c)) — belasting, boekhouding, sancties en andere wettelijke verplichtingen.
• Vitale belangen (Artikel 6(1)(d)) — alleen in zeldzame gevallen om iemands leven of fysieke veiligheid te beschermen.

Waar we ons beroepen op gerechtvaardigde belangen, heb je het recht bezwaar te maken, en we zullen opnieuw overwegen op basis van jouw specifieke situatie.

7. Hoe We Persoonlijke Gegevens Delen

Met subverwerkers die ons helpen formbase te beheren

• Convex — applicatiedatabase en backend.
• Cloudflare R2 — objectopslag voor bestandsuploads en handtekeningen.
• Cloudflare — CDN, DNS, randbeveiliging, aangepaste hostnamen en Turnstile-botbeveiliging.
• Polar — abonnementsfacturering en AI-kredietaankopen (Merchant of Record; onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor factureringsgegevens van kopers).
• Stripe — betalingsverwerking van respondenten via Stripe Connect (onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor betalingsgegevens).
• Amazon Web Services (AWS) — Amazon Bedrock voor AI-functies; Amazon SES voor transactionele en systeem-e-mails, inclusief herinneringen bij verlaten reacties op Pro-werkruimten.
• Axiom — operationele logs en monitoring.
• PostHog — analyses van onze website en accountregistraties.
• Unsplash — afbeeldingszoek-API; geselecteerde afbeeldingen worden opgeslagen in Cloudflare R2 en van daaruit geserveerd.

De gezaghebbende, actuele lijst van subverwerkers, samen met de categorieën gegevens die elk verwerkt en de regio’s waarin ze actief zijn, wordt bijgehouden in onze Gegevensverwerkingsovereenkomst.

Met integraties die je verbindt

Met jouw medewerkers

Om juridische en veiligheidsredenen

Bij een bedrijfsoverdracht

8. Internationale Gegevensdoorgiften

Wanneer persoonlijke gegevens de EER verlaten, vertrouwen we op Standaard Contractuele Clausules (SCC’s) aangenomen onder Besluit (EU) 2021/914, de UK International Data Transfer Addendum, de Zwitserse FDPIC-addendum, adequaatheidsbesluiten of het EU–VS Data Privacy Framework (DPF), waar van toepassing. We passen ook encryptie toe tijdens overdracht en in rust, beperkte toegang en contractuele dataminimalisatie. Het toepasselijke overdrachtsmechanisme voor elke subverwerker wordt gedetailleerd in onze Gegevensverwerkingsovereenkomst.

9. Bewaarperioden

• Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is. Wanneer je ons vraagt je account te verwijderen, worden accountrecords kort na verwerking van het verzoek uit actieve systemen verwijderd en blijven alleen in back-ups totdat het bijbehorende back-upvenster verloopt.

• Formulierconfiguratie en inzendingen worden bewaard zolang je werkruimte bestaat en je ze niet hebt verwijderd. Het annuleren van een Pro-abonnement verplaatst je naar het gratis niveau; alleen het sluiten van je account activeert verwijdering. Je kunt ook een bewaarperiode per formulier instellen; inzendingen worden automatisch verwijderd door een geplande opschoonttaak wanneer die periode verstrijkt.

• Conceptinzendingen die een respondent begint maar niet indient, worden gedurende een beperkte periode bewaard en daarna verwijderd, tenzij je een andere bewaarperiode hebt geconfigureerd.

• Verwijderde formulieren die je naar de prullenbak hebt verplaatst, worden na een korte respijtperiode permanent verwijderd.

• Anonieme (gast)sessies die worden aangemaakt wanneer je formbase uitprobeert zonder een account, worden automatisch binnen een korte periode verwijderd.

• Factureringsrecords worden bewaard voor de periode die vereist is door toepasselijk boekhoud- en belastingrecht. Polar, als Merchant of Record, bewaart zijn eigen factureringsrecords onder zijn eigen bewaarbeleid.

• Ondersteuningscommunicatie verzonden naar of van de formbase-ondersteuningsinbox wordt bewaard zo lang als nodig is om je verzoek op te lossen en eventuele gerelateerde juridische claims af te handelen.

• Productgebruiks- en apparaatgegevens — activiteitenlogboeken, apparaatmetadata en diagnostiek worden in identificeerbare vorm bewaard voor een beperkte periode en daarna verwijderd of geaggregeerd zodat individuele gebruikers niet meer kunnen worden geïdentificeerd.

• Operationele en beveiligingslogboeken gegenereerd door de Service worden bewaard voor de periode die nodig is om de Service te beheren, fouten op te sporen en te beveiligen. Waar een specifiek incident een langere periode vereist, beperken we de toegang en verwijderen we de logboeken zodra de verplichting verloopt.

• Back-ups worden op een regelmatig schema gemaakt met een korte bewaarperiode. Bestandsuploads opgeslagen in Cloudflare R2 vallen niet onder objectversiebeheer; verwijderingen van bestandsuploads zijn onmiddellijk onherstelbaar. Persoonlijke gegevens die uit productie worden verwijderd, worden onherstelbaar zodra het bijbehorende back-upvenster verloopt.

• AI-prompts en -uitvoer die naar Amazon Bedrock worden gestuurd, worden niet door AWS bewaard nadat het verzoek is verwerkt en worden niet gebruikt om modellen te trainen, zoals beschreven in de AWS Service Terms.

Als de wet ons verplicht een record langer te bewaren — bijvoorbeeld om te voldoen aan een belasting-, anti-witwas- of gerechtelijke verplichting — beperken we de toegang tot dat record en verwijderen het zodra de verplichting verloopt.

10. Beveiliging

• Encryptie van persoonlijke gegevens tijdens overdracht met TLS 1.2 of hoger, en in rust met industriestandaard-algoritmen;
• Toegangscontroles op basis van minimale privileges, waarbij interne toegang tot productiesystemen beperkt is op basis van need-to-know;
• Logboekregistratie en monitoring van administratieve acties in productiesystemen;
• Netwerksegmentatie en isolatie van productie van ontwikkelomgevingen;
• Kwetsbaarheidsbeheer, inclusief tijdige toepassing van beveiligingsupdates en een verantwoord openbaarmakingskanaal via support@formbase.so;
• Toegangscontroles die productietoegang beperken tot gemachtigde medewerkers.

Geen enkel systeem is perfect veilig. Als je een kwetsbaarheid of een mogelijke compromittering ontdekt, meld dit dan aan support@formbase.so.

11. Jouw Rechten

• Recht op inzage — vraag om een kopie van de persoonlijke gegevens die we over je bewaren en informatie over hoe deze worden verwerkt.
• Recht op rectificatie — vraag ons onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op wissing — vraag ons persoonlijke gegevens te verwijderen wanneer er geen doorslaggevende reden is om ze te bewaren. Je kunt ook je account sluiten en de meeste gegevens zelf in het product verwijderen.
• Recht op beperking — vraag ons verwerking in bepaalde situaties te pauzeren, bijvoorbeeld terwijl we een correctie of bezwaar beoordelen.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — ontvang jouw persoonlijke gegevens in een gestructureerd, gangbaar, machineleesbaar formaat, of laat ze naar een andere verwerkingsverantwoordelijke sturen. De exportfunctie in de applicatie dekt het meeste hiervan voor formulieren en inzendingen, met CSV- en Excel (XLSX)-uitvoer.
• Recht van bezwaar — maak bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, inclusief profilering, en tegen direct marketing op elk moment.
• Recht om toestemming in te trekken — waar we op jouw toestemming vertrouwen, kun je die op elk moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerking vóór intrekking.
• Recht om niet onderworpen te worden aan een beslissing die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd (Artikel 22 AVG) — we nemen geen beslissingen over jou die rechtsgevolgen of vergelijkbare significante effecten hebben door uitsluitend geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering.

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar support@formbase.so of gebruik de zelfbedieningsopties in de applicatie waar beschikbaar. We reageren binnen een maand, of vertellen je waarom we meer tijd nodig hebben. We kunnen om informatie vragen om je identiteit te verifiëren voordat we een verzoek uitvoeren, met name voor inzage of verwijdering.

Als je niet tevreden bent met hoe we jouw gegevens hebben behandeld, kun je een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit — voor gebruikers in Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). Je kunt ook klagen bij de autoriteit in het EER-land waar je woont of werkt.

Rechten van respondenten

12. Cookies en Vergelijkbare Opslag

• Strikt noodzakelijk — houd je ingelogd, onthoud de werkruimte die je het laatst hebt gebruikt, beveilig de applicatie tegen cross-site request forgery en sla essentiële voorkeuren op. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld zonder het product te breken.
• Functioneel — onthoud UI-voorkeuren zoals thema, zijbalkstatus en taal. Je kunt ze wissen via je browser.
• Analyses op onze website (formbase.so en formbase.no) — PostHog, onze analyseleverancier, telt elk bezoek zonder iets op je apparaat op te slaan. De servers van PostHog combineren je IP-adres en de user-agent van je browser met een willekeurige waarde die elke dag verandert en daarna wordt verwijderd, zodat een bezoek niet kan worden gekoppeld aan je bezoeken op andere dagen. Alleen als je akkoord gaat in de cookiebanner, plaatst PostHog daarnaast een cookie (ph_*_posthog) en items in localStorage die je browser herkennen, en neemt het je bezoeken op als sessie-opnames. Je keuze wordt opgeslagen in localStorage (fb_analytics_consent), zodat we het niet op elke pagina vragen. Je kunt je keuze op elk moment wijzigen via Cookie-instellingen onderaan de website; intrekken verwijdert wat PostHog heeft opgeslagen.
• Analyses op gehoste formulierpagina’s — een willekeurige bezoekersidentificatie (fb_visitor_id) in localStorage, plus kortdurende sessionStorage-vlaggen (fb_viewed, fb_engaged), gebruikt om weergave- en betrokkenheidstellingen te dedupliceren. Deze opslag is niet nodig voor het functioneren van het formulier en maakt geen advertenties, cross-site tracking of profilering mogelijk. formbase plaatst deze opslag als verwerker op jouw instructies als verwerkingsverantwoordelijke. Als jouw respondenten zich in jurisdicties bevinden waar voorafgaande toestemming vereist is voor niet-essentiële opslag (zoals de EER onder de ePrivacy-richtlijn of Noorwegen onder Ekomloven § 3-15), ben jij verantwoordelijk voor het verkrijgen van die toestemming voordat de formulierpagina laadt.

We gebruiken geen cookies of vergelijkbare opslag om respondenten op andere websites te volgen voor advertenties, en we plaatsen geen advertentiecookies op gehoste formulierpagina’s. Je kunt cookies, localStorage en sessionStorage wissen via je browserinstellingen. Het blokkeren van strikt noodzakelijke cookies of opslag kan voorkomen dat delen van de Service werken.

Als je formulieren bouwt op formbase, zullen jouw gehoste formulieren fb_visitor_id instellen in localStorage op respondentapparaten zoals hierboven beschreven. Je dient dit te vermelden in je eigen privacyverklaring aan respondenten.

13. AI-functies

AI-uitvoer wordt probabilistisch gegenereerd en kan onjuist, onvolledig of verouderd zijn. Je bent verantwoordelijk voor het beoordelen van elke door AI gegenereerde uitvoer voordat je erop vertrouwt, het publiceert of het naar respondenten stuurt.

Je dient geen persoonlijke gegevens, geheimen of andere gevoelige informatie via AI-functies in te dienen, tenzij je een rechtmatige basis hebt om die informatie te delen met onze subverwerkers en de risico’s hebt overwogen. We hebben geen controle over hoe providers reageren op rechtmatige overheidsverzoeken die aan hen zijn gericht.

14. Kinderen

formbase-gebruikers kunnen formulieren maken die bedoeld zijn voor jongere doelgroepen. Als je persoonlijke gegevens van kinderen verzamelt via formbase, ben jij verantwoordelijk voor het verkrijgen van eventueel vereiste ouderlijke of voogdelijke toestemming en voor het verwerken van die gegevens in overeenstemming met toepasselijk recht, inclusief COPPA waar relevant. Sectie 6 van de Servicevoorwaarden vermeldt gevoelige gegevenscategorieën waarvoor de Service niet is ontworpen, en Sectie 7 stelt verboden gebruik vast, inclusief inhoud die minderjarigen uitbuit of in gevaar brengt.

We verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van kinderen onder de zestien (16) (of onder de dertien (13) waar COPPA een lagere drempel stelt). Als je denkt dat we onbedoeld persoonlijke gegevens van een kind onder de toepasselijke leeftijdsdrempel hebben verzameld zonder de vereiste toestemming, neem dan contact met ons op via support@formbase.so en we zullen deze zonder onnodige vertraging verwijderen.

15. Communicatie

• Systeem-e-mails over je account, beveiliging, facturering en de formulieren die je bouwt. Deze zijn onderdeel van de Service en kunnen niet worden afgemeld zolang je account actief is.
• Serviceaankondigingen over wijzigingen in het product, beleid of functies waarop je vertrouwt. We houden deze tot het minimum dat nodig is om je geïnformeerd te houden.

16. Kennisgeving voor Inwoners van Californië

formbase verkoopt geen persoonlijke informatie en deelt geen persoonlijke informatie voor contextuele gedragsadvertentie. Omdat er geen verkoop of deling plaatsvindt, is er geen “Do Not Sell or Share My Personal Information”-link vereist of verstrekt.

De categorieën persoonlijke informatie die we verzamelen, doeleinden en bewaarperioden worden beschreven in Sectie 4, Sectie 5 en Sectie 9. We bouwen geen gedragsprofielen voor advertenties en gebruiken geen gevoelige persoonlijke informatie voor gevolgtrekkingen of profilering.

Om je rechten uit te oefenen — inclusief het recht op inzage, verwijdering, correctie, afmelding of beperking van gevoelige persoonlijke informatie — schrijf naar support@formbase.so. We zullen je niet discrimineren voor het uitoefenen van een van deze rechten.

17. Wijzigingen in Dit Privacybeleid

Als je de Service blijft gebruiken nadat een wijziging van kracht is, accepteer je het bijgewerkte privacybeleid. Als je het niet eens bent met een wijziging, kun je je account sluiten voordat deze van kracht wordt.

18. Contact

• Privacyvragen, verzoeken van betrokkenen en beveiligingsrapporten — support@formbase.so

formbase heeft geen Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld. Ons privacyteam bewaakt de inbox van support@formbase.so en zal jouw verzoek op de juiste manier doorsturen.

Gerelateerde documenten