Leden uitnodigen

Hoe het werkt

De werkruimte-eigenaar nodigt anderen uit door een uitnodigingslink te delen. Je bepaalt hoe lang de link actief blijft en hoeveel mensen hem kunnen gebruiken. Stuur hem op elke manier die je wilt — via e-mail, Slack, of plak hem ergens anders.

Elke werkruimte heeft op elk moment één actieve uitnodigingslink. Het genereren van een nieuwe link trekt de vorige in, en iedereen die de oude link nog heeft, kan er niet meer mee toetreden.

Uitnodigen is voorbehouden aan de eigenaar. Het inwisselen van een link geeft volledige lees- en schrijftoegang tot elk formulier en elke inzending in de werkruimte, dus het uitbreiden van het team is de beslissing van de eigenaar. Een lid ziet het uitnodigingsgedeelte helemaal niet — de hele instellingenpagina is alleen voor de eigenaar.

Een uitnodigingslink aanmaken

1. 1

   Open Werkruimte-instellingen

   Klik op je werkruimtenaam linksboven in de zijbalk en kies vervolgens Werkruimte-instellingen.

2. 2

   Klik op "Uitnodigen"

   Er opent een paneel. Als de werkruimte nog geen link heeft, maakt formbase er één voor je aan — je ziet mogelijk even een laadstatus voordat de deelbare link verschijnt.

3. 3

   Stel vervaldatum en gebruikslimiet in (optioneel)

   Zet "Vervaldatum instellen" aan om een datum te kiezen waarop de link stopt te werken, en "Gebruiksaantal beperken" om te begrenzen hoeveel mensen ermee kunnen toetreden. Laat beide uit om de link voor onbepaalde tijd open te houden.

4. 4

   Kopieer en deel

   Stuur de link naar de persoon die je wilt uitnodigen. Ze worden toegevoegd zodra ze de uitnodiging accepteren.

Het paneel toont hoeveel mensen zijn toegetreden, wanneer de link verloopt, en hoeveel van de gebruiken zijn opgebruikt. Als de link verloopt of zijn limiet bereikt, gebruik je Deze link vervangen om een nieuwe te genereren.

Wat de genodigde ziet

Het openen van de link toont de naam van de werkruimte en een knop om toe te treden. Ze hebben een formbase-account nodig — eerst inloggen of registreren is prima, de link werkt daarna nog steeds. De link vertelt hen duidelijk als hij ongeldig is, is verlopen, geen gebruiken meer over heeft, of als ze al in de werkruimte zitten.

Rollen

Elke werkruimte heeft precies één eigenaar en onbeperkt aantal leden.

• Eigenaar — volledige controle over leden, werkruimte-instellingen en verwijdering. De eigenaar heeft ook dezelfde toegang tot het bouwen van formulieren als leden.
• Lid — maakt formulieren aan, bewerkt, publiceert, dupliceert en verwijdert ze. Verstuurt en beheert aanvragen. Bekijkt en exporteert inzendingen. Beheert per-formulier integraties en thema’s. Organiseert met mappen.

Er is geen kijkersrol en geen alleen-lezen-rol: elk lid is een volledige editor op alles in de werkruimte. Eigenaarschap kan niet worden overgedragen.

Wat leden krijgen

• Pro-functies gelden voor iedereen. Wanneer de eigenaar Pro heeft, krijgt elk lid de volledige Pro-functieset op de formulieren van die werkruimte — aangepaste domeinen, aangepaste thema’s, e-mailaanpassing, herstel van verlaten reacties, AI-vaardigheden, geavanceerde analyses en hogere limieten. Geen individuele upgrades nodig.
• Functies volgen de werkruimte, niet jou. De mogelijkheden van een werkruimte komen van het abonnement van de eigenaar. Als jij Pro hebt maar werkt in de gratis werkruimte van iemand anders, blijft die werkruimte op gratis limieten — en een Pro-lid kan geen betaalde functies ontgrendelen in een gratis werkruimte.
• Opslag en formulieraantallen tellen mee voor de eigenaar. Alle bestandsuploads in de werkruimte (omslagen, afbeeldingen, respondentbestanden) gebruiken de opslagquota van de eigenaar, en elk formulier telt mee voor de limieten van de eigenaar.
• AI-credits zijn per gebruiker op Free en Pro. Op Business kan de eigenaar van de werkruimte een gedeelde pool inschakelen die het AI-gebruik van leden in die werkruimte dekt. Zie AI-credits & gebruik.
• API-sleutels en OAuth-apps zijn persoonlijk. Elk lid maakt zijn eigen aan onder OAuth en API-sleutels. Alleen de maker kan sleuteldetails zien (naam, prefix, vervaldatum) of ze intrekken. De volledige sleutel wordt eenmalig getoond bij aanmaak. Het verwijderen van een lid maakt hun sleutels voor die werkruimte onmiddellijk ongeldig.

Wat leden niet kunnen doen

• Werkruimte-instellingen openen
• De werkruimte hernoemen of de tijdzone en de taal van meldingsmails wijzigen
• De uitnodigingslink aanmaken, wijzigen of intrekken
• Andere leden verwijderen
• De werkruimte verwijderen
• Gedeelde AI-credits aan- of uitzetten
• Het abonnement, de factureringsgegevens of facturen van de eigenaar inzien of wijzigen

Alleen de werkruimte-eigenaar kan deze acties uitvoeren.

Een lid verwijderen

Open in Werkruimte-instellingen → Leden de rij van een lid en kies Lid verwijderen. Ze verliezen onmiddellijk toegang, en hun API-sleutels en verbonden apps voor die werkruimte worden ingetrokken. Hun formulieren en inzendingen blijven in de werkruimte — ze horen bij de werkruimte, niet bij de persoon. De eigenaar kan niet worden verwijderd.

Een werkruimte verlaten

Leden kunnen een werkruimte op elk moment verlaten via het vervolgkeuzemenu in de zijbalk. Bij het verlaten worden je API-sleutels en verbonden apps voor die werkruimte verwijderd. Ze werken onmiddellijk niet meer. Je hebt een nieuwe uitnodiging nodig om opnieuw lid te worden, en oude inloggegevens worden niet hersteld. De eigenaar kan de werkruimte niet verlaten — die moet de werkruimte in plaats daarvan verwijderen.

Limieten

• Onbeperkt aantal leden per werkruimte, op elk abonnement
• Eén actieve uitnodigingslink per werkruimte
• Links kunnen een gebruikslimiet hebben (stel deze op 1 voor een eenmalige link)
• Links kunnen een vervaldatum hebben

Volgende stappen