Uitnodigingen, herinneringen & verlopen

De aanvraaguitnodiging

Maak een aanvraag aan met delivery: “email” en een e-mailadres voor de ontvanger, en formbase stuurt de aanvraaguitnodiging: een korte e-mail met een knop die de aanvraaglink opent.

Je stelt hem één keer per formulier op, niet één keer per aanvraag. Open in de editor Instellingen → E-mailmeldingen en scroll naar de groep Aanvragen onderaan:

Er is geen vrije tekst van de aanroeper — een automatisering kan geen alinea in deze e-mail injecteren. Wat wel kan, is waarden aanleveren: noem een contextveld of een vooraf ingevuld veld in het onderwerp of de inhoud, en elke ontvanger krijgt zijn eigen versie. Zo blijft de tekst onder jouw controle, terwijl het toch aanvoelt alsof het voor hen is geschreven.

Bezorgstatus

• De uitnodiging wordt hoogstens één keer verstuurd. Ze staat in de wachtrij, en wordt onverstuurd laten vallen als de aanvraag eindigt voordat de wachtrij eraan toe is — niemand wordt uitgenodigd voor een dode link.

• Is hij nooit aangekomen, stuur dan een herinnering. requests.remind bevat dezelfde link en telt mee voor het plafond van acht herinneringen. Kopieer op Free, waar herinneringen niet beschikbaar zijn, de link van de aanvraag en stuur hem zelf.

• Uitnodigingen en herinneringen delen een budget van 10 e-mails per dag per formulier en ontvangeradres.

Herinneringen

Een herinneringsschema is een geordende lijst van inactiviteitsintervallen — 1 dag, 3 dagen, 1 week — waarna formbase iemand mailt die stil is gevallen. Eén schema bedient twee soorten doelen: een respondent op een openbare link die op een onafgemaakt concept zit, en een ontvanger van een aanvraag die niet heeft voltooid.

Het zit in Instellingen → E-mailmeldingen → Herinneringen versturen. Die schakelaar is de hoofdschakelaar: zet hem uit en geen van beide kanalen krijgt het schema van het formulier.

Hoe het schema loopt

• Intervallen worden gemeten vanaf de laatste activiteit van het doel, niet vanaf het aanmaken. Een schema van 1 dag en dan 3 dagen betekent “één dag inactief, dan drie dagen inactief”.

• Nieuwe activiteit start het opnieuw. Als de ontvanger de aanvraag opent en iets beantwoordt, springt de klok terug naar de eerste stap.

• Het stopt vanzelf zodra de aanvraag voltooid, verlopen of geannuleerd is.

• Elke 15 minuten loopt er een sweep, dus een herinnering komt aan binnen een kwartier nadat de stap vervalt, niet op de seconde nauwkeurig. Een schema dat ver is achtergeraakt, wordt niet als één burst afgevuurd: de tussenpoos die je tussen twee stappen zet, wordt gerespecteerd.

• Acht herinneringen is het harde plafond voor één aanvraag, gepland en handmatig samen. Activiteit kan een schema eindeloos herstarten; dit voorkomt dat dat een lus wordt.

Per aanvraag overschrijven

Een automatisering kan zijn eigen reminders meegeven bij het aanmaken van een aanvraag — [“2d”,“5d”] voor een eigen schema, of een lege lijst om herinneringen voor die ene aanvraag uit te zetten. Een expliciet schema wint zelfs van de hoofdschakelaar van het formulier, omdat een aanroeper die er een meegaf specifiek om herinneringen voor deze aanvraag vroeg.

Laat reminders weg en de aanvraag erft het schema van het formulier, als de hoofdschakelaar aanstaat en de aanvraag een ontvangeradres heeft.

Nu iemand achternazitten

Je hoeft niet op de volgende stap te wachten. Herinnering sturen in het aanvraagpaneel — of requests.remind vanuit een automatisering — plaatst er onmiddellijk een in de wachtrij. Het automatische schema blijft ongewijzigd: de volgende geplande herinnering komt nog steeds aan op het geplande moment.

Twee grenzen gelden: minstens tien minuten tussen handmatige herinneringen, en hetzelfde algehele plafond van acht per aanvraag.

Verlopen

Elke aanvraag heeft een harde einddatum. Wanneer die verstrijkt, stopt de link met werken, wordt de status verlopen, en wordt je automatisering op de hoogte gebracht via de callback — zodat een workflow die een maand geparkeerd stond, hervat in plaats van voor altijd te hangen.

• Standaard: 30 dagen na aanmaken.

• Maximum: 365 dagen. Geef expiresAt op als een tijdstempel in milliseconden om je eigen waarde in te stellen.

• Na het verlopen toont de link de uitkomstpagina — een simpele melding, nooit het formulier.

• Een sweep zet verlopen aanvragen elke 15 minuten om, dus de status en de callback volgen expiresAt binnen een kwartier. De link zelf stopt met openen op het moment dat de vervaltermijn verstrijkt.

{
  "method": "requests.create",
  "params": {
    "formId": "j57...",
    "recipient": { "email": "ada@acme.com", "name": "Ada" },
    "delivery": "email",
    "reminders": ["1d", "3d"],
    "expiresAt": 1795392000000,
    "callbackUrl": "https://automation.example/webhook/resume-abc"
  }
}