# Bewaarbeleid voor inzendingen

Verwijder inzendingen automatisch na een ingestelde periode om compliant te blijven.

## Bewaarbeleid voor inzendingen

Kies hoe lang Formstep je inzendingen bewaart. Wanneer de periode verloopt, worden gegevens automatisch verwijderd — zodat je compliant en overzichtelijk blijft.

<h2 id="where-to-set-up">Waar je het instelt</h2>

Voor de volledige lijst met inzendinginstellingen, zie <a href="/nl/building-forms/form-settings#retention">Formulierinstellingen</a>.

> ℹ️ **Business-functie**
> <p>
>     Een bewaarbeleidsschema instellen of wijzigen vereist een Business-abonnement. Een schema dat je al hebt ingesteld blijft actief als je
>     downgraded — het is een privacybelofte aan je respondenten, dus Formstep zet het niet uit bij een factureringsgebeurtenis. Je kunt een
>     schema op elk abonnement bekijken en wissen.
>   </p>

<h2 id="what-you-can-set">Wat je kunt instellen</h2>

De twee sluiten elkaar uit: de één instellen wist de ander. Opschoning draait eenmaal per dag, dus verwijdering vindt plaats binnen 24 uur nadat het venster is verstreken, niet op het moment zelf.

<h2 id="why-use-it">Waarom je het zou gebruiken</h2>

- **Compliance** — voldoe aan contractuele of wettelijke vereisten door te zorgen dat gegevens niet langer worden bewaard dan toegestaan.
- **Privacy** — bewaar gegevens alleen zo lang als nodig, en laat ze daarna automatisch verwijderen.
- **Overzicht** — een bewaartermijn houdt inboxen met veel inzendingen beheersbaar.

<h2 id="what-gets-deleted">Wat er wordt verwijderd</h2>

Wanneer een inzending de bewaartermijn overschrijdt, verwijdert Formstep permanent:

- De inzendingsrecord (alle antwoorden en metadata)
- Bijgevoegde bestanden (uploads, handtekeningen)
- Gegenereerde PDF’s
- De context, prefill en metadata van de aanvraag die deze inzending heeft beantwoord, indien van toepassing (zie <a href="#retention-and-requests">Bewaarbeleid en aanvragen</a>)

Verwijdering is **permanent**. Er is geen prullenbak of terugdraaifunctie.

> ⚠️ **Exporteer voor verwijdering**
> <p>
>     Als je langdurige records nodig hebt maar live data wilt beperken, exporteer dan je inzendingen voordat de bewaartermijn verloopt.
>     Koppel <a href="/nl/integrations/google-sheets">Google Sheets</a> of <a href="/nl/integrations/airtable">Airtable</a> voor automatische
>     back-up, of download periodieke <a href="/nl/submissions-analytics/exports">CSV/Excel-exports</a>.
>   </p>

<h2 id="retention-and-requests">Bewaarbeleid en aanvragen</h2>

Dezelfde bewaartermijn geldt voor <a href="/nl/requests/overview">aanvragen</a>. Zodra een aanvraag is voltooid, verlopen of geannuleerd en het tijdstip waarop dat gebeurde de termijn overschrijdt, verwijdert Formstep wat de automatisering ermee heeft meegestuurd:

- Context (waarden van verborgen velden) en prefill
- Vergrendelde veldsleutels
- Metadata
- Documenten die de aanroeper voor die ene ontvanger heeft bijgevoegd
- De link naar de inzending die eruit is voortgekomen, die volgens dezelfde regel wordt verwijderd

De aanvraag zelf blijft bestaan: zijn status, elke tijdstempel, de ontvanger, het externe id en de geschiedenis van uitnodiging, herinnering en callback. De pagina Aanvragen en het aanvraagpaneel blijven hem tonen, met een melding dat de vooraf ingevulde gegevens zijn verwijderd. Een aanvraag waarvan de gegevens zijn gewist kan niet meer als bron voor vooraf invullen worden gebruikt, en <code>requests.get</code> van de API geeft hem terug met <code>dataPurgedAt</code> ingesteld en lege context, prefill en metadata.

Aanvragen die in behandeling zijn worden nooit van hun gegevens ontdaan, hoe oud ze ook zijn — ze verlopen eerst, en dat verlopen is wat hun bewaartermijn laat starten.

<h2 id="retention-and-partials">Bewaarbeleid en gedeeltelijke inzendingen</h2>

Formstep verwijdert gedeeltelijke inzendingen — antwoorden die iemand is begonnen maar nooit heeft afgerond — 30 dagen na de laatste opslag, samen met hun geüploade bestanden. Dat is een waarde per formulier met een standaard van 30 dagen, en het geldt op elk abonnement, los van de bewaartermijn die je hier instelt. De enige uitzondering is een specifieke verwijderdatum, die gedeeltelijke inzendingen meeneemt.

<h2 id="free-plan-form-archival">Formulierarchivering op het gratis abonnement</h2>

Los van het bewaarbeleid per formulier wordt een **formulier** op het gratis abonnement dat een jaar lang geen bewerking of inzending heeft gehad, naar de prullenbak verplaatst en daarna 30 dagen later permanent verwijderd. Formstep waarschuwt de eigenaar eerst per e-mail en wacht na die waarschuwing minstens 30 dagen voordat er iets naar de prullenbak gaat, dus het vroegste moment waarop een formulier verdwijnt, ligt ruim na dat jaar. Het geldt niet voor Pro of Business. Zie <a href="/nl/subscription-billing/limits-quotas#inactive-forms">Limieten &amp; quota’s</a>.

<h2 id="examples">Voorbeelden</h2>

- **Sollicitatieformulier** — 90 dagen bewaartermijn (voldoende tijd om kandidaten te beoordelen).
- **Evenementregistratie** — specifieke verwijderdatum ingesteld op één week na afloop van het evenement.
- **Anonieme enquête** — 30 dagen bewaring voor analyse, daarna automatisch verwijderen om de belofte van anonimiteit na te komen.

> ℹ️ **Standaard geen bewaartermijn**
> <p>
>     Als je geen bewaartermijn instelt, bewaart Formstep voltooide inzendingen totdat je ze zelf verwijdert. Gedeeltelijke inzendingen worden
>     altijd na 30 dagen opgeruimd, ongeacht wat je hier instelt.
>   </p>

<h2 id="next-steps">Volgende stappen</h2>

<div class="not-prose grid gap-3 sm:grid-cols-2">
  - [Deellinks](/nl/sharing-publishing/sharing-embedding) — Maak en beheer deellink-URL’s
  - [Inzendingen exporteren](/nl/submissions-analytics/exports) — Download antwoorden voor automatische verwijdering
  - [Werkruimten & Teams](/nl/workspaces-teams/overview) — Beheer wie toegang heeft tot je formulieren en gegevens
</div>