# Retención de respuestas

Elimina respuestas automáticamente tras un período definido para cumplir con la normativa.

## Retención de respuestas

Elige cuánto tiempo conserva Formstep tus respuestas. Cuando el período expira, los datos se eliminan automáticamente — para que cumplas con la normativa y mantengas todo ordenado.

<h2 id="where-to-set-up">Dónde configurarlo</h2>

Para ver la lista completa de ajustes de respuestas, consulta <a href="/es/building-forms/form-settings#retention">Configuración del
formulario</a>.

> ℹ️ **Función Business**
> <p>
>     Establecer o cambiar un calendario de retención requiere un plan Business. Un calendario que ya hayas configurado sigue ejecutándose
>     aunque bajes de plan — es una promesa de privacidad para tus respondentes, así que Formstep no lo desactiva por un evento de
>     facturación. Puedes ver y borrar un calendario en cualquier plan.
>   </p>

<h2 id="what-you-can-set">Qué puedes configurar</h2>

Las dos opciones son mutuamente excluyentes: definir una borra la otra. La limpieza se ejecuta una vez al día, así que la eliminación llega
dentro de las 24 horas siguientes a que se cumpla la ventana, no en el instante exacto.

<h2 id="why-use-it">Por qué usarlo</h2>

- **Cumplimiento normativo** — cumple con los límites contractuales o regulatorios asegurando que los datos no superen su período permitido.
- **Privacidad** — conserva los datos solo el tiempo necesario y luego déjalos eliminar automáticamente.
- **Orden** — un período de retención mantiene manejables las bandejas de entrada con mucho volumen.

<h2 id="what-gets-deleted">Qué se elimina</h2>

Cuando una respuesta supera el período de retención, Formstep elimina de forma permanente:

- El registro de la respuesta (todas las respuestas y metadatos)
- Los archivos adjuntos (cargas, firmas)
- Los PDFs generados
- El contexto, el precompletado y los metadatos de la solicitud a la que respondió, si los hay (consulta <a href="#retention-and-requests">Retención y solicitudes</a>)

La eliminación es **permanente**. No existe papelera ni opción de deshacer.

> ⚠️ **Exporta antes de la eliminación**
> <p>
>     Si necesitas registros a largo plazo pero quieres reducir los datos activos, exporta tus respuestas antes de que expire el período de
>     retención. Conecta <a href="/es/integrations/google-sheets">Google Sheets</a> o <a href="/es/integrations/airtable">Airtable</a> para
>     una copia de seguridad automática, o descarga <a href="/es/submissions-analytics/exports">exportaciones periódicas en CSV/Excel</a>.
>   </p>

<h2 id="retention-and-requests">Retención y solicitudes</h2>

El mismo período se aplica a las <a href="/es/requests/overview">solicitudes</a>. Cuando una solicitud se completa, expira o se cancela y la
marca de tiempo de ese estado final supera el período, Formstep elimina lo que la automatización envió con ella:

- El contexto (valores de campos ocultos) y el precompletado
- Las claves de campo bloqueadas
- Los metadatos
- Cualquier documento que quien creó la solicitud adjuntara para ese destinatario en concreto
- El enlace a la respuesta que produjo, que se elimina con la misma regla

La fila de la solicitud en sí se conserva: su estado, todas las marcas de tiempo, el destinatario, el id externo y el historial de
invitación, recordatorios y callbacks. La lista de Solicitudes y el panel de la solicitud la siguen mostrando, con una nota de que los datos
precompletados se eliminaron. Una solicitud así vaciada ya no puede usarse como fuente de precompletado, y <code>requests.get</code> de la API
la devuelve con <code>dataPurgedAt</code> establecido y contexto, precompletado y metadatos vacíos.

Las solicitudes pendientes nunca se vacían, sin importar su antigüedad — expiran primero, y es la expiración la que activa su reloj de
retención.

<h2 id="retention-and-partials">Retención y respuestas parciales</h2>

Formstep elimina las respuestas parciales — respuestas que alguien empezó pero nunca terminó — 30 días después de su último guardado, junto
con sus archivos subidos. Es un valor por formulario con un valor predeterminado de 30 días, y funciona en todos los planes,
independientemente de la retención que definas aquí. La única excepción es una fecha de eliminación específica, que se lleva los parciales
con ella.

<h2 id="free-plan-form-archival">Archivado de formularios en el plan gratuito</h2>

Aparte de la retención de respuestas por formulario, un **formulario** del plan gratuito que pasa un año sin ediciones ni respuestas se mueve
a la papelera, y se elimina permanentemente 30 días después. Formstep avisa primero al propietario por correo y espera al menos 30 días desde
ese aviso antes de mover nada a la papelera, así que lo más pronto que un formulario puede irse es bastante después de cumplir el año. No
aplica a Pro ni a Business. Consulta <a href="/es/subscription-billing/limits-quotas#inactive-forms">Límites y cuotas</a>.

<h2 id="examples">Ejemplos</h2>

- **Formulario de solicitud de empleo** — retención de respuestas de 90 días (tiempo suficiente para revisar candidatos).
- **Registro para un evento** — fecha de eliminación específica establecida una semana después de que termine el evento.
- **Encuesta anónima** — retención de 30 días para el análisis, luego eliminación automática para cumplir con la promesa de anonimato.

> ℹ️ **Sin retención por defecto**
> <p>
>     Si no defines un período de retención, Formstep conserva las respuestas completadas hasta que las elimines tú mismo. Las respuestas
>     parciales siempre se limpian a los 30 días, definas algo aquí o no.
>   </p>

<h2 id="next-steps">Próximos pasos</h2>

<div class="not-prose grid gap-3 sm:grid-cols-2">
  - [Enlaces compartidos](/es/sharing-publishing/sharing-embedding) — Crea y gestiona URLs de enlaces compartidos
  - [Exportar respuestas](/es/submissions-analytics/exports) — Descarga respuestas antes de la eliminación automática
  - [Espacios de trabajo y equipos](/es/workspaces-teams/overview) — Gestiona quién puede acceder a tus formularios y datos
</div>