HubSpot

Qué obtienes

• Un contacto de HubSpot por dirección de correo electrónico: un contacto existente se actualiza, y un correo nuevo crea un contacto

• Mapeo a nivel de campo con propiedades de contacto, con comprobaciones de compatibilidad de tipos
• La edición de un encuestado vuelve a actualizar el mismo contacto
• Las respuestas vacías nunca borran una propiedad, y las propiedades que no mapeas se quedan como están
• Una base legal para los contactos nuevos, en las cuentas que la exigen
• Un envío de prueba que solo toca un contacto de prueba dedicado
• Busca un contacto en la hoja Nueva solicitud, precompleta la solicitud con él y escribe las respuestas de vuelta en ese contacto

Conectar HubSpot

1. 1

   Abre Configuración del formulario → Integraciones

   Elige HubSpot en el grupo CRM.

2. 2

   Conecta una cuenta de HubSpot

   Elige una cuenta de HubSpot ya conectada o conecta una nueva. Se te redirigirá a HubSpot para elegir la cuenta y aprobar el acceso. Después Formstep carga las propiedades de contacto de la cuenta y muestra cuántas están listas para mapear.

3. 3

   Mapea campos del formulario → propiedades de contacto

   Asocia cada campo del formulario a una propiedad de contacto. Solo se muestran las propiedades compatibles. Un campo del formulario debe mapearse a Correo electrónico, porque así se encuentra el contacto. La flecha de cada fila define hacia dónde van los valores: → las respuestas actualizan HubSpot, ← un contacto que eliges precompleta el campo, ↔ ambas cosas. Si la cuenta pide una base legal, elígela también aquí.

4. 4

   Finaliza

   Usa "Enviar prueba" para escribir valores de ejemplo en el contacto de prueba formstep-test@example.com. Los nuevos envíos empiezan a actualizar contactos cuando guardas.

Cómo encuentra su contacto un envío

La respuesta del campo del formulario que mapeaste a Correo electrónico decide a qué contacto pertenece un envío. En cada envío completado, Formstep:

1. Actualiza el contacto de HubSpot con ese correo electrónico, escribiendo solo las propiedades que mapeaste.

2. Crea el contacto cuando ningún contacto tiene ese correo electrónico. Un contacto nuevo recibe las respuestas mapeadas, el correo electrónico y la base legal.

Cuando un encuestado edita su envío, el mismo contacto se vuelve a actualizar con las nuevas respuestas. Una respuesta vacía se omite, así que nunca borra un valor que ya esté en HubSpot, y las propiedades que no mapeaste nunca se tocan.

Una solicitud que precompletaste a partir de un contacto en la hoja Nueva solicitud es la excepción: sus respuestas actualizan ese contacto, sea cual sea el correo electrónico que se escriba. Consulta Solicitudes y precompletado.

Base legal para contactos nuevos

Las cuentas de HubSpot con los ajustes de privacidad de datos activados, que es lo predeterminado en las cuentas de la UE, se niegan a crear un contacto sin una base legal para tratar sus datos. Cuando tu cuenta tiene ese ajuste, el paso Configurar muestra Base legal para contactos nuevos con las opciones propias de tu cuenta, y debes elegir una antes de poder continuar.

Formstep escribe la base legal solo cuando crea un contacto. Un contacto existente conserva la base legal que ya tiene, porque ese valor registra el consentimiento que recogió tu equipo. La base legal nunca se ofrece como destino de mapeo.

Tipos de propiedad

• Una respuesta de opción va a la opción de HubSpot cuyo valor interno o etiqueta coincide con la clave o la etiqueta de la opción de Formstep, sin distinguir mayúsculas de minúsculas. Una respuesta sin opción coincidente se omite en lugar de hacer fallar toda la escritura.

• Varias opciones seleccionadas van juntas a una propiedad Multiple checkboxes.

• También se pueden mapear metadatos, por ejemplo Submitted at a una propiedad de fecha o PDF Link a una propiedad de texto.

Las propiedades de solo lectura, calculadas, ocultas y archivadas no se pueden escribir, así que no se ofrecen. La lista de propiedades se actualiza cada vez que abres la integración; si no se carga, pulsa Reintentar.

Evento de prueba

El paso Finalizar y el panel de detalle de la integración tienen un botón Enviar prueba. Escribe en el contacto formstep-test@example.com, creándolo si no existe, y nunca modifica ningún otro contacto. Las propiedades de texto reciben cadenas [Título de la pregunta], los números reciben 0, las fechas reciben la fecha de hoy, las casillas únicas reciben No y los desplegables usan la primera opción de HubSpot de la propiedad. Elimina el contacto de prueba en HubSpot cuando termines.

Solicitudes y precompletado

Con una integración de HubSpot en el formulario, la hoja Nueva solicitud muestra Buscar en HubSpot debajo del destinatario. Busca por nombre, correo electrónico, teléfono o empresa y elige un contacto: su correo electrónico y su nombre pasan a ser el destinatario, y cada campo del formulario cuya fila precompleta (← o ↔) toma el valor del contacto. En Pro y Business puedes marcar varios contactos y agregarlos de una vez, una solicitud para cada uno: consulta Envío a varias personas. Puedes cambiar lo que quieras antes de enviar. Cuando el destinatario completa la solicitud, las respuestas actualizan ese mismo contacto por su id, aunque haya escrito otro correo electrónico, y el correo del contacto nunca se modifica.

• Los valores se leen una sola vez, cuando eliges el contacto. Un cambio posterior en HubSpot no llega a la solicitud.

• Un campo que no se puede precompletar conserva una flecha → simple: un archivo, una firma, un pago, una lista de opciones, una matriz, un grupo repetible, metadatos o un campo calculado. Un campo oculto recibe su valor como contexto.

• Un campo de opción toma la opción cuya clave o etiqueta coincide con la opción de HubSpot, sin distinguir mayúsculas de minúsculas. Un valor que no encaja con ninguna opción se omite.

• Pruébalo tú mismo rellena los mismos valores pero nunca actualiza HubSpot: una solicitud de prueba no llega a las integraciones.

• Si el contacto se elimina antes de que el destinatario envíe, las respuestas van al contacto con el correo electrónico enviado.

Lo que no hace

• Los envíos abandonados no se envían a HubSpot. Solo los envíos completados y las ediciones actualizan contactos.
• Los envíos existentes no se exportan al conectar. Los contactos se actualizan a partir del siguiente envío.
• Solo escribe contactos, no empresas, negocios ni tickets.

Cambios de propiedades en HubSpot

Formstep lee las definiciones actuales de las propiedades mapeadas en cada entrega. Si eliminas una propiedad mapeada en HubSpot, se omite de la escritura y el resto del contacto se sigue actualizando. Si cambia el tipo o las opciones de una propiedad, las respuestas se convierten a la nueva definición; cuando el nuevo tipo ya no encaja con el campo del formulario, el mapeo muestra una advertencia para que vuelvas a mapear ese campo.

Solución de problemas

• Autorización caducada — Los tokens de acceso de HubSpot duran 30 minutos y se renuevan automáticamente. Si la renovación falla, por ejemplo porque la aplicación se desinstaló en HubSpot, la conexión se marca como caducada y sus integraciones se detienen. Pulsa Reconectar.

• Se rechaza un valor — HubSpot puede rechazar un valor, por ejemplo uno que incumple una regla de validación definida en la propiedad. La entrada fallida en Eventos recientes muestra el mensaje del propio HubSpot. Corrige el campo del formulario o la propiedad y consulta las entregas fallidas para enviarlo de nuevo.

• No se pudieron cargar las propiedades de contacto — pulsa Reintentar. Si sigue fallando, reconecta la cuenta.

Preguntas frecuentes

Próximos pasos