HubSpot

Hva du får

• Én HubSpot-kontakt per e-postadresse: en eksisterende kontakt oppdateres, en ny e-postadresse oppretter en kontakt
• Feltnivå-tilordning til kontaktegenskaper, med typekompatibilitetskontroller
• Når en respondent redigerer svaret, oppdateres den samme kontakten på nytt
• Tomme svar tømmer aldri en egenskap, og egenskaper du ikke tilordner, beholdes som de er
• Et rettslig grunnlag for nye kontakter, for kontoer som krever det
• En testsending som bare berører en dedikert testkontakt
• Finn en kontakt i Ny forespørsel-arket, prefyll forespørselen fra den, og skriv svarene tilbake til den kontakten

Koble til HubSpot

1. 1

   Åpne Skjemainnstillinger → Integrasjoner

   Velg HubSpot i CRM-gruppen.

2. 2

   Koble til en HubSpot-konto

   Velg en eksisterende tilkoblet HubSpot-konto, eller koble til en ny. Du blir omdirigert til HubSpot for å velge kontoen og godkjenne tilgangen. Deretter laster Formstep kontoens kontaktegenskaper og viser hvor mange som er klare til tilordning.

3. 3

   Tilordne skjemafelt → kontaktegenskaper

   Knytt hvert skjemafelt til en kontaktegenskap. Bare kompatible egenskaper vises. Ett skjemafelt må tilordnes til E-post, fordi det er slik kontakten blir funnet. Pilen på hver rad bestemmer hvilken vei verdiene går: → svarene oppdaterer HubSpot, ← en kontakt du velger, prefyller feltet, ↔ begge deler. Hvis kontoen ber om et rettslig grunnlag, velger du ett her også.

4. 4

   Fullfør

   Bruk "Send test" for å skrive eksempelverdier til testkontakten formstep-test@example.com. Nye innsendinger begynner å oppdatere kontakter når du lagrer.

Hvordan en innsending finner kontakten sin

Svaret på skjemafeltet du tilordnet til E-post, bestemmer hvilken kontakt en innsending tilhører. For hver fullførte innsending gjør Formstep følgende:

1. Oppdaterer HubSpot-kontakten med den e-postadressen, og skriver bare egenskapene du har tilordnet.

2. Oppretter kontakten hvis ingen kontakt har den e-postadressen. En ny kontakt får de tilordnede svarene, e-postadressen og det rettslige grunnlaget.

Når en respondent redigerer innsendingen sin, oppdateres den samme kontakten på nytt med de nye svarene. Et svar som er latt stå tomt, hoppes over, så det tømmer aldri en verdi som allerede finnes i HubSpot, og egenskaper du ikke har tilordnet, berøres aldri.

En forespørsel du har prefylt fra en kontakt i Ny forespørsel-arket, er unntaket: svarene oppdaterer den kontakten, uansett hvilken e-postadresse som er skrevet inn. Se Forespørsler og prefill.

Rettslig grunnlag for nye kontakter

HubSpot-kontoer med personverninnstillinger slått på, som er standard for kontoer i EU, nekter å opprette en kontakt uten et rettslig grunnlag for behandling av dataene. Når kontoen din har den innstillingen, viser Konfigurer-trinnet Rettslig grunnlag for nye kontakter med kontoens egne alternativer, og du må velge ett før du kan fortsette.

Formstep skriver det rettslige grunnlaget bare når det oppretter en kontakt. En eksisterende kontakt beholder det rettslige grunnlaget den allerede har, fordi verdien dokumenterer samtykket teamet ditt har innhentet. Det rettslige grunnlaget tilbys aldri som tilordningsmål.

Egenskapstyper

• Et valgsvar går til HubSpot-alternativet hvis interne verdi eller visningsnavn samsvarer med Formstep-alternativets nøkkel eller etikett, uavhengig av store og små bokstaver. Et svar uten samsvarende alternativ utelates i stedet for at hele skrivingen mislykkes.

• Flere valgte alternativer går sammen til en Multiple checkboxes-egenskap.

• Metadata kan også tilordnes, for eksempel Submitted at til en datoegenskap eller PDF Link til en tekstegenskap.

Skrivebeskyttede, beregnede, skjulte og arkiverte egenskaper kan ikke skrives, så de tilbys ikke. Egenskapslisten oppdateres hver gang du åpner integrasjonen. Hvis den ikke lastes, trykker du Prøv igjen.

Testhendelse

Fullfør-trinnet og integrasjonsdetaljpanelet har begge en Send test-knapp. Den skriver til kontakten formstep-test@example.com, og oppretter den hvis den ikke finnes, og endrer aldri andre kontakter. Tekstegenskaper får [Question title]-strenger, tall får 0, datoer får dagens dato, enkle avmerkingsbokser får Nei, og rullegardiner bruker egenskapens første HubSpot-alternativ. Slett testkontakten i HubSpot når du er ferdig.

Forespørsler og prefill

Med en HubSpot-integrasjon på skjemaet viser Ny forespørsel-arket Finn i HubSpot under mottakeren. Søk på navn, e-postadresse, telefon eller firma og velg en kontakt: e-postadressen og navnet blir mottakeren, og hvert skjemafelt der raden prefyller (← eller ↔) får kontaktens verdi. På Pro og Business kan du krysse av flere kontakter og legge dem til samtidig, én forespørsel hver: se Send til flere personer. Du kan fortsatt endre alt før du sender. Når mottakeren fullfører forespørselen, oppdaterer svarene den samme kontakten via id-en, selv om mottakeren skrev en annen e-postadresse, og kontaktens e-postadresse endres aldri.

• Verdiene leses én gang, når du velger kontakten. En endring i HubSpot etter det når ikke forespørselen.

• Et felt som ikke kan prefylles, beholder en vanlig →-pil: en fil, en signatur, en betaling, en liste med alternativer, en matrise, en gjentakende gruppe, metadata eller et beregnet felt. Et skjult felt tar verdien som context.

• Et valgfelt tar alternativet hvis nøkkel eller etikett samsvarer med HubSpot-alternativet, uavhengig av store og små bokstaver. En verdi som ikke passer til noe alternativ, utelates.

• Prøv det selv fyller ut de samme verdiene, men oppdaterer aldri HubSpot: en testforespørsel når ikke integrasjoner.

• Hvis kontakten slettes før mottakeren sender inn, går svarene i stedet til kontakten med den innsendte e-postadressen.

Hva den ikke gjør

• Avbrutte innsendinger sendes ikke til HubSpot. Bare fullførte innsendinger og redigeringer oppdaterer kontakter.
• Eksisterende innsendinger eksporteres ikke når du kobler til. Kontakter oppdateres fra neste innsending.
• Den skriver bare kontakter, ikke selskaper, avtaler eller saker.

Egenskapsendringer i HubSpot

Formstep leser de tilordnede egenskapenes gjeldende definisjoner ved hver levering. Hvis du sletter en tilordnet egenskap i HubSpot, utelates den fra skrivingen, og resten av kontakten oppdateres likevel. Hvis en egenskaps type eller alternativer endres, konverteres svarene til den nye definisjonen. Når den nye typen ikke lenger passer til skjemafeltet, viser tilordningen en advarsel slik at du kan tilordne feltet på nytt.

Feilsøking

• Autorisasjon utløpt — HubSpot-tilgangstokener varer i 30 minutter og fornyes automatisk. Hvis fornyelsen mislykkes, for eksempel fordi appen ble avinstallert i HubSpot, merkes tilkoblingen som utløpt, og integrasjonene som bruker den, stopper. Trykk Koble til på nytt.

• En verdi avvises — HubSpot kan nekte en verdi, for eksempel en som bryter en valideringsregel satt på egenskapen. Den mislykkede oppføringen under Nylige hendelser viser HubSpots egen melding. Rett opp skjemafeltet eller egenskapen, og se deretter mislykkede leveringer for å sende den på nytt.

• Kunne ikke laste kontaktegenskaper — trykk Prøv igjen. Hvis det fortsetter å mislykkes, kobler du til kontoen på nytt.

Ofte stilte spørsmål

Neste steg