HubSpot

Ce que vous obtenez

• Un contact HubSpot par adresse e-mail : un contact existant est mis à jour, un nouvel e-mail crée un contact
• Mappage au niveau des champs vers les propriétés de contact, avec vérification de compatibilité de type
• La modification d’une réponse par le répondant met à jour de nouveau le même contact
• Une réponse vide n’efface jamais une propriété, et les propriétés que vous ne mappez pas restent inchangées
• Une base légale pour les nouveaux contacts, pour les comptes qui en exigent une
• Un envoi de test qui ne touche qu’un contact de test dédié

• Rechercher un contact dans la feuille Nouvelle demande, préremplir la demande à partir de lui et écrire les réponses dans ce contact

Connecter HubSpot

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   Ouvrir les paramètres du formulaire → Intégrations

   Choisissez HubSpot dans le groupe CRM.

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   Connecter un compte HubSpot

   Sélectionnez un compte HubSpot déjà connecté ou connectez-en un nouveau. Vous serez redirigé vers HubSpot pour choisir le compte et approuver l’accès. Formstep charge ensuite les propriétés de contact du compte et indique combien sont prêtes à être mappées.

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   Mapper les champs du formulaire → propriétés de contact

   Associez chaque champ du formulaire à une propriété de contact. Seules les propriétés compatibles sont affichées. Un champ du formulaire doit être mappé à E-mail, car c’est ainsi que le contact est retrouvé. La flèche de chaque ligne indique le sens des valeurs : → les réponses mettent à jour HubSpot, ← un contact que vous choisissez préremplit le champ, ↔ les deux. Si le compte demande une base légale, choisissez-en une ici aussi.

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   Finaliser

   Utilisez "Envoyer un test" pour écrire des valeurs d’exemple dans le contact de test formstep-test@example.com. Les nouvelles soumissions commencent à mettre à jour les contacts une fois que vous enregistrez.

Comment une soumission retrouve son contact

La réponse au champ du formulaire que vous avez mappé à E-mail détermine à quel contact appartient une soumission. À chaque soumission complétée, Formstep :

1. Met à jour le contact HubSpot ayant cet e-mail, en n’écrivant que les propriétés que vous avez mappées.
2. Crée le contact si aucun contact n’a cet e-mail. Un nouveau contact reçoit les réponses mappées, l’e-mail et la base légale.

Quand un répondant modifie sa soumission, le même contact est de nouveau mis à jour avec les nouvelles réponses. Une réponse laissée vide est ignorée : elle n’efface donc jamais une valeur déjà présente dans HubSpot, et les propriétés que vous n’avez pas mappées ne sont jamais touchées.

Une demande que vous avez préremplie à partir d’un contact dans la feuille Nouvelle demande fait exception : ses réponses mettent à jour ce contact, quel que soit l’e-mail saisi. Voir Demandes et préremplissage.

Base légale des nouveaux contacts

Les comptes HubSpot dont les paramètres de confidentialité des données sont activés, ce qui est le cas par défaut pour les comptes de l’UE, refusent de créer un contact sans base légale pour le traitement de ses données. Quand votre compte a ce paramètre, l’étape de configuration affiche Base légale des nouveaux contacts avec les options propres à votre compte, et vous devez en choisir une avant de pouvoir continuer.

Formstep n’écrit la base légale que lorsqu’il crée un contact. Un contact existant conserve la base légale qu’il a déjà, car cette valeur enregistre le consentement recueilli par votre équipe. La base légale n’est jamais proposée comme destination de mappage.

Types de propriétés

• Une réponse à choix va vers l’option HubSpot dont la valeur interne ou le libellé correspond à la clé ou au libellé de l’option Formstep, sans tenir compte de la casse. Une réponse sans option correspondante est omise au lieu de faire échouer toute l’écriture.

• Plusieurs options sélectionnées vont ensemble vers une propriété Multiple checkboxes.

• Les métadonnées peuvent aussi être mappées, par exemple Submitted at vers une propriété de date ou PDF Link vers une propriété de texte.

Les propriétés en lecture seule, calculées, masquées et archivées ne peuvent pas être écrites ; elles ne sont donc pas proposées. La liste des propriétés est actualisée à chaque ouverture de l’intégration ; si elle ne se charge pas, appuyez sur Réessayer.

Événement de test

L’étape Finaliser et le panneau de détail de l’intégration proposent tous deux un bouton Envoyer un test. Il écrit dans le contact formstep-test@example.com, qu’il crée s’il n’existe pas, et ne modifie jamais aucun autre contact. Les propriétés de texte reçoivent des chaînes [Titre de la question], les nombres reçoivent 0, les dates reçoivent la date du jour, les cases à cocher simples reçoivent Non, et les listes déroulantes utilisent la première option HubSpot de la propriété. Supprimez le contact de test dans HubSpot une fois terminé.

Demandes et préremplissage

Avec une intégration HubSpot sur le formulaire, la feuille Nouvelle demande affiche Rechercher dans HubSpot sous le destinataire. Cherchez par nom, e-mail, téléphone ou entreprise et choisissez un contact : son e-mail et son nom deviennent le destinataire, et chaque champ du formulaire dont la ligne préremplit (← ou ↔) reprend la valeur du contact. Avec Pro et Business, vous pouvez cocher plusieurs contacts et les ajouter d’un coup, une demande chacun : consultez Envoi groupé. Vous pouvez encore tout modifier avant l’envoi. Quand le destinataire complète la demande, les réponses mettent à jour ce même contact par son identifiant, même s’il a saisi un autre e-mail, et l’e-mail du contact n’est jamais modifié.

• Les valeurs sont lues une seule fois, quand vous choisissez le contact. Une modification faite ensuite dans HubSpot n’atteint pas la demande.

• Un champ qui ne peut pas être prérempli garde une simple flèche → : un fichier, une signature, un paiement, une liste d’options, une matrice, un groupe répétable, des métadonnées ou un champ calculé. Un champ caché reçoit sa valeur comme contexte.

• Un champ à choix prend l’option dont la clé ou le libellé correspond à l’option HubSpot, sans tenir compte de la casse. Une valeur qui ne correspond à aucune option est omise.

• Essayez par vous-même remplit les mêmes valeurs mais ne met jamais HubSpot à jour : une demande test n’atteint pas les intégrations.

• Si le contact est supprimé avant que le destinataire ne soumette, les réponses vont au contact ayant l’e-mail soumis.

Ce qu’elle ne fait pas

• Les soumissions abandonnées ne sont pas envoyées à HubSpot. Seules les soumissions complétées et les modifications mettent à jour les contacts.

• Les soumissions existantes ne sont pas exportées à la connexion. Les contacts sont mis à jour à partir de la soumission suivante.
• Elle n’écrit que des contacts, pas des entreprises, des transactions ni des tickets.

Modifications de propriétés dans HubSpot

Formstep lit les définitions actuelles des propriétés mappées à chaque livraison. Si vous supprimez une propriété mappée dans HubSpot, elle est omise de l’écriture et le reste du contact est quand même mis à jour. Si le type ou les options d’une propriété changent, les réponses sont converties vers la nouvelle définition ; quand le nouveau type ne convient plus au champ du formulaire, le mappage affiche un avertissement pour que vous puissiez mapper de nouveau ce champ.

Dépannage

• Autorisation expirée — Les jetons d’accès HubSpot durent 30 minutes et sont renouvelés automatiquement. Si le renouvellement échoue, par exemple parce que l’application a été désinstallée dans HubSpot, la connexion est marquée comme expirée et ses intégrations s’arrêtent. Appuyez sur Reconnecter.

• Une valeur est rejetée — HubSpot peut refuser une valeur, par exemple une valeur qui enfreint une règle de validation définie sur la propriété. L’entrée échouée sous Événements récents affiche le message propre à HubSpot. Corrigez le champ du formulaire ou la propriété, puis consultez les livraisons échouées pour la renvoyer.

• Impossible de charger les propriétés de contact — appuyez sur Réessayer. Si l’échec persiste, reconnectez le compte.

FAQ

Prochaines étapes